Elementos claves en la estructura de un proyecto
El origen de los proyectos suele anticipar su éxito o fracaso. De ahí que elaborar su estructura no sea un asunto menor. Significa saber qué lo justifica, cómo se desarrollará, en qué etapas estará dividido, quiénes lo llevarán a cabo y en función de cuáles expectativas o proyecciones. Aun así, es imposible hablar de una única forma de diseñar la estructura de desglose de un trabajo, también conocida como edt. Cada caso tiene unas necesidades distintas a las que se deben dar respuesta.
Cómo es la estructura de un proyecto
La estructura del proyecto o edt, es la forma en que se planifica, se administra y se controla este. Es decir, es la base sobre la que girarán todos los engranajes que harán que el trabajo se ejecute según los parámetros establecidos.
Existen diversas metodologías que se usan de forma común para estructurar proyectos. Entre las más conocidas están la Waterfall, la Kanbam, la Scrum o el método Agile de las que podrás obtener información que te resultará muy útil.
Cómo se organizan las personas en la estructura de un proyecto
Uno de los activos más importantes de toda empresa es su capital humano. Por eso, cuando se va a realizar una estructura de desglose de trabajo ejecutable, es importante organizar a las personas, que serán las que se impliquen y las que lograrán que todo tenga éxito o no.
Ahora bien, ¿cómo organizar un grupo humano de trabajo para un proyecto? Si nos fijamos en autores de prestigio en el tema, como Sallenave o Gómez Duarte, descubrimos un punto clave: la organización de personas va a depender de la cultura organizacional de la empresa en cuestión.
¿Qué queremos decir con esto? Que tanto la estructura humana como la metodología elegida no dependen solo de la naturaleza propia del proyecto. También será clave la cultura y los valores empresariales del entorno en el que se encuentran.
Así pues, todo, desde la elección del líder hasta la conformación del equipo de trabajo, va a estar en constante relación a la cultura de la empresa. De ello dependerán elementos como el nivel de compromiso de los actores implicados, la consecución del éxito, la adaptabilidad de los canales comunicativos, el intercambio de información, etc.
No obstante, sea cuales fueren las variables que se tendrán en cuenta y la organización de la empresa, existen elementos que suelen estar presentes y que tienden a ser comunes independientemente de los criterios de selección:
- Equipos complementarios con un líder único: cada equipo se encarga de una fase o departamento.
- Grupos especialistas: es decir, apoyados en un método coordinado, cada uno aporta su contribución como experto o especialista.
- Distribución jerárquica: un grupo de personas que participa de la iniciativa según su nivel de responsabilidad bajo la supervisión de un líder, a quien se reportan los resultados como Project Manager.
Qué elementos debe contener la estructura de un proyecto
La estructura de un proyecto a largo plazo no puede ser la misma que la de otro de duración media o corta. Sin embargo, sí que puede hablarse de unas categorías básicas que cualquier líder debería tener presentes en el momento de elaborar la estructura del proyecto.
Finalidad y objetivos
Las finalidades de un proyecto suelen estar relacionadas con aspiraciones a gran escala, como por ejemplo el posicionamiento de la marca o metas de rendimiento concretas. Comparados con estas, los objetivos son pasos intermedios o acciones inmediatas que contribuyen a alcanzar las finalidades. Estas pueden estar respaldadas por varios proyectos, cada uno de los cuales tiene objetivos específicos.
Destinatarios
Todos los proyectos tienen un receptor o beneficiario. Esta categoría se emplea sobre todo en el terreno del marketing, donde señala directamente al público objetivo para el que las empresas elaboran sus productos o servicios. A veces, el curso de los proyectos suele estar determinado por las condiciones que fijan sus receptores.
Producto o servicio
Es el elemento central en una edt en proyectos. En él se debe condensar todo el trabajo previo de análisis conceptual, diseño, producción y estudio de mercados. Sin embargo, no se debe confundir con el resultado final del proyecto, que es de carácter general. El producto, por el contrario, es solo un medio para alcanzar los objetivos.
Actividades
Todo proyecto tiene unas actividades concretas, las cuales suelen subdividirse en fases o etapas intermedias. Dichas fases son más o menos complejas según el alcance del proyecto. A la hora de definir las tareas, lo más recomendable es hacerlo siguiendo un orden lógico y realista que garantice la evolución del proceso.
Además, hay que tener en cuenta que no todas las tareas tienen la misma importancia, por lo cual se hace necesaria una labor previa de jerarquización.
Calendario
Asimismo, es recomendable definir unas fechas y unos plazos para el desarrollo de cada tarea. Un calendario en la edt en proyectos no es necesariamente una camisa de fuerza. Se trata, sobre todo, de una guía de acción. Por tanto, debe diseñarse con cierta flexibilidad.
Recursos disponibles
Son de dos tipos: humanos y materiales. En ambos sentidos, es necesario precisarlos de la mejor manera y, a la vez, determinar en qué momento del proceso deben emplearse. Esta estimación requiere, además, de un margen de acción que permita la introducción de recursos eventuales que no estén previstos al elaborar la estructura de desglose de trabajo.
Presupuesto
Tiene que ver con la financiación del proyecto. Pero no solo en términos generales. Si es preciso, el cálculo debe incluir el coste de cada etapa y los gastos adicionales en los que pueda incurrir el grupo de trabajo durante la ejecución de sus tareas.
Resultados
Un proyecto debe especificar, además, la manera en que se expresarán sus resultados. Generalmente, estos se miden en función de si el proceso ha cumplido con los objetivos que se trazaron al inicio. Sin embargo, como la redacción de un proyecto se lleva a cabo antes de conocer los resultados del mismo, en último término se trata de definir aquello que se quiere alcanzar. En esta tarea hay que ser preciso, realista y evitar vaguedades o escenarios demasiado abstractos.
Las partes de diferentes tipos de proyectos
Los proyectos tienen diferentes partes o ciclos de vida que es importante conocer. A continuación, exponemos algunas de ellas:
- Inicio: es la fase de inicio donde hay que definir al equipo y el proyecto en sí. De esta manera, se podrá dar paso al plan. Este es el momento de resolver dudas y, también, de verificar si el proyecto es o no viable.
- Planificación: aquí hay que gestionar al equipo, disponer un calendario que seguir y fechas claras para ir entregando el proyecto por partes siguiendo un mapa conceptual en el que todo esté claro. De esta manera, se podrá revisar, hacer correcciones y que el resultado sea el mejor.
- Ejecución: se trata del instante en el que todos los engranajes se pondrán en marcha para empezar a trabajar. Gracias a la planificación, el equipo lo hará con mucho menos estrés y sintiéndose satisfecho con cada avance.
- Seguimiento: es crucial para evitar errores, comprobar que se cumplen con las fechas de entrega y formato esperados, y hacer cambios con el suficiente tiempo para que estos no repercutan negativamente en el desarrollo del proyecto.
- Cierre: es un momento clave en el que se le entrega al cliente el proyecto final y se recibe el feedback correspondiente.
Tener claro el edt en proyectos es fundamental para evitar errores y que el resultado sea de gran calidad. Si quieres saber más sobre la estructura de desglose de trabajo, aquí te dejamos nuestra propuesta educativa: el Máster en Project Management con el que conseguirás ser un experto en estructurar proyectos.
