Pistas para la elaboración del presupuesto de un proyecto social
El presupuesto de un proyecto social es el reflejo financiero de la iniciativa y, como tal, se debe tratar con máxima seriedad y precisión. Los project managers más experimentados saben que el éxito de la propuesta puede depender de la razonabilidad del presupuesto. Cifras escandalosas, tanto por lo alto como por lo bajo; cantidades injustificadas o falta de consistencia en los cálculos que acompañan al presupuesto de un proyecto social pueden terminar con él antes siquiera de que pueda dar comienzo.
Presupuesto de un proyecto social: las claves para no fallar
En el momento de elaborar el presupuesto de un proyecto social es muy recomendable observar las siguientes recomendaciones, que contribuirán a que sea tomado en consideración por quien corresponda:
1. Hacer un primer borrador donde se recojan todos los costos relevantes. No hace falta entrar en detalle.
2. Identificar las categorías de costos. Todos los gastos que queden sin identificar pueden causar pérdidas de financiación de costos directos o implicar la necesidad de presentación de un nuevo presupuesto de un proyecto social.
3. Conocer los límites. Saber cuáles son los criterios presupuestarios a aplicar expresa una imagen más comedida que se manifiesta en especificación de partidas máximas para determinados tipos de gastos o en función de periodos como trimestres o años.
4. Ser realista. Finalizar el proyecto con el presupuesto calculado tiene que ser posible.
5. No cometer el error de hacer los cálculos al alza para prevenir situaciones desfavorables. Hay que limitarse a utilizar la proyección de los costes reales.
6. Los costos deben ser razonables, admisibles y justificables. El presupuesto de un proyecto social tiene que ser siempre coherente.
7. El total del presupuesto debe estar en sintonía con las expectativas de quienes tienen que aprobarlo, sobre la base de la investigación propuesta.
Cuidado con los costes en el presupuesto de un proyecto social
En la elaboración del presupuesto de un proyecto social hay que tener en cuenta dos tipos de costes, los directos y los indirectos:
A/ Los costes directos: son los que tienen que ver con la ejecución del proyecto y deben ser directamente atribuibles al mismo, pudiendo en todo caso considerarse razonables, justificables y permisible. Entre este tipo de costes se encuentran los que tienen que ver con los salarios, costos de consultoría, equipos, materiales específicos de proyectos, licencias o viajes.
B/ Los costos indirectos: estos gastos representan costes más difíciles de identificar (al no estar relacionados con los elementos específicos o característicos del proyecto) como los de operación y mantenimiento de instalaciones, infraestructura, servicios públicos, suministros de oficina, fotocopias y costes de apoyo administrativo, entre otros.
Gastos de personal, de suministros, instalaciones, equipos herramientas, viajes, consultoría o los relacionados con las subcontratas son algunos de los costes que habitualmente se reflejan en el presupuesto de un proyecto social. En este documento, no tienen cabida algunos gastos como los que tienen que ver con la propia preparación de la propuesta, multas y sanciones, vehículos destinados al uso personal, honorarios de abogados, deudas pendientes o costes de carácter puramente social englobados en lo que podría denominarse como "entretenimiento".
