Claves para la gestión de proyectos de sistemas informáticos

Los sistemas Software de gestión de proyectos surgieron casi a la vez que los propios ordenadores. Aunque inicialmente sus capacidades eran limitadas, ya se perfilaban como lo que serían décadas más tarde: herramientas para la relación de tareas, la administración de recursos y el monitoreo de las distintas fases de un proyecto. Desde entonces han evolucionado simultáneamente a los sistemas informáticos y, a día de hoy, son instrumentos imprescindibles para la ejecución de todo tipo de planes de empresa. Su principal función ha sido trasladar al plano digital los antiguos mapas conceptuales, cuadros de contenidos, tablones de anuncios y todos aquellos recursos físicos que antes servían de soporte a la hora de fijar la estructura de un proyecto. Dicho de otro modo, se encargan de establecer una relación directa entre una serie de tareas, los recursos destinados para su ejecución y los integrantes del equipo de trabajo desde plataformas virtuales.

La gestión desde los sistemas Software. Tipos

Lo primero que debe quedar claro antes de emplear una de estas herramientas es la naturaleza del proyecto, la cual puede variar según el número de integrantes, el nivel de liderazgo, el campo comercial al que va dirigido, las exigencias del cliente, entre otros. Por ejemplo, no es lo mismo elaborar una estrategia de ventas con 10 personas para una marca de yogur helado en un barrio periférico de Madrid, que otra para una multinacional de coches que aspira a ser líder del sector automotor en Europa. Teniendo en cuenta estos factores, vale la pena recordar que existen diferentes tipos de sistemas Software para la gestión de proyectos. Algunos de los más usados son:

• Personal: aplicación para la administración de proyectos caseros. Son parecidos a los de un solo usuario, pero con la diferencia de que despliega más interfaces.
• De un usuario: sistema empleado en casos en los que una persona es la responsable de la gestión y evaluación de las tareas. Es de gran utilidad en empresas pequeñas.
• Colaboración: estos sistemas se desarrollan para que diversos usuarios puedan modificar las condiciones del plan en cualquier momento. Funcionan a través de un servidor central, el cual se encarga de suministrar la información cuando los usuarios se conectan a la red.
• Multi-usuarios: a diferencia de los sistemas de colaboración, los multi-usuarios son típicos de las grandes compañías. Los servidores no sólo concentran la información de un plan concreto, sino también todo el flujo de relaciones que tiene lugar en la empresa.
• Integrado: este sistema combina la administración de proyectos concretos con las labores que se desarrollan en otras áreas de la empresa.

Claves para emplear las herramientas Software. ¿Cómo empezar?

• Definir las características del proyecto. Recuerda que los objetivos de un plan de empresa elaborado por Volkswagen no son los mismos que los del proyecto de la franquicia de yogures Smoöy.
• Definir el grupo de trabajo: quiénes son y cuáles son sus funciones.
• Definir el sistema informático más adecuado. Debe ser una herramienta que pueda adaptarse fácilmente a los requerimientos del equipo de trabajo y a la evolución del proyecto.
• Formación. Debe asegurarse que el equipo de trabajo sabe manejar la herramienta seleccionada y que puede sacarle el mayor provecho.
• Fomentar el buen uso de la herramienta de gestión Software e introducir mejoras durante todo el proceso.