Conocimientos en SAP: ¿qué es y para qué sirve?

Cuando decimos SAP hablamos de uno de los principales proveedores de software de planificación de recursos empresariales, desarrollado por la empresa alemana del mismo nombre. Sin embargo, hoy en día se entiende que hablamos del genérico que incluye los softwares ERP, aunque ya existen múltiples proveedores entre los que se encuentran Oracle o Microsoft, entre muchos otros. 

El software ERP, Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, entendido como un sistema de planificación de recursos empresariales, controla todos los flujos de información que se generan en cada ámbito de la organización, y produce la información necesaria para tomar decisiones, basadas en el análisis de datos.  En este artículo te explicamos su importancia para que amplíes tus conocimientos en SAP.

¿Por qué es fundamental contar con conocimientos en SAP u otro ERP?

Porque les permite a las empresas integrar las distintas operaciones que tienen lugar en su interior y hacerlo dentro de un mismo programa que cuenta con una base de datos central. De este modo la empresa podrá organizar y gestionar todos sus datos y su información, así como sus recursos, de manera automatizada.

Sabemos que la información es uno de los activos principales de una empresa, sino el más valioso, pero muchas veces no somos capaces de acceder a esa información de manera clara, ordenada, legible y, en consecuencia, plausible de aportar información útil para la toma de decisiones estratégicas. Para ello un software ERP es un aliado ideal.

Tener formación en todo lo que implica el tratamiento de datos, diferentes arquitecturas de big data y las mejores herramientas en función de los objetivos de la organización, forma parte de uno de los perfiles más demandados por mercado laboral: el Data Manager, quien puede desempeñar sus funciones en gran cantidad de industrias y sectores de actividad. Pero no solo están optando por este tipo de maestrías quienes quieren especializarse, sino también los mandos medios y altos de la empresa porque serán los responsables de las definiciones estratégicas. 

Veamos a continuación cuáles son las ventajas de implementar un SAP o ERP, qué problemas resuelve y qué implicancias se deben tener en cuenta para que sea realmente una inversión y no termine siendo un gasto. 

¿Cuáles son las principales ventajas de contar con un software ERP en tu empresa?

Contar con un software ERP permite administrar la información proveniente de diferentes áreas de la empresa (finanzas, producción, recursos humanos, compras, logística, etc.) y automatizar los procesos, significando un importante ahorro de tiempo y dinero, por ejemplo, en reportes que necesitan ser alimentados por información cruzada de varias áreas y evitar, además, los errores humanos que, antiguamente se producían, al generar este tipo de informes consolidados de forma manual.  

También se destaca la posibilidad de contar con gran cantidad de información interna de la organización, pero de manera ordenada y disponible en una misma plataforma que, a su vez, resulta de muy fácil acceso para quienes lo requieran y desde múltiples dispositivos. 

Contar con un software de planificación en la empresa ayudará a dar forma a todos los datos del negocio e integrar todas las bases de datos de esta, en una sola base centralizada. 

¿Qué hay que tener en cuenta para una buena aplicación del software ERP?

Si bien a priori contar con un software ERP representa puras ventajas, lo cierto es que se han reportado varios casos de disconformidad con resultados que no son los deseados, lo cual, teniendo en cuenta además el elevado costo de la inversión que representa es, sin dudas, un problema. ¿Cómo evitarlo? Desarrollando una estrategia. 

¿Cómo desarrollar una estrategia correcta para la implementación y aplicación del software ERP?

La tarea principal a la que debemos abocarnos antes de embarcarnos en esta inversión es definir, lo más detalladamente posible, cuáles son las necesidades de la empresa, cuáles son las tareas que se desea automatizar y qué implica. Es decir, cuáles serán las consecuencias prácticas de simplificar esta cantidad de trabajo. 

Como en otro tipo de procesos, la planificación es la clave. Se trata del paso fundamental para acceder a una correcta implementación y una maximización de los resultados de la inversión que implica. 

Una correcta planificación nos permitirá tener muy claros los procesos internos del negocio de modo de poder aprovechar al máximo el potencial del software ERP que vamos a incorporar y para ello será recomendable crear un equipo específico, formado con representantes de todas las áreas de la empresa para asegurarnos de que nada quede afuera, así como realizar una auditoría sostenida de los procesos internos. 

¿Qué tipo de problemas resuelve un software ERP?

• El tiempo, valiosísimo, que se pierde en la búsqueda de datos dispersos, se resuelve a partir de la centralización que aporta un ERP.
• La dificultad de acceder a los datos y la información que se necesita se resuelve al incorporar un software ERP en la nube.
• El nulo o deficiente seguimiento de los clientes y su consecuente reflejo en la disminución de las ventas. Un CRM puede integrarse a un software ERP, permitiendo administrar cada una de las etapas del ciclo de compraventa, de modo de poder monitorear el patrón de consumo y realizar consultas que permitirán detectar futuras oportunidades de venta. Incluso, efectuada la compra, este software permitirá observar directamente cuál ha sido la experiencia de compra de los clientes con la compañía y si han reportado algún tipo de queja o no.
• La toma de decisiones, cuando la información de la empresa no está organizada, es ineficiente y la dificultad de acceder a esa información suele ser agobiante y muchas veces frustrante, sin olvidar el impacto negativo que suelen tener algunas decisiones estratégicas en los resultados del negocio, cuando se toman en base a la información proveniente de los famosos “excel” que genera cada área, a su manera. 

La incorporación de conocimientos en SAP en nuestra empresa nos aporta grandes beneficios, siempre que el tamaño de la empresa y/o volumen de negocio amerite este tipo de inversión.

Pero es fundamental atravesar primero el proceso de planificación en el que participen los mandos de todas las áreas de la empresa, porque si bien, como hemos dicho, este tipo de software genera importantes ahorros, también es cierto que en dicha planificación se debe tener en cuenta varios aspectos:

La capacitación de todo el personal que opera dentro de la empresa (deberán abandonar sus hojas de cálculo) y eso impacta temporalmente en la productividad y contar con un equipo de soporte permanente, mientras dure la migración de la información de los soportes actuales al ERP, para evitar pérdida de información y velar, durante todo el tiempo que dure la implementación, por el uso correcto de este software por parte de los colaboradores, para detectar de forma temprana, errores que, a futuro, podría ser muy tedioso rastrear. 

Como para cualquier cambio importante en toda organización, es imprescindible la colaboración y compromiso de los responsables de cada área y contar con total apoyo por parte de la alta dirección.  Si quieres ampliar tus conocimientos en SAP, te recomendamos que consultes nuestro Máster en Global Data Management.