Gestor de proyectos online: encuentra el que mejor se adapta a tus necesidades

Buscar un gestor de proyectos online no es complicado, lo difícil es encontrar el mejor, que no es sino aquél cuyas características y configuración se adaptan de forma más idónea a las necesidades del proyecto o del propio Project Manager y su estilo de dirección.

Para saber cómo avanzar de forma eficiente en este proceso y culminarlo con un resultado de éxito, es decir, teniendo claro cuál es la elección acertada; es importante comenzar haciéndose algunas preguntas.

La elección del gestor de proyectos online

Cuando se escoge el gestor de proyectos online hay aspectos de gran relevancia que deben considerarse prioritarios, como son las capacidades de presupuestación y gestión de tareas, así como las de gestión de recursos o las herramientas de colaboración.

Al margen de estos elementos esenciales, hay que plantearse la elección desde un enfoque realista, teniendo en cuenta el presupuesto designado para ello y las necesidades reales en materia de gestión. Por último, no se puede ignorar un aspecto determinante en muchos casos, la madurez tecnológica del equipo de proyecto, y de la organización por defecto, y la conveniencia de asumir una decisión que implique una curva de aprendizaje mayor de lo esperado.

Teniendo estos puntos en consideración hay que atender a las siguientes cinco áreas:

1. Número de usuarios que accederán al gestor de proyectos online de forma simultánea.

Menos de diez.
Menos de cien.
Más de cien

2. Opciones de despliegue: hay que ceñirse a lo que verdaderamente es necesario.

Online.
Híbrido en línea y descargable.

3. Herramientas básicas de gestión que ha de contener: la clave es la integración.

Presupuestación.
Monitorización.
Gestión de requisitos.
Opciones de creación de informes.
Análisis de riesgo.
Diagramas de Gantt.
Identificación de interdependencias.
Comparadores con requisitos de línea de base.
Método del camino crítico.
Método de la cadena crítica.

4. Opciones de colaboración: compatibilidad y accesibilidad son tan importantes como la garantía de una interfaz intuitiva y la seguridad. Por supuesto, en proyectos globales habrá que buscar que el gestor de proyectos online soporte también varios idiomas.

Gestión de proyectos múltiples.
Facturación.
Gestor de tareas.
Gestor de programación.
Foros privados.
Herramientas de chat y/o videoconferencia.
Cuentas de email para el proyecto.
Herramientas social media.
Centro de colaboración.
Puesta en común de informes.

5. Gestión de recursos: el gestor de proyectos online ha de facilitar la designación de roles y responsabilidades, pero también su monitorización.

Planificación.
Gestión del tiempo de proyecto.
Asignación de tareas.
Seguimiento del progreso de las actividades.
Gestión documental.
Posibilidad de incluir alertas.

Además, el gestor de proyectos online debe ser sencillo de usar y fomentar la interacción usuaria, aportando, por ejemplo:

Plantillas de gestión.
Opciones de copia o clonación de proyectos anteriores.
Opciones de personalización de los cuadros de mando.
Conversores de divisas y de zonas horarias.
Centro de asistencia técnica integrado.