Cómo preparar un Project charter
¿En qué consiste un Project charter?
Uno de los documentos clave para entender las necesidades y el objetivo principal de un proyecto es el Project charter. Recordemos que es un documento generado al inicio del proyecto, de hecho, es el que lo formaliza a la vez que autoriza al Director de Proyectos o Project Manager para utilizar recursos de la organización en actividades que permitan llevarlo a cabo.
Una definición formal sería aquel documento con los requisitos iniciales del proyecto que se utilizará para entender las necesidades del contexto del mismo y en respuesta a ello, para poder planificar los procesos de gestión del alcance. Resaltaremos aquí que provee a alto nivel la descripción del proyecto y las características del producto obtenidos del Statement of Work – SoW.
Por consiguiente, es el punto de partida del ciclo de vida de un proyecto, dándole contexto, requerimientos generales y autorización para su desempeño.
Importancia del acta de constitución de un proyecto en SCRUM
Una primera apreciación sobre este punto: cualquier proyecto, independientemente del enfoque, debe contar con el correspondiente Project charter. Y es que es la primera herramienta comunicativa que se dispone, dando una visión formada a nivel interno y partes interesadas en general.
Claro, desde la perspectiva anterior y en un entorno cambiante como SCRUM, la función principal del Project charter reside en reconocer las necesidades técnicas y recursos propios que serán necesarios para proveer los resultados esperados, alineados con el resto de la organización.
Dar una visión única, definir criterios de éxito, el involucramiento de las partes implicadas, una primera estimación de los riesgos principales, responsabilidades del equipo, el tamaño y complejidad del trabajo o definir una ruta de producto en función de los objetivos estratégicos, serán aspectos clave para el desarrollo de la metodología de trabajo, independientemente del uso de métodos ágiles.
Conceptos clave a incluir en todo Project charter
Dimos algunas claves sobre los aspectos que deberíamos incluir en nuestra acta de constitución, pero lo resolveremos en los siguientes puntos.
Justificación
A partir de la visión de nuestra empresa sobre el entregable que da forma al proyecto, daremos respuesta sobre su necesidad y la meta que lo justifica. Sobre el apoyo del caso de negocio, se hará una exposición concisa de las oportunidades, requisitos o problemas que se derivan de él.
Objetivos
Entramos en un plano más definido, aunque sin valorar los requerimientos técnicos detallados. Eso sí, debe quedar claro cuál es el propósito básico del proyecto, así como los criterios de éxito que lo aprobarán. Se incluirán aspectos técnicos, de negocio, producto y objetivos del equipo.
Requisitos
En la escala top-down que hemos trazado, ahora es el turno de los requerimientos de alto nivel, una definición más concreta, aunque sin el detalle de un plan de proyecto. Se quieren plasmar los aspectos anteriores en criterios medibles que definan con más precisión el entregable final.
Entregables principales
Sin ser una estructura de desglose del trabajo de proyecto, ya establecemos los entregables principales que conformarán el objetivo de proyecto. Pueden ser documentales, materiales o de servicio, pero en todo caso definirán una secuencia de trabajo sobre la que planificar.
Condicionantes de partida
Aquí fijamos aquellos aspectos que hay que tener en cuenta para su desarrollo ya que establecen un contexto. Entre otros, habrá que considerar:
- Exclusiones: Trabajo que queda fuera del alcance de nuestro proyecto.
- Suposiciones: Lo que se da por hecho que se dispondrá a lo largo del proyecto.
- Restricciones: Limitaciones a tener en cuenta y que condicionan nuestro trabajo.
Estimaciones
Damos una primera aproximación del presupuesto y plazo del proyecto. Son estimaciones que podrán sufrir variaciones importantes, pero se fijan los límites y se da un punto de partida.
Recursos pre-asignados
Se configura una primera estructura de equipo de trabajo donde se fijan aquellas figuras clave para el desarrollo del proyecto, indicando si son recursos propios o externos.
Riesgos
Como todo proyecto, hay una componente de incertidumbre que se intenta acotar mediante una identificación a alto nivel de los riesgos inherentes. Se identifican y se da una valoración del nivel de riesgo presente.
Stakeholders
Se define el sponsor del proyecto y las figuras clave que determinarán su éxito. Como es habitual en el acta de constitución, se definen a alto nivel, sin valorar la estrategia de involucramiento posterior.
Nivel de autoridad
Se consolida el rol del Project manager y el grado de autoridad sobre el equipo de trabajo. Aquí se definen las funciones principales que deberá llevar a cabo.
Aprobaciones
Firma de los responsables de proyecto a nivel de sponsor. Este es el punto clave que autoriza el comienzo formal del proyecto.
Pasos esenciales para elaborar un Project charter
Los pasos vienen fijados por los contenidos anteriores, establecidos basándose en las definiciones de producto, partiendo desde una óptica de negocio y bajando hasta el grado de requerimiento funcional. No hay un modelo único de acta de constitución, pero está claro que el alcance y los objetivos de proyecto deben quedar claros bajo el prisma de un alineamiento estratégico de la organización.
A partir de lo anterior, comenzaremos a establecer todos aquellos parámetros que a juicio del patrocinador son necesarios para la aprobación del entregable de proyecto, estimando a alto nivel los condicionantes de partida y los límites de variación que puede aceptar para su desarrollo final.
Por último, entramos a valorar los recursos que permitirán su consecución, definiendo una jerarquía de trabajo y la línea de responsabilidad frente al proyecto. Esa es una de las claves del documento, comunicar las necesidades reales que deberán ser protegidas a lo largo de todo el ciclo de vida. Las aprobaciones finales, así lo contemplan.
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