La Gestión del Conocimiento y el Project Management

La gestión del conocimiento surgió en el ámbito corporativo, y su fin parece sencillo: se trata de capturar, evaluar, distribuir y compartir todo el conocimiento de una empresa u organización. Es una disciplina que promueve un enfoque integrado y colaborativo, y por lo tanto se relaciona con la cultura y la conducta, no es solamente una herramienta. Este conocimiento a capturar y gestionar puede incluir bases de datos, documentos, políticas, procedimientos, así como la experiencia personal de los empleados individuales.

La clave consiste en descubrir qué es un conocimiento relevante a gestionar… Lo llamaremos “activo de conocimiento”, por el valor que contiene.

 ¿Qué es un activo de conocimiento?

Para que todo el conocimiento involucrado en una organización se convierta en un “activo”, tiene que transformarse sistemáticamente en “conocimiento de la organización o empresa”. A su vez, para lograr esa transformación, se requiere identificar qué es conocimiento y qué no lo es. No nos interesa capturar cualquier tipo de conocimiento si previamente no estamos seguros de que es “conocimiento genuino y verdadero”, útil para nuestros objetivos de negocio.

Criterios para determinar Activos de Calidad

Para que un activo identificado sea considerado de calidad, debe cumplir con uno o más de los siguientes criterios:

• Producir ingresos: Un activo que puede ser vendido a un cliente debido al valor relativo que tiene para solucionar los problemas del cliente.
• Reducir Costes: Un activo que haga más eficiente la entrega de la solución al cliente. Puede ser que mejore la eficiencia en la aplicación que se entregue o que proporcione más rapidez.
• Diferenciador: Un activo que mejore la capacidad de pre-venta para demostrar nuestra experiencia, nuestro conocimiento de la industria o de la solución del problema, o que sirva para superar objeciones.
• Reducir el riesgo: Un activo que nos permita reducir el riesgo de un proyecto en particular, o que mejore nuestra capacidad para ofrecer soluciones específicas de manera sistemática.

 ¿Cómo capturamos Activos de Conocimiento en la Gestión de Proyectos?

Llegados a este punto, cabe preguntarse: ¿Qué relación tiene la Gestión del Conocimiento con la Gestión de Proyectos?

Los investigadores sobre Project Management han trabajado y siguen haciéndolo para estudiar la aplicación de los conceptos de la gestión del conocimiento como una forma de incrementar las posibilidades de éxito de los proyectos.

Vista la importancia de gestionar los activos de conocimiento, para el presente y futuro de nuestra organización, en nuestros proyectos nos debemos asegurar que somos capaces de capturar ese know-how.

Como Project Managers debemos tener claro que no se trata sólo de completar nuestro proyecto con éxito, sino de asegurar que contribuimos a generar un poso de conocimiento para nuestros proyectos venideros.

 Así pues, en proyectos hablaremos de dos conceptos fundamentales: los Activos de Procesos de la Organización (APOs), y los Factores Ambientales de la Empresa (FAEs).

• Los APOs son nuestra base de datos de procedimientos, procesos, y en general “maneras de hacer”. Capturan cómo hacemos las cosas. Y también qué ha pasado en proyectos previos, almacena archivos de resultados y “lecciones aprendidas”.
• Los FAEs por otra parte describen todo lo que rodea al proyecto: infraestructura de la organización, equipo de trabajo, recursos materiales, etc.

Desde el punto de vista del conocimiento, nos interesan ambos conceptos. Por un lado, mediante “lecciones aprendidas” podemos (¡y debemos!) alimentar los APOs, registrar cómo nos ha ido en nuestro proyecto, qué debemos mejorar, qué procesos debemos modificar, etc. Y por otro lado, las “competencias adquiridas” por nuestro equipo humano pasará a formar parte de los FAEs.

Lecciones Aprendidas y actualización de APOs

Durante todo el ciclo de vida del proyecto el equipo del proyecto y los actores interesados clave deben identificar, compilar, formalizar y almacenar las lecciones aprendidas en los APOs. El Project Manager tiene la obligación profesional de llevar a cabo sesiones de lecciones aprendidas. Algunos resultados que pueden obtenerse en ellas son:

• Actualización de políticas, procedimientos y procesos corporativos.
• Mejora de las habilidades de negocio.
• Mejoras generales de productos y servicios.
• Actualizaciones del plan de gestión de riesgos.

Una sesión de lecciones aprendidas se centra en identificar los éxitos y los fracasos del proyecto, incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos, y constituye un buen ejercicio de formación de equipos, de establecimiento de relaciones personales y de canales de comunicación.

Competencias Adquiridas y actualización de FAEs

Adicionalmente, el PM tiene la obligación profesional de procurar que el equipo de trabajo desarrolle tanto capacidades profesionales como habilidades interpersonales. Mediante formación, coaching, liderazgo y motivación el equipo de trabajo habrá desarrollado nuevas competencias, y por lo tanto se ha modificado el entorno interno de la organización, actualizando también los FAEs.

Podemos mostrar gráficamente estas dos vertientes en la siguiente figura:

Se muestran los procesos que intervienen en la gestión del conocimiento, que se realiza a través del registro del aprendizaje o elaboración de las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto. Estos procesos las guardan en los registros corporativos, actualizando los Activos de los Procesos de la Organización (APOs). También, capturamos las competencias adquiridas por el equipo, que pasan a formar parte de los Factores Ambientales de la Empresa (FAEs).

Hemos visto pues brevemente qué es la Gestión del Conocimiento, y cómo la debemos tener en cuenta en nuestros proyectos. Con estas premisas seremos capaces de capturar el conocimiento, y usarlo como base de partida para proyectos futuros. De esa forma intentamos que ese proyecto que empieza pueda nutrirse del conocimiento anterior, y aumentamos sus probabilidades de éxito. Un proyecto que se base en información fidedigna del pasado, y cuyo equipo trabaje con procesos mejorados a partir de experiencias previas, tiene muchas más opciones de llegar a buen puerto.