La participación del Project Manager en las etapas de un proyecto
La participación del Project Manager en las etapas de un proyecto es muy compleja y de carácter crítico para el balance global del mismo. Su actuación será determinante también para el futuro de la organización y por ello, debe presentar un conocimiento exquisito de sus funciones, obligaciones y retos en cada una de estas fases.
Funciones del Director de Proyectos en las distintas etapas de un proyecto
La gestión del Project Manager recorre de manera transversal las distintas etapas de un proyecto y podría resumirse en las siguientes obligaciones:
- Promover la integración y velar por su cumplimiento desde la fase de iniciación de proyecto y el planteamiento de estrategia y alcance.
- Ocuparse de la planificación y la definición del alcance de proyecto.
- Asegurar la calidad, tanto del proyecto en conjunto, como de cada una de sus etapas y, por supuesto, de todos los entregables que se generen.
- Fomentar una gestión del riesgo eficiente, basada en técnicas de análisis, integrada en el plan general de proyecto y sometida a monitorización.
- Gestionar los recursos disponibles del proyecto y optimizar su aprovechamiento.
- Controlar costes y plazos, para evitar que, en cualquiera de los dos casos excedan de las estimaciones planteadas en la etapa de planificación.
- Responsabilizarse de las adquisiciones, buscando el mayor rendimiento y procurando establecer relaciones sostenibles con proveedores, transportistas y almacén; que garanticen las mejores condiciones, no sólo de compra, sino también de entrega.
- Potenciar la comunicación, propiciando un entorno participativo de intercambio de información desde la creación de un plan de comunicación de proyecto.
Para desempeñarlas de la mejor manera y obtener el máximo rendimiento de cada una de las etapas de un proyecto, la figura del Director de Proyecto ha de apoyarse en:
- Sus habilidades sociales.
- Su capacidad de liderazgo.
- Una profunda comprensión del entorno.
- Una sólida base técnica.
- Los conocimientos necesarios en materia de project management.
- La información necesaria sobre normativa, legislación y requisitos aplicables al proyecto y cada uno de los elementos que en él intervienen.
Actividades que debe gestionar el Director de Proyecto a lo largo de las etapas de un proyecto
La división del todo en varias etapas de un proyecto, y cada una de ellas en actividades y tareas, simplifica la gestión y optimiza los resultados, de ahí que se trate de una práctica muy extendida y recomendada por profesionales de project management. Generalmente, se suele halar de cinco fases:
- Iniciación de proyecto: define el proyecto y autoriza a su inicio con el paso a la siguiente etapa.
- Planificación: establece objetivos y determina el modo de alcanzar las metas planteadas.
- Ejecución: coordina los recursos con los plazos dirigiéndolos hacia la consecución progresiva de objetivos.
- Seguimiento: controla que el plan transcurre de acuerdo a lo previsto y , en base a la interpretación de métricas, detecta desviaciones a tiempo de proceder a los ajustes necesarios para que, cualquier que sea el problema, no afecte a los resultados globales de proyecto.
- Cierre de proyecto: se alcanza con a aceptación formal por parte del cliente y la transmisión de entregables, a éste, y conocimientos, a la organización.
Para cada una de ellas, el Director de Proyecto deberá determinar, como mínimo:
- Las tareas en que se descompone, sus dependencias y prioridades, entre sí y respecto del total del proyecto.
- El plazo, recursos y presupuesto estimado para su consecución.
- Los entregables y documentación atribuible a cada fase.
- Los responsables de cada actividad y las obligaciones de reporting.
- Los indicadores clave de gestión y las fuentes de verificación.
- Los métodos de seguimiento y monitorización aplicables.
- Los medios de validación de cada etapa.
En cualquier caso, se debe tener en cuenta que factores externos al propio proyecto, como son los de carácter ambiental, los que provienen del entorno o los relacionados con la propia cultura de empresa; influyen en las distintas etapas de un proyecto, afectando a su planificación y, en el peor de los casos, también a sus resultados. La capacidad de respuesta del Director de Proyecto es determinante para conseguir llegar al momento de cierre de proyecto en las condiciones de presupuesto, plazo y calidad que se habían previsto desde el principio.
