Elementos clave para el desarrollo de proyectos eficaces
En gestión de proyectos, como en cualquier otra área profesional, conviene partir de un principio fundamental: no existen las fórmulas mágicas. Aunque suene obvio, es importante repetirlo una y otra vez cuando se trata de buscar las claves para el desarrollo de proyectos eficaces, algo que para muchos ha sido (y sigue siendo) toda una obsesión.
Lo primero que valdría la pena decir es que la eficacia no es necesariamente sinónimo de rentabilidad o de un alto volumen de beneficios económicos. Por el contrario, es una cualidad que consiste en realizar aquello para lo que nos han designado, es decir, un concepto que armoniza función, tiempo y lugar.
La eficacia es, por tanto, el objetivo primordial de cualquier Project Manager. En buena medida, su labor consiste en conciliar e integrar todos los elementos, tanto humanos como técnicos, que intervienen en un proceso, teniendo en cuenta, sobre todo, que cada uno de ellos ocupe el lugar que le corresponda.
Desarrollo de proyectos y eficacia: claves y consejos
Pero la eficacia no es un término abstracto; por el contrario, podemos verlo reflejado en el desarrollo de un proyecto de distintas maneras. Algunas claves y recomendaciones que no podemos perder de vista en ese sentido son:
a) Previsión con las fechas de entrega:
Un truco bastante extendido es el de programar las fechas de entrega, ya sean parciales o definitivas, con cierto margen. Es decir, la idea es tener una especie de colchón de tiempo por si hubiese que implementar soluciones de última hora o realizar modificaciones. Si la fecha de entrega es la misma que la de la puesta en común con el cliente, no tendremos esa posibilidad.
b) Iteraciones, ¡siempre!
A menos que tu proyecto sea demasiado sencillo como para programarlo de un tirón (cosa que casi nunca pasa), lo más recomendable es que dividas las tareas en fases o etapas. Las metodologías Ágile definen estas etapas como iteraciones, cada una de las cuales debe cumplir con un objetivo y arrojar un resultado que suponga una evolución. Si no ocurre así, las tareas no serán lo suficientemente complejas como para merecer una iteración propia.
c) Planificación: origen del éxito:
Sabemos que no es posible tenerlo todo bajo control, pero sí que podemos hacer lo posible por controlar la mayor cantidad de aspectos de nuestro proyecto. O dicho de otra manera: cuanta más planificación, mayores posibilidades de éxito tendremos. La planificación debe ser un elemento estratégico; nada debe quedar fuera de él, especialmente si hablamos de proyectos demasiado complejos o en los que cualquier fallo puede suponer un gran retroceso.
d) Evaluación permanente:
¿Has terminado de planificar tu proyecto? ¡Felicidades! Sin embargo, debemos darte una noticia: la labor del Project Manager no acaba aquí. De hecho, aunque tengas los planos en mano y hayas puesto cada cosa en su lugar, no debes bajar la guardia. La monitorización, la evaluación y el análisis deben ser herramientas de las que no podrás prescindir nunca. En función del tipo de proyecto, puedes establecer plazos de revisión semanal, quincenal o mensual. Sea como sea, no dejes de hacerlo; la eficacia también es continuidad.
