Las mejores herramientas informáticas para project management

En pleno 2015 es momento de dejar atrás la dependencia a MS Project y lanzarse a probar otras herramientas informáticas para project management. La tecnología ha avanzado para facilitar las tareas de planificación, monitorización y control que todo Director de Proyecto debe llevar a cabo. Hoy día, en el mercado, existen numerosas soluciones: algunas gratuitas, otras de pago, algunas específicas para el planning, otras orientadas a la creación de un entorno colaborativo y, muchas de ellas, con la posibilidad de descarga de forma gratuita para beneficiarse de un mes de prueba tras el que poder decidir si dar el paso o no.

Las 10 mejores herramientas informáticas para project management

1. Wrike: orientado a lograr una actualización máxima, permite trabajar de forma más organizada y eficiente. Wrike aborda todos los aspectos que debe cubrir la gestión de proyectos pero con un plus muy importante en estos días: su potencial en cuanto a la colaboración. Cada vez son más los proyectos globalizados y, con esta herramienta, crear un entorno colaborativo efectivo es sencillo. Es la mezcla perfecta de gestión de proyectos y funciones de colaboración social. Con su aplicación se pueden alcanzar metas más rápido, resolviendo el establecimiento de prioridades de forma más sencilla. A estos beneficios hay que sumarle el de poder colaborar en tiempo real con los miembros de los equipos de trabajo.

2. Workfront: este software de gestión de proyectos va más allá de la línea donde se quedan otras herramientas informáticas para project management. No se limita a la gestión de proyectos, sino que fomenta la creación de un ambiente de trabajo para la conexión de equipos a través de todo el ciclo de vida del proyecto. Aporta una visibilidad 360º y, además, destaca por su simplicidad en la personalización de los modelos de presentación de informes para los ejecutivos, gerentes de proyectos, los grupos de interés y los equipos.

3. JIRA: su misión es no permitir que quede ningún cabo suelto. Este software es lo más parecido a un buscador, especializado en proyectos complejos y de gran envergadura. Sus funcionalidades permiten capturar y organizar cuestiones, asignar el trabajo y practicar un seguimiento efectivo sobre el desarrollo de la actividad de los equipos. Además, su última versión cuenta con aplicaciones móviles, para facilitar el cambio de escenario y el trabajo remoto, sin retrasar los planes.

4. Actionspace: su punto fuerte es la simplicidad de uso. Es compatible con otras herramientas informáticas para project management y está especialmente indicada para los gerentes y ejecutivos que deben encargarse de gestionar tareas y proyectos, así como su asignación a diferentes personas. El máximo apoyo que esta solución ofrece se debe a la integración nativa con SharePoint, Office 365 y Outlook, que multiplican la capacidad productiva individual de forma muy cómoda.

5. Resource Guru: este software sincroniza personas, equipos y otros recursos en línea, aunque su máximo potencial reside en su capacidad para aportar una visibilidad total al Director de Proyecto. Para quienes lo emplean en su trabajo esta herramienta es mucho más que un calendario inteligente. Permite la actualización instantánea y cuenta con una interesante aplicación para la planificación de capacidad. Estas ventajas pueden disfrutarse desde la primera hasta la última de las personas involucradas en el proyecto, gracias a los cuadros de mando personales, que optimizan la eficacia de la compartición de datos. La novedad es que no requiere de instalación. Su precio no supera los veinte Euros mensuales y ofrece la posibilidad de probarlo gratuitamente durante 30 días.

6. Web Resource: permite planificar eficazmente los proyectos a través de las habilidades de rastreo, la asignación de recursos y la disponibilidad. Hace posible también la presentación de informes personalizados. Una de sus principales ventajas es la posibilidad de ultimar los detalles del proyecto casi al completo antes de que comience el trabajo.

7. Buildtools Construction Mgmt: esta herramienta se centra en los proyectos de construcción y su gestión. Está basada en la web y proporciona una base para todas las comunicaciones constructor / cliente / subcontratista / arquitecto. Se encarga de gestionar todo el correo electrónico, archivos fotográficos, informes semanales y diarios de estado, órdenes de cambio, selección de materiales, solicitudes de pago, documentos de proyecto, listado de prioridades y acciones de seguimiento.

8. ManageEngine ServiceDesk Plus: está completamente basado en la web. Este software de gestión de activos ofrece un paquete integrado desde el que se puede controlar la gestión de incidencias, las compras, la gestión de contratos y la base informativa general del proyecto. Cuenta con capacidades de autoservicio, un aspecto muy importante a tener en cuenta cuando se busca la inmediatez en el acceso a los datos y su precio es bastante asequible.

9. VisionFlow: VisionFlow es un sistema de gestión de proyectos que también puede aplicarse a la gestión del ciclo de vida del producto. Garantiza la coherencia y, por eso, facilita la búsqueda del equilibrio, un elemento esencial para el éxito de cualquier proyecto. Cuenta con funciones de gestión de proyectos, seguimiento de tareas, monitorización de problemas, gestión de documentos, atención al cliente, control de plazos, CRM, gestión de Servicios y también gestión de activos y de inventario.

10. LiquidPlanner: se trata de una herramienta de gestión de proyectos en línea fácil de usar y de gran alcance, idónea para los equipos que necesitan una herramienta de programación fiable y realista. Permite llevar a cabo una planificación eficiente, incluso de varios proyectos con sus procesos al mismo tiempo, y permite que los equipos colaboren y se tomen decisiones sobre las tareas de forma más rápida. Sus funcionalidades ofrecen excelentes resultados en lo relativo al seguimiento, análisis y presentación de informes. Además, su interfaz flexible y su potencial móvil lo configuran como uno de las mejores herramientas informáticas para project management.

...Y además: otras herramientas informáticas para project management

Puede ser que el Director de Proyecto no busque una solución genérica sino que necesita una de esas otras herramientas informáticas para project management que se centran en algún aspecto concreto de sus funciones. En esta línea, cabe destacar tres:

• SpiraPlan: ofrece un Sistema de Gestión de Proyectos diseñado específicamente para apoyar las metodologías ágiles como Extreme Programming (XP), Scrum, DSDM y Agile Unified Process (AUP) que permite a los equipos gestionar toda su información en un único entorno.
• ONLYOFFICE: plataforma de colaboración que además proporciona funcionalidades compatibles con CRM, gestión de proyectos y gestión de documentos. Dispone de la posibilidad de habilitar aplicaciones de oficina en línea, con sus correspondientes cuentas de correo electrónico asociadas.
• Basecamp: solución basada en la web que facilita la comunicación y la colaboración en proyectos. Soporta diferentes idiomas y es accesible incluso desde el teléfono móvil. El 98% de sus usuarios la recomiendan.