Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo
Uno de los aspectos más cuestionados de la jornada laboral española es el desempeño de los trabajadores en relación con el número de horas, un aspecto en el que el país se encuentra por debajo de varios de sus vecinos europeos. Según un estudio de la Federación Empresarial Metalúrgica Valenciana, sólo un 45% de la jornada laboral en España es productiva y un 35% del tiempo es destinado a labores necesarias pero que, al mismo tiempo, no aportan ninguna rentabilidad a las empresas a corto, mediano o largo plazo. Es por ello que en los últimos años la gestión del tiempo se ha convertido en un aspecto trascendental para las compañías, alentado además por los avances tecnológicos y las exigencias de un mercado cada vez más dinámico. Sin embargo, antes de hablar de una adecuada gestión del tiempo laboral, es necesario identificar aquellos factores que son considerados como los principales enemigos de la productividad y la eficacia. Repasemos los más comunes:
- Comunicación ineficaz.
- Falta de objetivos.
- Mal uso de herramientas como el correo electrónico.
- Escasa planificación de citas y tareas.
- Delegación de tareas insuficiente.
- Incapacidad para priorizar tareas y labores.
¿Cómo planificar adecuadamente el tiempo?
Identificadas las fuentes de pérdida de tiempo o de tiempo mal empleado, lo siguiente es poner en marcha una serie de estrategias para su optimización. Esta fase requiere de un análisis previo de la situación para determinar cuál es la mejor manera de aportar valor a las actividades propuestas. Las estrategias son muchas y varían según el contexto y las necesidades. Sin embargo, en casi todas las situaciones en las se ha detectado una fuente de tiempo mal empleado, es preciso adoptar cualquiera de estas eventuales soluciones:
a. Creación de una agenda
Esta estrategia es viable tanto para empresas con un alto flujo de actividades como para aquellas que planifican sus labores a corto plazo. Suele funcionar como un diario en el que se organizan las labores de acuerdo a una lógica temática o de oportunidad, aunque lo más recomendable es darle prioridad a los asuntos más urgentes. De esta forma, la empresa tendrá un panorama más claro de sus compromisos.
b. Asignar un tiempo a cada tarea
Una vez establecida la agenda, es importante que le asignemos un tiempo a cada tarea y tratar de cumplirlo a cabalidad. Si bien es cierto que pueden surgir inconvenientes, lo ideal es que los planes iniciales de ejecución puedan llevarse a cabo.
c. Delegar funciones
Cada una de esas tareas debe tener uno o varios responsables, y es necesario definir sus funciones y su marco de acción. Hay momentos en que los líderes de las empresas se ven sobrepasados por determinadas situaciones, con lo cual la delegación de tareas en terceros es una buena alternativa. Esos mismos líderes deben saber cuál es, a su vez, la capacidad productiva de los miembros de su equipo de trabajo y si es posible delegar en ellos una o varias tareas simultáneas.
d. Tiempo de análisis
Sin embargo, no todo es acción y ejecución. También es indispensable dedicar algunos momentos para el análisis y la revisión de los objetivos propuestos. De estas sesiones o reuniones suelen surgir nuevas ideas para los proyectos. Eso sí, hay que evitar caer en la llamada ‘reunionitis’ o exceso de reuniones sin una justificación previa.
