Departamento de compras: qué es y funciones
Casi todas las empresas del circuito actual tienen un departamento de compras que forma parte de sus operaciones diarias, especialmente aquellas cuya actividad central es la venta de materiales, productos o artículos físicos.
Sin embargo, los distintos tipos de estructura corporativa y las diferencias de enfoque y de visión han provocado que esta área no tenga la misma visibilidad que, por ejemplo, sí tiene el departamento de Recursos Humanos, un elemento esencial en cualquier organización al margen del sector de la industria en el que se desenvuelva.
El departamento de compras aún no tiene tal entidad: a veces se le confunde con la oficina de atención al cliente; otras veces se piensa que está vinculado al marketing; y otras tantas se la relaciona con la contabilidad o la gestión financiera.
¿Qué es el departamento de compras?
El departamento de compras es el área de la empresa, y todos los profesionales que la forman, que tiene por objetivo resolver las necesidades de abastecimiento. En algunos casos, se ocupará de la compra de materias primas, otras, de productos terminados. En ambos escenarios, es crucial garantizar que cada operación:
- Se planifica teniendo en cuenta los objetivos de la empresa, entre los que se encuentra satisfacer las expectativas de los clientes.
- Se lleva a cabo en condiciones de rentabilidad y calidad suficientes.
- Forma parte de un plan orientado a largo plazo con el proveedor, ya que es lo que garantizará la alineación.
Asegurar la calidad en las entregas, la puntualidad en el abastecimiento, el cumplimiento regulatorio de cualquier normativa exigible y, por supuesto, la idoneidad de los productos o materiales para satisfacer la demanda son algunas de las cuestiones clave a tener en cuenta.
¿Cómo se crea el departamento de compras?
El departamento de compras surge de la necesidad de la organización de optimizar la función de abastecimiento y, al mismo tiempo, ganar en control sobre su cadena de suministro.
Gracias a la labor de los profesionales de esta área se evitan las roturas de stock, se consigue negociar las mejores condiciones para las compras, es posible alinearse con las nuevas tendencias en la demanda y también resulta más fácil lograr la transparencia en los procesos que exigen hoy día socios y consumidores y que se puede alcanzar con la trazabilidad.
¿Qué es el control interno de compras?
En relación con esta necesidad surge en muchas organizaciones el control interno de compras. Se trata de un equipo dedicado a la definición y aplicación de las políticas y procedimientos que permitirán minimizar el riesgo y asegurar el cumplimiento, así como también la rentabilidad de las operaciones.
¿Cuáles son las funciones básicas del departamento de compras?
Si bien el departamento de compras se relaciona con los aspectos mencionados anteriormente, lo cierto es que es un área completamente independiente del resto, con funciones y responsabilidades claras, y que juega un rol definitivo en el momento en que una marca establece conexión directa con sus clientes.
Quizá no haya mejor manera de visualizar su importancia y el papel que juega dentro de una empresa que repasando brevemente las funciones que se delegan en sus responsables. A continuación te describimos las más significativas
Evaluación de precios:
Su labor no sólo se centra en la adquisición de materias primas y la relación con los proveedores. También es tarea de sus responsables evaluar si los precios de los insumos con los que se fabrican los productos de una marca son los mejores, así como sus condiciones y elementos añadidos. Esto es de vital importancia para cualquier empresa, pero en especial para las más pequeñas, que siempre están en busca de los mejores proveedores.
Aprovisionamiento de insumos y materiales:
En este caso, el departamento de compras asume dos labores esenciales: por un lado, asegurarse que los materiales primarios para la elaboración de artículos o productos es la que se requiere en cada momento y fase de la producción; por otro, tener control de las existencias que ya se encuentran en los puntos de venta.
Administración y contabilidad:
La entrega de productos a los clientes en los plazos previstos no es una labor que se realice por separado. Al ocuparse de esto, el departamento de compras tiene que trabajar de la mano con el área contable, pues solo de este modo se garantizará un control eficaz de la entrada y salida de productos y, como es obvio, de beneficios.
Cumplimiento de protocolos:
La acción de un departamento de compras siempre debe estar dentro del marco corporativo de cada organización. Es decir, debe existir un protocolo tanto para la adquisición de los materiales primarios como para la distribución de los artículos en los puntos de venta. A los responsables de esta área les corresponde velar para que dicho protocolo se cumpla y garantizar, siempre, la calidad de los procesos que tienen lugar dentro de la empresa.
Por último, no se debe confundir un director de departamento de compras con la figura de un encargado del suministro y la logística. Mientras el primero trabaja de la línea de producción hacia arriba, el segundo se ubica de la línea de producción hacia abajo.