Creatividad y flexibilidad, ¿cómo conseguirlo de mi equipo?
Dentro de la gestión de proyectos, la gestión de equipos es uno de los pilares que harán que tu proyecto sea un éxito… o un desastre. En estructuras organizativas como las actuales, donde el conocimiento y las habilidades son esenciales, como gestor de proyectos tendrás que preocuparte de varios aspectos relacionados con la gestión de tu equipo de trabajo:
- Conseguir a las personas más capacitadas para realizar las tareas a las que las vas a asignar
- Obtener el máximo potencial de cada una
- Detectar cuáles son sus carencias para formarlas en aquello que necesitan para ser mejores
Cómo enfrentarse al cambio en un proyecto
En este sentido, metodologías de gestión de proyectos como el Agile Project Management mantienen que la flexibilidad ante los cambios es esencial para dar la mejor respuesta al cliente y conseguir su satisfacción. Cada vez que te enfrentas a un cambio en un proyecto, encuentras tres tipos de personas en tu equipo:
- Las que abrazan el cambio con entusiasmo: no te debes preocupar de ellas, ya que te seguirán allá donde vayas. Responden al tipo de empleado moderno, adaptado al contexto en el que vivimos actualmente, polivalente y preparado mentalmente para reciclarse continuamente.
- Las que rechazan el cambio: en estas personas deberás hacer un esfuerzo si no quieres que dinamiten tu proyecto. Son el tipo de trabajadores que siempre ponen “peros” al cliente cuando intenta cambiar los requerimientos antes siquiera de escuchar sus demandas. No saben aprovechar estos cambios como oportunidades de mejora, y tú tendrás que enseñarles a hacerlo.
- Las que son indiferentes al cambio: también son un riesgo, pero solo si se dejan influenciar por la parte del equipo que rechaza el cambio. Convénceles de que la flexibilidad es importante y prepárales para cuando llegue el momento en que tengan que utilizar esta habilidad.
Por otro lado, cada vez que te enfrentas a un cambio, se deben activar los mecanismos de creatividad para reconducir el proyecto de la manera más óptima de acuerdo con la nueva variable introducida. Un cambio puede suponer un rediseño de producto, un acortamiento de los plazos, un cambio en las especificaciones… Todo ello supone nuevos obstáculos que hay que introducir en el ciclo de vida del proyecto y encontrar soluciones creativas para hacerlo de una manera excelente. Si tu equipo está preparado en este aspecto, podrás contar con ellos para proponer distintas alternativas originales y que planteen soluciones brillantes.
Cómo organizar un equipo de trabajo para que sea creativo y flexible
Tendrás que tener en cuenta dos aspectos:
- La experiencia de los miembros de tu equipo
- El tamaño de un equipo
En equipos con poca experiencia te resultarán útiles técnicas como el brainstorming, que funciona como un detonador de la creatividad, y la planificación, que permite ejecutar ordenadamente aquellas iniciativas surgidas del brainstorming. En equipos más experimentados, establece premios a la creatividad para motivar el desencadenante de soluciones innovadoras. Refuerza este tipo de actitudes y reconoce públicamente a aquellos miembros que más las practican. Centra las reuniones en el “qué se necesita hacer” y confía en ellos para resolver el “cómo hacerlo”. En cualquier caso, es muy importante que establezcas bien las expectativas sobre qué se espera de cada colaborador y de todos en conjunto, cuál es el objetivo perseguido, cuál es el propósito de las tareas y responsabilidades que les encomiendas. Por último, cuando te encuentras ante equipos reducidos, puedes utilizar técnicas de “team building” y delegar más responsabilidades con menos riesgos, pues las relaciones son tan cercanas que seguirás teniendo una supervisión bastante detallada de qué está sucediendo en el proyecto al mismo tiempo que motivas a tu equipo y refuerzas los comportamientos positivos. Incentiva la flexibilidad, las actitudes positivas ante el cambio, las relaciones constructivas y la autonomía de tus equipos. De esta manera podrás gestionar proyectos cada vez más grandes y desarrollar talento en tus equipos con garantías de éxito.