Beneficios de la gestión de los riesgos de un proyecto

La gestión de los riesgos de un proyecto es una cuestión prioritaria que debe ser abordada con proactividad. La procrastinación en este área es una de las causas de fracaso de proyectos más comunes y, por lo tanto, un hábito a evitar. Cuando el riesgo no se gestiona de la forma correcta la viabilidad del proyecto queda comprometida pero, además, existen altas probabilidades de necesitar ampliaciones de presupuesto, sufrir retrasos en los plazos establecidos o completar las entregas en condiciones de calidad insuficientes.

Los beneficios de la gestión de los riesgos de un proyecto

Las ventajas de llevar a cabo una adecuada gestión de los riesgos de un proyecto no se reducen a minimizar el impacto de las amenazas o reducir sus efectos adversos, sino que también pasan por elevar los niveles de motivación general en los equipos de trabajo, al no verse sometidos a presiones extra; y lograr un mayor índice de satisfacción laboral, también en el Director de Proyecto, que reduce sus niveles de estrés al experimentar una mejor sensación de control. La forma de beneficiarse de todas estas ventajas es sencilla, aunque requiere de constancia y de una aplicación sistemática. No valen las excusas a la hora de:

SER PROACTIVO

• Integrar la gestión de los riesgos de un proyecto en la planificación: los riesgos no son una cuestión de reacción sino de planificación. Hay que tratar de actuar de forma preventiva para optimizar la respuesta y evitar el riesgo o minimizar su impacto. El enfoque integral es el que permite disfrutar de mayores ventajas en relación con los resultados obtenidos.
• Identificar los riesgos desde el principio: el primer paso en la gestión de riesgos del proyecto es detectar los riesgos que están presentes en el proyecto o pueden aparecer durante su ejecución. Para ser exhaustivo es importante involucrar a los miembros de los equipos más experimentados, que enriquecerán el proceso de identificación con su aportación y su visión, desde la experiencia. Además, conviene revisar las lecciones aprendidas de proyectos anteriores y la documentación de proyecto, donde seguramente se encuentren claves importantes para mejorar la gestión.

TOMAR ACCIÓN

• Analizar los riesgos: La comprensión de la naturaleza de un riesgo es una condición previa para una buena respuesta. Por lo tanto, tomar algún tiempo para prestar a los riesgos la atención que requieren, sin sacar conclusiones precipitadas implica llevar a cabo un análisis de riesgos a diferentes niveles. En este sentido, las simulaciones pueden aportar una perspectiva muy interesante.
• Planificar e implementar la respuesta a los riesgos: la implementación de una respuesta al riesgo es la actividad que realmente añade valor al proyecto. Ayuda a prevenir una amenaza que se materializa o, al menos, minimizar sus efectos negativos. La ejecución es clave en este punto pero su solidez dependerá de la existencia de un plan de respuesta al riesgo que contemple, bien la influencia sobre sus causas, bien los métodos a aplicar para paliar sus consecuencias. En cualquier caso, el aspecto más crítico es que la respuesta sea siempre una decisión consciente y no una reacción intuitiva, en la medida de lo posible. Para que los resultados de la gestión de riesgos de un proyecto sean aún mejores hay que tratar de optimizar el control que se hace de los mismos mediante:
  • Un adecuado establecimiento de prioridades.
  • La fluidez necesaria en la comunicación sobre este área.
  • La creación de un registro de riesgos actualizado.
  • La programación del seguimiento de cada riesgo y amenazas detectados en la planificación inicial.