Departamento de compras: definición, funciones y organigrama
Casi todas las empresas del circuito actual tienen un departamento de compras que forma parte de sus operaciones diarias, especialmente aquellas cuya actividad central es la venta de materiales, productos o artículos físicos.
Sin embargo, los distintos tipos de estructura corporativa y las diferencias de enfoque y de visión han provocado que esta área no tenga la misma visibilidad que, por ejemplo, sí tiene el departamento de Recursos Humanos, un elemento esencial en cualquier organización al margen del sector de la industria en el que se desenvuelva.
El departamento de compras aún no tiene tal entidad: a veces se le confunde con la oficina de atención al cliente; otras veces se piensa que está vinculado al marketing; y otras tantas se la relaciona con la contabilidad o la gestión financiera.
¿Qué aspectos definen el departamento de compras de una empresa?
El departamento de compras es el área de la empresa, y todos los profesionales que la forman, que tiene por objetivo resolver las necesidades de abastecimiento. En algunos casos, se ocupará de la compra de materias primas, otras, de productos terminados. En ambos escenarios, es crucial garantizar que cada operación:
- Se planifica teniendo en cuenta los objetivos de la empresa, entre los que se encuentra satisfacer las expectativas de los clientes.
- Se lleva a cabo en condiciones de rentabilidad y calidad suficientes.
- Forma parte de un plan orientado a largo plazo con el proveedor, ya que es lo que garantizará la alineación.
El organigrama de departamento de compras puede variar dependiendo del tamaño y sector de la empresa, pero siempre debe estar diseñado para garantizar la eficiencia del área de compras y cumplir con los objetivos estratégicos de abastecimiento. Algunas de las tareas que recaen en este departamento son fundamentales, como asegurar que las adquisiciones se ajusten a las políticas internas de la empresa y cumplir con las funciones básicas del departamento de compras, tales como la evaluación de proveedores y la negociación de precios.
Asegurar la calidad en las entregas, la puntualidad en el abastecimiento, el cumplimiento regulatorio de cualquier normativa exigible y, por supuesto, la idoneidad de los productos o materiales para satisfacer la demanda son algunas de las cuestiones clave a tener en cuenta en un área de compras eficiente.
Departamento de compras: funciones básicas
Si bien el departamento de compras se relaciona con los aspectos mencionados anteriormente, lo cierto es que es un área completamente independiente del resto, con funciones y responsabilidades claras, y que juega un rol definitivo en el momento en que una marca establece conexión directa con sus clientes.
Quizá no haya mejor manera de visualizar su importancia y el papel que juega dentro de una empresa que repasando brevemente las funciones que se delegan en sus responsables. A continuación te describimos las más significativas
Evaluación de precios
Su labor no solo se centra en la adquisición de materias primas y la relación con los proveedores. También es tarea de sus responsables evaluar si los precios de los insumos con los que se fabrican los productos de una marca son los mejores, así como sus condiciones y elementos añadidos. Esto es de vital importancia para cualquier empresa, pero en especial para las más pequeñas, que siempre están en busca de los mejores proveedores.
Aprovisionamiento de materiales
En este caso, el departamento de compras asume dos labores esenciales: por un lado, asegurarse que los materiales primarios para la elaboración de artículos o productos es la que se requiere en cada momento y fase de la producción. Por otro, tener control de las existencias que ya se encuentran en los puntos de venta.
Administración y contabilidad
La entrega de productos a los clientes en los plazos previstos no es una labor que se realice por separado. Al ocuparse de esto, el departamento de compras tiene que trabajar de la mano con el área contable, pues solo de este modo se garantizará un control eficaz de la entrada y salida de productos y, como es obvio, de beneficios.
Cumplimiento de protocolos
La acción de un departamento de compras siempre debe estar dentro del marco corporativo de cada organización. Es decir, debe existir un protocolo tanto para la adquisición de los materiales primarios como para la distribución de los artículos en los puntos de venta. A los responsables de esta área les corresponde velar para que dicho protocolo se cumpla y garantizar, siempre, la calidad de los procesos que tienen lugar dentro de la empresa.
Por último, no se debe confundir un director de departamento de compras con la figura de un encargado del suministro y la logística. Mientras el primero trabaja de la línea de producción hacia arriba, el segundo se ubica de la línea de producción hacia abajo.
¿Por qué profesionales está formado el organigrama de un departamento de compras?
El organigrama de un departamento de compras está compuesto por diferentes roles clave, cada uno con responsabilidades específicas que garantizan el funcionamiento eficiente de esta área. Entre los principales perfiles encontramos:
- Director de compras: Es el encargado de diseñar y supervisar la estrategia global del departamento. Además, se encarga de negociar con los proveedores principales. Para más información sobre este perfil, te invitamos a consultar nuestro artículo sobre el director comercial.
- Analista de compras: Evalúa las tendencias del mercado, analiza precios y asegura la optimización de costes.
- Responsable de aprovisionamiento: Garantiza la disponibilidad de materiales en tiempo y forma, evitando roturas de stock.
- Gestor de compras digitales: Un perfil cada vez más demandado debido a las nuevas tecnologías en la gestión de recursos. Si quieres saber más sobre este enfoque, te sugerimos leer nuestro artículo sobre las compras digitales.
El correcto funcionamiento del departamento de compras depende de la coordinación entre todos estos profesionales, lo que permite optimizar los recursos y garantizar el abastecimiento eficiente.
¿Por qué es crucial optimizar el departamento de compras?
La correcta gestión del departamento de compras no solo optimiza los costes, sino que también asegura la transparencia y trazabilidad, valores cada vez más importantes en el mercado. Estos aspectos pueden repercutir directamente en el fondo de maniobra, un indicador clave para evaluar la liquidez y sostenibilidad de las empresas. Si quieres aprender más sobre este concepto, consulta nuestro artículo sobre el fondo de maniobra.
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