Cómo ahorrar tiempo en la gestión de stocks

La gestión de stocks es una de las funciones que permiten diferenciar al negocio de sus competidores a través de la cadena de suministro. Dentro de este área se incluyen aspectos como el almacén de productos, la supervisión y el control del inventario de pedidos o la monitorización de la cantidad de artículos disponibles para su comercialización. 

Costes, tiempos y cantidades deben someterse a seguimiento y análisis para asegurar que se cuenta con el nivel de inventario oportuno en el momento preciso. Es un trabajo que requiere de un esfuerzo que, con las herramientas adecuadas, se puede minimizar, sin que ello afecte al rendimiento.

Pero, ¿cómo optimizar la eficacia de la gestión de stocks?

Instrumentos que facilitan la gestión de stocks

¿Está el negocio preparado para abastecer a la demanda incluso cuando ésta aumenta de forma repentina? ¿Puede garantizar un nivel de inventario óptimo sin que ello suponga incurrir en costes extra? Almacenar la cantidad correcta de inventario es determinante para asegurar unos buenos resultados, pero, para ello, la gestión de stocks necesita apoyarse en datos.

Llevar a cabo su monitorización de forma manual es demasiado costoso. Hace tiempo que, en la mayoría de organizaciones, las hojas Excel han quedado sustituidas por el automatismo de los software de administración de inventario. Esta decisión supone un ahorro de tiempo considerable, en concreto, según datos de GetAppLab:

• El 55% de las cadenas de suministro que usan algún tipo de software de gestión de stocks confirman que les ahorra más de cinco horas a la semana.
• El 37% reportan un ahorro de tiempo de menos de 5 horas semanales.
• Para el 16%, el ahorro de tiempo se traduce en un día de trabajo a la semana.
• Sólo un 8% de los encuestados afirma no notar el ahorro de tiempo asociado al uso de esta herramienta.

Por supuesto, hay muchos aspectos a considerar. Entre los factores que deben valorarse está el tamaño de la organización, la complejidad de sus operaciones, la globalización de su cadena de suministro o el sector en que se encuadra el negocio.

Una empresa pequeña con poca variabilidad en la demanda podría seguramente continuar llevando a cabo la gestión de stocks usando métodos tradicionales. No obstante, si bien implementar un software no sería una inversión justificada en términos de ahorro de tiempo, hay que recordar que siempre lo es, en tanto en cuanto contribuye a la minimización de errores.

Es necesario evitar fallos humanos, que pueden aparecer con una elevada probabilidad en el trabajo con hojas de cálculo y que aumentan cuando los datos a analizar para la toma de decisiones se remontan a meses. Y es que la gestión de stocks, en muchos casos, requiere de la investigación del pasado. En concreto, la toma de decisiones de reabastecimiento se lleva a cabo de la siguiente forma:

• En el 46% de los casos en base a información de meses anteriores.
• El 15% de las compañías en función de las predicciones de la demanda que les permite hacer software de analítica avanzada y forecasting.
• El 13% en base a fórmulas asociadas al uso de Excel.
• El 26% de las compañías emplean otros métodos no confirmados para la toma de este tipo de decisiones.

Implementar una solución que automáticamente rastree los movimientos de inventario, no sólo reduce el riesgo de error, sino que permite aumentar la rapidez en la toma de decisiones, garantizando que las acciones estarán impulsadas por los datos y que se pondrán en marcha a tiempo. ¿Qué herramientas usas para la gestión de stocks en tu negocio?