Ladrones de tiempo. ¿Sabes cómo controlarlos?

¿Has tenido alguna vez la sensación de que el tiempo que inviertes en un proyecto no es productivo y no logras determinar cuáles son las causas de esto? Se trata de los llamados ladrones de tiempo: aquellos hábitos, actos o gestos en torno a los cuales se suelen concentrar ciertas actividades que resultan improductivas para el conjunto de un plan de empresa o proyecto. Según cifras continentales, España es uno de los países con la jornada laboral más larga de Europa, un dato que no necesariamente refleja altos niveles de productividad. De hecho, el país está a la cola del baremo en este último aspecto. Una de las causas para que esto sea así son los ladrones de tiempo, los cuales pueden ser básicamente de dos tipos: internos y externos. Entre los ejemplos clásicos de estos ladrones de tiempo podemos mencionar los siguientes:

La mensajería instantánea.
El correo electrónico.
El uso desmedido de las redes sociales o de Internet.
Las reuniones imprevistas.
La falta de información o de claridad en los mensajes.
El habitual cotilleo entre compañeros.

No obstante, en muchos casos su identificación no resulta una tarea sencilla, pues se trata de un proceso que requiere un conocimiento de las diversas áreas que conforman una organización y, asimismo, de los hábitos y conductas de los grupos de trabajo que se tienen a cargo o que intervienen en una actividad en concreto.

Pasos para combatir los ladrones de tiempo

1. Nombrarlos:

Aunque suene elemental, el primer paso para combatir los ladrones de tiempo es darles un nombre y establecer su origen. Ninguna fuga de tiempo aparece de la nada. Esta labor de identificación recae generalmente en el líder o responsable de sección, aunque algunas veces es recomendable que el propio trabajador haga autocrítica y establezca posibles fisuras de este tipo en su desempeño.

2. Determinar sus causas:

A continuación, se debe fijar la mirada en las posibles causas para que el rendimiento no sea el esperado y el tiempo de trabajo resulte improductivo. Estas causas pueden ser internas, cuando provienen de la propia organización, o externas, en el caso de que su fuente originaria se sitúe fuera de la misma.

3. Neutralizarlos:

Identificados y establecido su origen, lo siguiente es poner en marcha estrategias para eliminar esos ladrones de tiempo. Es decir, implementar métodos que neutralicen este tipo de prácticas de modo que no se sigan repitiendo. Casi siempre las soluciones son restrictivas —basadas en prohibiciones o en normas—, aunque es más recomendable recurrir a métodos pedagógicos que estimulen el compromiso de los trabajadores y el sentido de pertenencia a la organización.

Algunos consejos para combatir los ladrones de tiempo

Realizar las tareas según la importancia de las mismas. No todo lo que hacemos tiene la misma relevancia ni repercusión.
Actualizar por escrito los objetivos profesionales y laborales que se tengan. Esto ayuda a que las prácticas que no se adecúen a dichos objetivos queden relegadas a otros escenarios o planos de la vida del trabajador.
Tomar medidas para aminorar las interrupciones. Está claro que es imposible permanecer concentrado al 100% en una labor, pero el secreto consiste en saber frenar las distracciones y no sucumbir ante ellas.
Respetar el tiempo de los demás. A veces uno mismo, sin darse cuenta, puede ser un ladrón de tiempo para las personas que le rodean.