El control de proyectos eficaz en 3 claves
¿Qué significa realmente el control de proyectos para el Project Manager? ¿Qué es lo que se debe controlar? ¿Cuáles son los objetivos de esta función? La expresión control de proyectos tiene distintos significados, aunque ninguno de ellos se identifica de forma directa con el concepto de autoridad. Se trata de algo diferente, más relacionado con la visión, el conocimiento y la actualización.
En qué consiste el control de proyectos
En el mundo de la gestión, el control de proyectos tiene muy poco que ver con decirle a la gente qué hacer, imponer tareas o dictar una manera determinada de pensar. Lejos de una concepción autocrática, esta función tiene mucho más que ver con la facultad de hacer los ajustes precisos en el momento oportuno, concretamente: - Teniendo en mente los objetivos fijados al inicio del proyecto. - Tratando de o perder alienación con esas metas ni con las específicas. - Trazando cuidadosamente el curso de acción que optimiza el recorrido hasta la entrega. - Procediendo a la evaluación continua del progreso. - Sin dejar de apoyarse en las capacidades predictivas que permitan estar mejor preparado para lo que se pueda avecinar. El objetivo del control de proyectos es no alejarse de la ruta fijada, la que llevará a los equipos a la finalización con éxito de la iniciativa, cuando se estará en disposición de asumir la entrega en la condiciones y el plazo pactados. Sin embargo, en la realidad no resulta tan sencillo como pudiera parecer sobre el papel. La incertidumbre, los errores en la planificación, los cambios introducidos en las condiciones y requerimientos del proyecto, la aparición de riesgos que no se tenían previstos, los retrasos y circunstancias adversas y, por supuesto, la importancia determinante del factor humano en el resultado final, son factores que complican la capacidad del Director de Proyecto a la hora de ejercer un control efectivo.
Control de proyectos: cómo ganar en eficacia
El mantenimiento de un adecuado control de proyectos requiere al Project manager el prestar una atención especial a tres parámetros:
- La situación del proyecto en el momento presente, en comparación con la que se previó se habría alcanzado.
- Las circunstancias que pueden afectar al futuro del proyecto y a sus posibilidades de éxito.
- La previsión en torno a las condiciones de finalización y entrega, en comparación con las que se habían establecido en la planificación inicial.
Los dos primeros parámetros son una fuente de información consistente para el control interno, mientras que el tercero de ellos está más orientado a la evaluación. El análisis de todas estas variables en conjunto permite tomar medidas correctivas que eviten desajustes en materia de costes o de programación que, de cualquier otra forma, podrían terminar siendo causantes de situaciones difíciles de reconducir y, muy probablemente, también del fracaso del proyecto.