Descubre cómo mejorar la eficacia de tu empresa con el sistema Kanban

Está claro que el funcionamiento interno de una empresa depende de dos factores básicos: por un lado, el liderazgo de los jefes de sección, gerentes y altos directivos y su capacidad de influencia sobre el resto de trabajadores; por otro, la estructura de cada compañía y las estrategias que se pongan en marcha para el trabajo en equipo. En el primer caso, existen herramientas como Promodoro, Inbox Zero y Gettin Things Done que ayudan a mejorar la productividad individual, independiente de si se encuentra en el primer, segundo o tercer renglón de dirección. Más complejos resultan los procesos de trabajo en equipo, pues en ellos entran en juego factores añadidos que pueden determinar el éxito o el fracaso de cada estrategia. La motivación, los modelos de ejecución, los plazos y entregas, la presentación de resultados y el liderazgo son algunos de estos aspectos. Numerosas teorías y sistemas de organización han surgido en los últimos años con el objetivo de facilitar el trabajo colectivo. Sin embargo, casi todas hacen énfasis en la relación entre desarrollo de labores y el tiempo de ejecución. Una de ellas es el modelo de organización Kanban, que apenas empieza a abrirse campo en el plano empresarial.

Características del sistema de organización Kanban

Kanban, palabra japonesa cuya traducción al castellano es algo así como «panel» o «cartel», surgió por primera vez en la multinacional Totoya como un nuevo modelo de organización de tareas. Durante sus primeras experiencias, el método Kanban dividió el proceso de producción en varias fases delimitadas. El resultado de cada fase era indispensable para seguir avanzando en el plan, lo que garantizaba la calidad del producto (en este caso, coches). Sin embargo, fue el teórico David J.  Anderson quien, más adelante, dio estructura a la experiencia y la convirtió en filosofía empresarial. Veamos las principales metas del método Kanban y algunas de sus características:

• Búsqueda de calidad: al dividir el plan de empresa en fases, cada una de las cuales da lugar a la siguiente, la calidad del producto está garantizada.
• Cambios constantes: Kanban se caracteriza por aplicar una máxima durante todo proceso de producción: «Si algo no funciona, cámbialo». Aquí, el método exige la aplicación del sentido común y la coherencia. No se trata de cambiar porque sí. La idea es trasformar algo que puede ser mejor de cara a las fases posteriores del proyecto.
• Roles claros: es necesario acabar con el mito de que la eficiencia radica en que «todos hacen todo». El método Kanban es partidario de una repartición clara de funciones desde el inicio del proyecto.
• Liderazgo en varios niveles: no sólo el líder del proyecto debe abogar por la supervisión y el control de las tareas, sino también los directores de segundo y tercer grado. El objetivo es buscar el máximo rendimiento en todos los niveles que están implicados en la ejecución del plan corporativo.
• Visualizar el flujo de tareas: en este punto es donde Kanban recomienda hacer uso de un panel con tarjetas y dividirlo en columnas para definir las diferentes etapas de trabajo, los recursos, los actores que intervienen y las funciones de cada uno. En caso de que algo no encaje, hay que aplicar la máxima del segundo punto del método: «Si algo no funciona, cámbialo».
• Terminar tareas: Kanban no es partidario de empezar una tarea y dejarla a medias. Cualquier cosa que se inicie debe acabarse, en lo posible, durante la misma jornada. Esto evitará la dispersión de funciones y responsabilidades.