Cómo optimizar la gestión del plazo de un proyecto

La gestión del plazo de un proyecto busca la entrega a tiempo y para ello, una de sus tareas más importantes es la detección de todos los elementos que pueden causar un retraso. A la hora de administrar el tiempo de un proyecto suele ser recomendable apoyarse en metodologías y técnicas que faciliten el control y la monitorización del consumo de este activo tan preciado. En muchos casos se utilizan softwares, gratuitos o de pago, que cumplen esta función simplificando la actualización de eventos e hitos, gracias al automatismo que garantizan y multiplicando la eficacia de la gestión, al evitar los errores humanos.

Los métodos más efectivos para llevar a cabo la gestión de plazo de un proyecto

• Diagrama de Gantt: ayuda a planificar el tiempo previsto de duración para cada una de las actividades del proyecto. Su manejo es simple y claro, estando especialmente indicado para la gestión de proyectos sencillos. La principal desventaja de este método es que no muestra las dependencias entre actividades.
• PERT: permite llevar a cabo la planificación y control de un proyecto en base a cálculos probabilísticos. Está indicado para la gestión de proyectos de cualquier tipo y aporta gran eficiencia en la de proyectos complejos. Sus principales inconvenientes son el riesgo que implica de centrarse demasiado en el camino crítico y que las actividades requieren de una definición clara y completa, que derive en la estabilidad de sus interdependencias.
• Método del camino crítico: permite identificar la ruta e actividades de proyecto que implica la mayor duración, lo que posibilita la determinación del plazo mínimo de consecución de proyecto. Su principal inconveniente es la complejidad que implican sus cálculos a medida que aumenta la del proyecto en sí y el hecho de que no contempla la gestión de los recursos asociados a cada actividad.
• Método de la cadena crítica: este método se basa en la gestión de amortiguadores de tiempo y es uno de los que aportan mayores probabilidades de éxito al simplificar la gestión del plazo de un proyecto y su control, aumentando su eficacia. Además esta técnica consigue solucionar el problema de las limitaciones de recursos compartidos, permitiendo al proyecto superar los principales cuellos de botella con resultados de éxito.

Elementos de la gestión de plazo de un proyecto

Sea cual sea el método elegido para la gestión del plazo de un proyecto, existen distintos procesos que han de tenerse en cuenta en esta planificación, tal y como el Project Management Institute (PMI) dispone, son los siguientes:

1. Definición de actividades: su objetivo es identificar las actividades necesarias para la consecución de todos y cada uno de los entregables de que se compone el proyecto.

2. Determinación del orden secuencial de las actividades y tareas: implica desde el establecimiento de prioridades hasta la documentación de dependencias entre las actividades que forman un proyecto.

3. Estimación de recursos de las actividades: trata de prever las necesidades que cada tarea y actividad planteará en materia de recursos de todo tipo, para poder completarse según lo previsto.

4. Previsión de la duración de las actividades: estima las unidades temporales que serán necesarias para la consecución de cada tarea, actividad y para el total del proyecto, fijando un plazo máximo.

5. Desarrollo del cronograma: su misión es elaborar el cronograma del proyecto, que servirá como herramienta para la comunicación, control y seguimiento de su evolución. En su confección se deben tener en cuenta la duración y dependencias de las actividades, los recursos, sus requisitos y restricciones y los supuestos.

6. Control del cronograma: monitoriza el progreso del proyecto a través de los cambios que se detectan en el cronograma. El Director de Proyecto deberá tener en cuenta durante su trabajo  la naturaleza de los procesos que componen la gestión del plazo de un proyecto ya que:

•  En proyectos pequeños o menos complejos es posible agrupar varios de estos procesos.
•  La creación del Plan de Gestión de Proyecto ha de ser anterior a la gestión del plazo de proyecto, ya que determina la forma y criterios de control del cronograma.
•  El nivel de detalle y la exhaustividad del cronograma pueden variar de un proyecto a otro, o incluso de una etapa a otra dentro del mismo proyecto.