Gestión de almacén: 5 requisitos que no deberían faltar en tu software

Un sistema de gestión de almacén (Warehouse Management System, WMS) es crucial para el resultado final de una cadena de suministro. Los sistemas de bajo rendimiento pueden afectar a la imagen de la empresa, provocar la pérdida de clientes y dañar las relaciones con socios de negocios, mientras que una plataforma confiable consigue el efecto contrario.

En un momento en que muchas organizaciones planean invertir en robots para su almacén, siguiendo el ejemplo de Amazon, DHL o Alibaba, la tecnología de gestión de este área continúa siendo imprescindible. El sistema de gestión de almacén se ha sofisticado y proporciona mayor visibilidad, optimizando la administración de inventario, a la vez que sus capacidades se amplían, llegando a mejorar aspectos relacionados con la mano de obra del almacén, la utilización del espacio, los flujos de trabajo, los requisitos de equipo e incluso la contabilidad.

¿Cómo debe ser un sistema de gestión de almacén?

Hoy día, son pocas las organizaciones que no cuentan con un sistema de gestión de almacén; sin embargo, dada la velocidad con que se han producido avances en la tecnología de la cadena de suministro, puede ser que la dotación de software necesite actualizarse.

Si estás pensando en cambiar tu sistema de gestión de almacén o implementar uno nuevo, necesitas tener en cuenta algunos de sus atributos más interesantes hoy día, para que no falten en tu elección. Se trata de los seis siguientes:

1. RFID / localización de seguimiento. Uno de los aspectos más fundamentales de un sistema de gestión de almacén actual es el seguimiento del movimiento físico de productos dentro y fuera del mismo. La tecnología RFID escanea e ingresa el inventario en el sistema, permitiendo al WMS realizar un seguimiento de sus diversos destinos hasta el cumplimiento final.

• Ventaja: precisión y visibilidad en tiempo real de los productos, eficiencia a través de la recopilación de datos automatizada.
• Limitaciones que supera: captura manual de datos y dependencia de la ubicación física de los productos.

2. Optimización de la gestión del inventario. Más allá de la ubicación de rastreo, un WMS robusto vinculará cada tipo de producto a un SKU o incluso a un nivel de número de serie, su ciclo de almacenamiento, el tiempo promedio de envío, la velocidad, etc. La integración de inventario y gestión de pedidos dentro del software de gestión de almacén permite llevar a cabo análisis en tiempo real y proporciona una imagen precisa del estado del producto de almacén a través de informes personalizados y cuadros de mando en vivo.

• Ventaja: informes y estadísticas automatizados basados en datos robustos en tiempo real.
• Limitaciones que supera: módulos y hojas de cálculo de seguimiento e informes desconectados, con mayor propensión a errores.

3. Servicio al cliente. Ser capaz de responder y gestionar pedidos de forma rápida y precisa termina repercutiendo en un aumento de las ventas. Un buen sistema de gestión de almacén se integrará con la gestión de pedidos de un cliente o la plataforma ERP y proporcionará visibilidad del producto a través de un portal en línea orientado al cliente.

• Ventaja: visibilidad de estado de las órdenes de compra gracias a una gestión integrada.
• Limitaciones que supera: pedidos inexactos, productos perdidos, incapacidad para verificar el estado en tiempo real, lo que resulta en pérdidas para el negocio y la reputación dañada.

4. Planificación y previsión. Los informes y análisis integrados de los datos de inventario y gestión de pedidos se pueden utilizar para pronosticar pedidos, cantidades y anticipar picos de demanda. Conocer los ciclos de productos permite mantener niveles óptimos de inventario y optimizar el envío.

• Ventaja: el flujo de productos es uniforme, los costes de inventario se mantienen y el espacio se utiliza de manera eficiente.
• Limitaciones que supera: los productos no utilizados ocupan espacio en el almacén y las ventas se pierden debido a artículos agotados.

5. Facturación y gestión de registros. Muchos sistemas de gestión de almacén modernos pueden integrarse con los sistemas de contabilidad para automatizar los procesos de facturación y seguimiento de mano de obra. Tener datos transaccionales detallados integrados en las funciones de facturación ahorra trabajo duplicado y reduce los errores.

• Ventaja: registros precisos y oportunos de facturación, mano de obra y suministros.
• Limitaciones que supera: largo tiempo de procesamiento y facturación inexacta o demorada.

Por último, al hablar de los requisitos que no deberían faltar en un software actual de gestión de almacén es preciso mencionar las alertas y avisos automáticos. La mayoría de los minoristas tienen estrictas pautas de envío y recepción, por lo que el intercambio electrónico de datos puede evitar devoluciones innecesarias. Esto se consigue cuando el WMS está equipado para usar las notificaciones anticipadas de envío y otras notificaciones electrónicas automáticas para cumplir con las tiendas minoristas. La ventaja de las comunicaciones electrónicas automatizadas consigue que el flujo de información y productos no se detenga a través de la cadena de suministro y evita retornos costosos debido a comunicaciones ineficientes, ventanas de entrega perdidas y envíos no aprobados.