La comunicación en el Project Management
En esta ocasión veo oportuno retomar el blog del mes de febrero para ampliarlo y actualizarlo con propósitos más concretos en el contexto del Project management, de manera que diseñe estrategias de coordinación del proyecto que sean útiles a lo largo de su extenso y a menudo más que complejo desarrollo del mismo.
Si recuerdan, comenté que en nuestra profesión el Project Manager busca herramientas de gestión de las comunicaciones como aspecto clave de nuestra visión completa del proyecto.
El propósito es claro: establecer un mecanismo colaborativo en equipo que permita dar visibilidad a las tareas en curso, compartir archivos y comunicarse entre sí. Todo ello para lograr una centralización que nos permita tener una visión holística del trabajo de Project management. Para ello tratamos el tema del uso de software con enfoque 100% profesional. Di algunos ejemplos y ahora me gustaría profundizar sobre este aspecto.
Ejemplo de software: Basecamp
Herramientas como Basecamp nos abren un nuevo panorama frente al reto de la gestión de proyectos. ¿Qué es Basecamp? Estamos ante un programa altamente especializado que actúa como un tablero Kanban pero de forma digital. Su principal objetivo es el de facilitar a los miembros del equipo información rápida sobre el progreso de las tareas en proceso.
Para ello, emplea chats de grupo en tiempo real y almacena documentos que facilitan la comprensión global del desarrollo. Su utilidad es evidente en entornos colaborativos y de alta complejidad. El impacto está claro: una mayor productividad.
Utilidades del software
Este software es sólo un ejemplo de la importancia de la incorporación de herramientas digitales en nuestro entorno de trabajo, sobre todo cuando éste tiende a complicarse por la multitud de recursos que interactúan a diario. Además, nos permite focalizar la entrega de valor a través de una perspectiva triple:
Sintetizamos las expectativas del sponsor alineándolas a los objetivos estratégicos y garantizando su comprensión.
Facilita la resolución de problemas haciendo que las amenazas se conviertan en oportunidades a partir de un aprovechamiento óptimo de los recursos y los flujos de trabajo.
Generamos confianza en nuestro equipo mediante un liderazgo colaborativo.
Un caso paradigmático es el del sector de la construcción, donde cada vez más empresas del ramo tienden a contratar programadores de software y analistas de datos en lugar de ingenieros tradicionales.
El objetivo es el de orientar los equipos de trabajo hacia el aprovechamiento de las nuevas tecnologías que faciliten modelos predictivos y cadenas de suministro digital. Y es que las capacidades de correlación entre la inteligencia artificial y el aprendizaje automático ayudan a mitigar los riesgos de tiempo y presupuesto del proyecto.
La generación de algoritmos que correlacionan múltiples criterios en base a sistemas de automatización de datos permite la identificación proactiva de sucesos o la comprensión de áreas poco definidas. En ello la gestión de riesgos en proyectos es clave para entender los umbrales de tolerancia y los disparadores de procesos reactivos.
En definitiva, siguiendo con el bloque dedicado al uso de software en el Project management, no olvidemos que la mejor manera de avanzar es combinar los conocimientos correlacionados generados por la IA con la inteligencia humana. A la vez, debemos servirnos de programas que agilicen nuestro trabajo mediante una comprensión más amplia de las complejidades del proyecto y la mejora de la comunicación en un entorno colaborativo.