Cómo influyen las tecnologías RPA al project management
Como consecuencia de lo que vamos desarrollando en los últimos blogs, y en especial cuando pusimos de manifiesto las virtudes de las Insurtech en un contexto de tecnologías disruptivas aplicadas a determinados sectores, ahora es el turno de las RPA con aplicación al Project Management.
¿Qué significa el RPA?
Se trata del acrónimo en inglés de la Automatización Robótica de Procesos y consiste en una tecnología que permite a las empresas automatizar tareas repetitivas y manuales. En consecuencia, nos proporciona una serie de beneficios como la reducción de costes, la mejora de la eficiencia, la eliminación de errores humanos, la liberación de recursos para destinarlos a tareas más importantes, entre otros.
¿Cómo funciona una RPA?
Lo primero que debemos tener claro es que una RPA no es una tecnología de inteligencia artificial (AI), por lo que no puede tomar decisiones por sí misma. De hecho, consiste en darle acceso a la información que queremos procesar por parte de sistemas informáticos existentes, los cuales se integrarán con las aplicaciones disponibles para automatizar tareas.
Dada su capacidad de procesar, manipular datos, activar umbrales de respuesta o comunicarse con otros sistemas digitales, la tecnología puede emular e integrar acciones humanas para realizar una amplia variedad de tareas repetitivas. Y lo hace desde la perspectiva de una tecnología de bajo código, es decir, bajo el principio de imitación de determinadas acciones sin tener que incluir necesariamente la codificación.
¿Qué no es una RPA?
Bien, lo hemos comentado, una RPA es lo más parecido a un robot que se dedica a replicar un proceso, como si lo estuviéramos viendo hacer a un compañero en una pantalla compartida. Vemos la punta del ratón moviéndose a gran velocidad y con un margen de error mucho menor que si el usuario fuera un humano. Se limita a seguir un guion ajustado a la lógica de nuestro negocio, ejecutado de forma automática.
En consecuencia, si bien una RPA utiliza ese conjunto de procesos bien estructurados y una lógica establecida, la AI es capaz de emplear procesos no estructurados para desarrollar su propia lógica. Por tanto, no debemos confundir ambos conceptos, la diferencia es evidente: una rutina automatizada a partir de tareas manuales frente a tareas cognitivas que requieren inteligencia.
¿Dónde se puede usar la RPA?
Está claro que, aunque el uso de procesos repetitivos pueda parecer muy primario, la capacidad de una RPA de trabajar a través de varias aplicaciones, plataformas y departamentos, sin necesidad de instalaciones adicionales y con una integración buena en la infraestructura local, la hace muy atractiva para muchos sectores.
Fijémonos en el perfil del usuario moderno, acostumbrado a respuestas rápidas y soluciones efectivas. Un sistema automático puede discretizar colas basándonos en diferentes categorías como tecnología, servicio posventa, administración, y otros. O procesos de facturación, sujetos a una gran cantidad de tareas manuales repetitivas que pueden generar errores de pago.
Son algunas de las aplicaciones más frecuentes. Pero también las hay más orientadas a sectores como el Project Management, como la extracción de datos a partir de diferentes formatos, la actualización continua de cronogramas, reprogramando hitos y actividades, o agilizando largos procesos de contratación de recursos.
¿Cuáles son las tecnologías RPA actuales?
A pesar de las tareas básicas ya citadas de introducción y procesamiento de datos, la RPA está evolucionando hacia complejos procesos de análisis y toma de decisiones. Eso la hace muy útil al poderse combinar bien con la IA, una integración perfecta para el aprendizaje automático. Se trata de un hito de mejora cualitativa en sus capacidades para manejar no sólo tareas estructuradas, sino también datos no estructurados, siendo así más adaptable e inteligente.
Automatización robótica de procesos, ¿cómo se desglosan?
Lo primero que debemos considerar son los vectores de trabajo que nos llevarán a elegir una RPA para un funcionamiento bien integrado en nuestro sistema que facilite la interacción efectiva entre bots y humanos. Para ello deberemos responder a lo siguiente a la hora de implantar la automatización de procesos:
- Qué tareas se repiten y pueden ser automatizadas.
- Qué asistente virtual utilizaremos para generar la automatización robótica
- Cómo implantaremos nuestro bot.
- Qué monitorización se realizará de su actividad para garantizar su funcionalidad.
¿Por qué se debería implementar la RPA?
Con todo lo descrito, queda claro que, si buscamos optimizar recursos para un uso cada vez más especializado y con un nivel de complejidad mayor, reducir salarios de recursos que no cubran nuevas expectativas o escalar tu negocio sin aumentar la carga de tareas repetitivas, la integración de una RPA es básico.
Pero además nos permite potenciar la productividad con un alto nivel de precisión y consistencia en los procesos ejecutados, mejorando incluso la seguridad del negocio al evitar el riesgo de filtraciones entre plataformas.
Como has podido ver, el rol de Project Management es fundamental en los proyectos, tanto a nivel de la gestión de cada uno de ellos, como la implementación de tecnologías. De tal modo, si quieres abarcar todos los conocimientos, fórmate con nuestro Máster en Project Management para especializarte en esta área.