Gestión de Almacenes para PyMEs: Simple, fácil y con baja inversión

Este post se lo dedicaremos a aquellas empresas pequeñas y medianas (PyME) que no cuenten con un sistema de gestión de almacenes y que conviven con los problemas clásicos de la gestión del stock: excesos y quiebres o demoras en las compras. No trabajaremos con un sistema informático sofisticado, sino simplemente con lápiz y papel.

Si usted trabaja en una PyME o es dueño de una de ellas, este post le resultará interesante.

En una etapa de mi carrera profesional me ha tocado organizar un almacén de partes y repuestos, en una empresa mediana que no contaba con un software de gestión de stock, ni con personal calificado para administrar un almacén. Entre los problemas cotidianos se encontraban las demoras en la reparación de la maquinaria debido a la falta de repuestos, incluso el mantenimiento de rutina se veía afectado. El control de existencias no se realizaba, por lo tanto los excesos de repuestos obsoletos, los faltantes y el desequilibrio de conjuntos de reparación eran parte de la complejidad de la operación. Obviamente, no escapaba el hurto o la pérdida de materiales, ya que el control verdadero no existía.

Mucho se habla de la Gestión de Almacenes y existe diversa bibliografía sobre el tema. La primera solución aparente es instalar un software de gestión de stock y entrenar a las personas o reestructurar el área de compras. Todo esto, además de implicar costos adicionales, inicialmente, agrega complejidad y genera un ambiente poco positivo para la mejora y optimización del proceso.

¿Qué es Kanban?

Kanban es un sistema de control de inventario (o producción) que utiliza un dispositivo señalador para regular los flujos. Kanban significa “signo” o “tarjeta de instrucción” en japonés. El Sistema Kanban es el tipo de sistema pull más conocido mundialmente y es reconocido como una parte del TPS (Toyota Production System).

¿Cómo nos ayuda el Kanban en la gestión de inventarios?

Supongamos que tenemos una empresa que utiliza vehículos o maquinaria móvil. Estas máquinas necesitan de un mantenimiento de rutina que involucra el cambio de lubricantes y sus filtros. Tomemos de ejemplo esos filtros, como muestra la imagen del título de este post.

Primeramente, debemos calcular la necesidad mínima de filtros de un determinado tipo, en función de la cantidad de máquinas, de las horas de utilización de la máquina y de la frecuencia del mantenimiento. Luego, de acuerdo con el proveedor y la mejor ecuación de costos, calcularemos el lote óptimo de pedido, para conocer la cantidad máxima de esos filtros que tendremos en el almacén luego de cada compra.

Entre la cantidad mínima necesaria y la máxima de compra, existe una división imaginaria que se denomina punto de pedido. Es aquí donde físicamente colocaremos un papel en cartón o plástico (una tarjeta kanban), que indique el nombre o designación del filtro (tipo, código, etc.), la cantidad a comprar, el proveedor y, como dato adicional, el tiempo de reposición.

Este kanban de pedido será entregado al personal del área de compras, quien debe únicamente ejecutar la acción indicada en la tarjeta. En el transcurso de la compra, se podrán utilizar los filtros que quedan en el almacén, sin temor a quebrar stock. Si los cálculos de máximos, mínimos y tiempos de reposición fueron correctos, el nuevo pedido llegará a tiempo y la probabilidad de retrasar un mantenimiento de rutina por falta de filtros tenderá a cero.

Esto mismo se deberá replicar en cada pieza de repuesto, partes e insumos que tenga la empresa. Adicionalmente, un registro de entradas y salidas, con fechas, cantidades, destino y nombre del solicitante, complementan el control de materiales y da trazabilidad a cada referencia. Incluso sirve como input para futuros análisis de costos, consumos y cálculo de puntos de pedido.

Tan sencillo como este post, de fácil comprensión por cualquier persona y con una muy baja inversión, se puede organizar un almacén en una empresa pequeña o mediana.