La gestión del tiempo con el principio de Pareto

Tendemos a creer que los resultados obtenidos en un proceso deben ser proporcionales a los esfuerzos realizados. Sin embargo, esto casi nunca ocurre en la realidad, tal como lo describe el reconocido principio de Pareto.

Esta teoría, ideada por el economista italiano Vilfredo Pareto a finales del siglo XIX, se sustenta en el principio de que el 80% de los beneficios que obtenemos en una tarea es producto de apenas el 20% de las acciones que la componen; al mismo tiempo, el 80% de las acciones de un proceso generan el 20% de sus beneficios.

El propio Pareto, que era aficionado a los huertos caseros y las plantas, lo comprobó con un sencillo ejemplo: el 80% de los guisantes que cultivaba en su jardín se obtenían del 20% de las semillas plantadas.

Principio de Pareto: otros ejemplos cotidianos

Pero más allá del jardín del señor Pareto, este principio lo podemos aplicar en otros terrenos o aspectos de nuestra cotidianidad. ¿Se te ocurre alguno? Mira los siguientes:

• El 80% del tiempo que dedicamos a ver la tele sólo nos aporta un 20% de información nueva o útil para nuestra vida diaria.
• Solo empleamos el 20% de las aplicaciones de nuestro teléfono móvil; al 80% restante no le damos ningún uso.
• Cuando participamos en varios procesos de selección de personal, lo más habitual es que sólo obtengamos una respuesta del 20% de ofertas.
• El 80% de nuestra ropa permanece en el armario la mayor parte del año; apenas el 20% de ella la usamos con regularidad.
• Si hablamos de nutrición, el 80% de lo que comemos a diario apenas nos aporta el 20% de la energía que necesita nuestro organismo.

¿Cómo ayuda el principio de Pareto a la gestión del tiempo?

El principio de Pareto no es exactamente una herramienta para mejorar la gestión del tiempo. Lo que sucede es que nos ayuda a identificar las acciones más relevantes en un proceso y, por tanto, permite que nos enfoquemos en ellas con más determinación, eficacia y claridad, lo cual deriva en una optimización de los plazos.

Esta fórmula también desmonta el mito de que si aspiramos a ser buenos en algo, lo único que debemos hacer es empelar la misma cantidad de esfuerzos en cada una de las tareas que componen un proceso.

La experiencia ha demostrado que casi nunca es así. De hecho, en todo proceso deben convivir tareas primarias y secundarias, pues de lo contrario resultaría prácticamente imposible de llevarlo a cabo. La relación 50/50 es casi una ilusión.

Tampoco es cierto que los buenos resultados sólo se obtienen tras procesos largos en los que empleamos una gran cantidad de tiempo. Pareto viene a confirmárnoslo: la productividad depende sobre todo de cómo enfocamos nuestros esfuerzos y no tanto del número de horas que pasamos en el puesto de trabajo.

Aunque la relación de su fórmula puede variar y plantearse como un 70/30 o un 90/10, la clave sigue estando en identificar aquellas tareas esenciales para cualquier proceso. Nuestro tiempo, a la vez, no será distribuido de forma equitativa, sino que haremos especial énfasis en ese 20% del que se obtiene el 80% de los beneficios.