Costos directos: cómo optimizar los de tu proyecto

Los costos directos son, en general, los que mayor inversión suponen para cualquier tipo de proyecto. Se diferencian de los indirectos en que estos últimos no se relacionan exclusivamente con el proyecto en cuestión, como pueden ser el alquiler de un local donde se desarrollan varios proyectos simultáneamente.

En este post nos vamos a centrar en los costos directos, tales como la compra de materia prima específica o el salario de quienes trabajan exclusivamente en un proyecto. Y lo haremos tratando de ofrecer algunas propuestas acerca de cómo optimizarlos.

Costos directos optimizados gracias a las 3 R

Las 3 R son una serie de medidas vinculadas a la ecología: reducir, reutilizar y reciclar. Sin embargo, se pueden extrapolar a la gestión de proyectos y a la optimización de sus costos directos:

1. Reducir. Esta medida consiste en disminuir el uso de recursos al máximo. Se aplica principalmente a materiales físicos, pero también se puede llevar a otro tipo de recursos como puede ser el tiempo. Cualquier reducción que hagamos repercutirá positivamente en los costos directos, que también se verán reducidos.
2. Reutilizar. Implica volver a usar aquello que se pueda, lo cual, por supuesto, contribuye a optimizar los costos directos de cualquier proyecto. De nuevo podemos aplicarlo tanto a recursos físicos como intangibles:

• Un ejemplo de recurso físico lo encontramos en el papel, que tanto se desperdicia. Si reutilizamos el papel ya consumido por una cara, reduciremos a la mitad los costos directos vinculados a él.
• Por otro lado, un ejemplo de recurso intangible que podemos reutilizar es el de las ideas. Cuando realizamos un brainstorming, surge una gran cantidad de propuestas que desechamos y que terminan en la basura. Pero ¿y si en lugar de tirarlas las guardamos por si nos sirven en algún proyecto futuro?

1. Reciclar. Consiste en transformar un material físico de manera que pueda volver a usarse. Esta R solo podrá usarse en aquellas empresas que dispongan de maquinaria que permita reciclar gracias a su sistema productivo y que, por supuesto, no suponga un coste adicional respecto al proyecto.

Además, aplicar las 3 R a la gestión de proyectos de nuestra empresa podrá formar parte de un proyecto genérico de responsabilidad social que mejorará su imagen corporativa.

Costos directos y su optimización a partir de la actitud

Al igual que ocurre en muchos otros escenarios, es muy difícil aplicar políticas de optimización si quienes las deben poner en práctica no cuentan con la actitud necesaria.

En el caso de la optimización de los costos directos de un proyecto, es imprescindible que quienes desarrollen un proyecto en la empresa conozcan, entiendan y compartan las medidas propuestas. Para ello proponemos una serie de medidas:

1. Poner a disposición de dichos trabajadores una formación interna en la que se les expliquen las medidas de optimización que se llevarán a cabo y el motivo por el que se han decidido así. Si no las conocen de primera mano, difícilmente podrán ponerlas en práctica.
2. En esas formaciones debe haber, además de un componente formativo, un componente motivacional que los predisponga a actuar como se espera de ellos.
3. Debemos ofrecerles las medidas en formato escrito, preferiblemente digital, de forma que puedan consultarlas de nuevo cuando les surja alguna duda al respecto.
4. También es recomendable que exista una persona que pueda resolver esas dudas y a quien los trabajadores puedan recurrir cuando les surja alguna.

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