¿Cuáles son las funciones básicas de un Project Leader?

La definición clásica nos dice que un líder de proyectos, o Project Leader en inglés, es aquella persona que se encarga de gestionar la ejecución de las distintas tareas de un proyecto. Sin embargo, pocas veces tomamos el tiempo necesario para reflexionar en qué consiste exactamente dicha gestión. Un Project Leader es, en efecto, la cara visible de los proyectos, es decir, esa persona en quien recaen las responsabilidades generales y quien realiza las estimaciones sobre la capacidad de esfuerzo de sus grupos de colaboradores. En algunas ocasiones, el Project Leader forma parte del grupo que elabora el plan de trabajo en las primeras fases. De hecho, puede darse el caso de que, además de líder del proyecto, sea su autor o coautor. En otras, por el contrario, es alguien que ha sido nombrado exclusivamente para el cargo y a quien le han sido entregado el plan de trabajo como guía de ruta para lo que viene. Es decir, no ha estado presente en la gestación del proyecto pero lo asume como propio desde el inicio en su calidad de figura visible. También es posible encontrar proyectos con varios Project Leader, sobre todo en cierto tipo de áreas donde las tareas son simultáneas o diversas y necesitan varios mandos en distintos momentos. Es lo que se denomina liderazgo compartido.  

Project Leader: funciones

Pero centrémonos en el Project Leader, es decir, aquel que señala la definición que hemos dado al inicio. Para ahondar aún más en esta figura, veamos cuáles son exactamente las funciones de lo que genéricamente se denomina «gestión de proyectos». He aquí un decálogo de las más significativas:

• Colaboración permanente con el cliente. Debe ser el nexo entre su equipo de trabajo y el cliente, especialmente cuando se trata de fijar los objetivos del proyecto y la revisión de las distintas etapas.
• Planificación de las distintas fases del proyecto. También debe fijar los plazos y la asignación de los distintos roles.
• Dirección y coordinación de recursos. Los recursos de un proyecto no son ilimitados. El líder debe saber asignarlos, cuándo y a quién, y siempre tratando de sacar el máximo provecho de ellos.
• Gestión de las relaciones externas del proyecto. Enfocarse sólo en la gestión interna es un error recurrente. Los buenos líderes no olvidan que en el aspecto externo pueden surgir oportunidades o alternativas.
• Gestión de riesgos derivados de la ejecución. Antes de poner el primer ladrillo, el Project Leader debe tener claro a qué se enfrenta y si los recursos con los que cuenta son necesarios. Eso también es planificación.
• Capacidad de intervención. No puede delegar todo en los otros y olvidarse del proceso. El buen líder actúa sobre el terreno.
• Proponer modificaciones o cambios en la hoja de ruta. Cuando algo no funciona, debe tener la flexibilidad y la adaptabilidad necesarias para dar giros a la ejecución del proyecto. Nada es definitivo.
• Información, seguimiento, análisis. Durante la ejecución, debe establecer indicadores de medida para determinar si las labores planificadas se realizan de la forma prevista o si, por el contrario, es necesario intervenir.
• Responsabilidad ante clientes y superiores. Siempre habrá alguien por encima de él, ya sea el cliente o un superior. Es su responsabilidad presentar los informes pertinentes de la ejecución del proyecto y, antes que nada, sobre la consecución de los objetivos previstos al inicio.
• Fomentar el trabajo en equipo y la colaboración. Por último, un buen líder debe ser capaz de motivar a sus colaboradores en el día a día y de inculcar en ellos valores como la solidaridad, la negociación o la ayuda mutua, entre otros.