5 errores comunes en Dirección de Proyectos

Entregas fuera de plazo, uso de recursos fuera de control o defectos de calidad son algunos de los problemas más frecuentes en la gestión de proyectos. El fracaso de proyectos es más habitual de lo que sería deseable y se estima que cuesta cientos de miles de Euros al año a la economía mundial. Así lo demuestran los resultados de algunos de los estudios que Calleam ofrece en su web:

A/ Encuesta realizada por Logica Management Consulting a 380 ejecutivos de Europa Occidental:

•  El 35% de las organizaciones abandonó un proyecto de gran envergadura en los últimos tres años.
•  El 37% de los proyectos de cambio en los procesos de negocio no reportan beneficios.

B/ La encuesta de KPMG sobre gestión de proyectos revela que:

•  El 70% de las empresas han sufrido el fracaso de, al menos, un proyecto en los últimos doce meses.
•  El 50% de los encuestados admite que el proyecto no pudo alcanzar resultados consistentes en relación a las metas propuestas.

C/ El estudio de IBM practicado sobre una muestra de 1.500 ejecutivos de gestión del cambio descubrió que:

•  Sólo el 40% de los proyectos tienen éxito en la consecución de los objetivos planteados en cuanto a plazo de entrega, presupuesto y estándares de calidad.
•  Las principales barreras al éxito en los proyectos las imponen el cambio de mentalidad y actitudes (58%), la cultura corporativa (49%) y la falta de apoyo de la alta dirección (32%). La subestimación de la complejidad de las tareas a afrontar aparece como un factor clave del fracaso en el 35% de los proyectos.

Sin embargo, muchas veces el fracaso de los proyectos proviene de errores cometidos por parte de la dirección. Estos fallos pueden producirse en cada una de las fases que componen el proyecto, o en varias de ellas, y extender sus efectos adversos a las demás, con el consiguiente impacto negativo en los resultados finales.  

Errores en dirección de proyectos que se deben evitar

1. Basar la preparación del proyecto en presunciones en vez de en datos contrastados

La fase de iniciación del proyecto es el momento de conocer exactamente qué es lo que promotores y accionistas buscan. No puede dejarse para más tarde ni se debe arriesgar nadie a hacer suposiciones sobre cuál es el resultado del proyecto esperado o qué se considera aceptable. Para evitar este fallo se debe acudir directamente a los interlocutores competentes y averiguar:

•  Objetivos específicos del proyecto (que han de ser realistas y cuantificables).
•  Plazo de entrega y momento de inicio.
•  Presupuesto disponible.
•  Recursos y materiales disponibles y proveedores autorizados. 

2. No involucrar a los responsables de los equipos en la fase de planificación.

Si no se cuenta con la participación de quienes van a intervenir más directamente en la consecución de los resultados se puede ver afectada la precisión del planning y podrán aparecer dificultades a la hora de conseguir que las personas comprendan lo que se espera de ellas y cuáles son las metas fijadas. Para lograr su compromiso de producir los resultados acordados en tiempo establecido y dentro del presupuesto acordado es aconsejable crear un plan de acción que deberá ser recogido por escrito y copiado a todos los interesados y en el que, al menos, se especifiquen:

•  Roles y responsabilidades de los miembros del equipo.
•  Programa del proyecto, incluyendo fases, actividades y tareas.
•  Recursos necesarios para la consecución de cada actividad(personal, tiempo , material, otros recursos , etc.)
•  Plan de comunicación y medios y herramientas disponibles.
•  Plan de riesgos.

3. Nivel de comunicación insuficiente o de baja calidad.

La Dirección de proyecto debe encargarse de mantener unos buenos niveles de comunicación si quiere evitar el fracaso en el proyecto. Algunos de los medios idóneos para lograrlo y que pueden implementarse en cualquier tipo de proyecto son:

•  Reuniones.
•  Reporting.
•  Softwares de gestión de proyecto que permitan compartir la información.

4. Inadecuada elección del método de seguimiento de proyecto

Todo proyecto ha de poder ser controlado si se quiere lograr el éxito. La ventaja que aporta este control es poder detectar desviaciones a tiempo de tomar medidas que permitan paliar sus efectos y reconducir la situación, encaminándola hacia los objetivos establecidos. Resultados del proyecto, plazos y costes han de someterse a un seguimiento continuo y para ello es muy recomendable el emplear alguna de las metodologías de gestión de proyectos que, como el método de la ruta crítica, facilitan esta labor. Otra opción es escoger alguno de los softwares de gestión de proyecto más populares, los hay de pago y gratuitos, como, por ejemplo, Microsoft Project.  

5. Entrega de proyecto con asuntos pendientes.

Es inadmisible el dar un proyecto por finalizado y entregado si quedan cabos sueltos y aspectos por completar. Para evitar este error es interesante:

•  Reunirse con promotor y otras figuras de interés para el proyecto antes de que se complete.
•  Desarrollar una lista de lista de control de cierre donde se identifiquen las tareas no acabadas que restan para la consecución.
•  Establecer el modo y plazo en que se finalizarán y con ellas el proyecto en su totalidad.