Gestión del riesgo de proyecto en 5 pasos

La gestión del riesgo es una de las responsabilidades más importantes de todo Project Manager y le acompaña desde los estadios iniciales del mismo, hasta su entrega. Ya en la fase de iniciación el proyecto se tiene una primera toma de contacto con el riesgo, es el momento de su identificación. De su estudio dependerá el análisis de viabilidad del proyecto. A medida que avanzan las etapas la interacción con el riesgo evoluciona aunque podría decirse que, en lo concerniente a gestión del riesgo, existen 5 momentos clave.  

Los 5 pasos de una gestión del riesgo efectiva

La gestión del riesgo de un proyecto debe llevarse a cabo en función de cinco momento cruciales:

1. Identificación de riesgos: en la fase de iniciación del proyecto se requiere detectar los posibles riesgos que pueden afectar a su ejecución. Existen distintas técnicas que se pueden emplear para llevar a cabo esta tarea, como brainstormings o reuniones de equipo, aunque lo más importante es que la identificación de riesgos no sea una cuestión que sólo concierna al Director de Proyecto. Es necesario que representantes de los distintos grupo de interés participen aportando su perspectiva y enriqueciendo las conclusiones que se extraigan con su experiencia profesional en otros proyectos. La identificación de riesgos ha de contemplar todos los tipos de riesgo que pueden afectar a la programación, ya se trate de riesgos laborales, financieros, relacionados con los recursos o sus habilidades o con efectos sobre la calidad de los entregables.
2. Creación del registro de riesgos: una vez identificados, la gestión de riesgos multiplica su eficacia si se cuenta con un documento que permita realizar consultas y contemplar su evolución, se trata del registro de riesgos Esta herramienta se utiliza para controlar y realizar un seguimiento de los riesgos, permitiendo compartir su contenido con las partes interesadas. El documento habrá de estar en continua actualización, debiendo completarse cada vez que se detecte un nuevo riesgo que no había sido identificado. El registro de riesgos debe evolucionar con el tiempo, haciendo desaparecer unos cuando se logren erradicar y añadiendo otros, cuando se perciban a medida que el proyecto avanza.
3. Evaluación de riesgos: ya completado el registro de riesgos, es necesario proceder a su evaluación.Una de las maneras más efectivas es asignando a cada riesgo una puntuación a dos niveles distintos, probabilidad, índice de posibilidad de que ocurra el riesgo, y severidad, gravedad de sus consecuencias. Al asignar un valor a cada una de estas variables se obtendrá, de su combinación, una puntuación alta, media o baja. A la vista de los resultados el establecimiento de prioridades y la gestión del riesgo se simplifican, debiendo concentrar los esfuerzos, principalmente en los riesgos de alta/alta y alta/media probabilidad- severidad.
4. Medidas correctoras y plan de contingencias: siempre es mejor reaccionar a tiempo y, para ello, hace falta tener preparada una respuesta. Una vez identificados y evaluados los riesgos, cuando se tiene una buena comprensión sobre sus causas de aparición y la severidad de sus consecuencias, se está en disposición de diseñar las acciones correctivas a aplicar. Para que la gestión del riesgo sea efectiva a este respecto, conviene contemplar distintas respuestas ante cada situación, ya que así se consigue reducir al mínimo el impacto de cada riesgo.
5. Seguimiento y control de riesgos: por último, se deben supervisar y controlar los riesgos. El control del riesgo consiste en mantener actualizado el plan de gestión del riesgo. Para ello hay que partir del registro de riesgos y completarlo con una descripción de las acciones correctoras propuestas, los costes que implican y el plan de contingencias que se aplicará cuando se produzcan problemas. El seguimiento maximiza su eficacia si en los informes de estado de proyecto se incluye información sobre los riesgos, ya que de esta manera se mantienen visibles y se pueden prevenir sorpresas desagradables durante la fase de ejecución.