Cómo elaborar un proyecto: aviso para navegantes
Uno de los temas sobre los que más análisis, teorías y guías se han publicado hasta el momento es cómo elaborar un proyecto. Es un asunto que sigue acaparando la atención tanto de los profesionales de la gestión que suman años de experiencia como de aquellos que apenas se inician en esta materia.
Y como es normal, hasta la fecha no existe una fórmula mágica que garantice el éxito pleno de las actividades que componen un proyecto, cualquiera que sea su campo de acción, su metodología, su número de miembros y acciones o su impacto en el entorno.
¿Cuál es la razón? Sencillo: a la hora de plantearnos cómo elaborar un proyecto, lo primero que debemos tener en cuenta es que cada proceso tiene sus peculiaridades, y que lo que en un caso puede resultar eficaz no necesariamente lo es en otros. Es decir, cada proyecto debe encontrar su método.
Cómo elaborar un proyecto: pasos que sí o sí debes incluir
La anterior aclaración no significa que no haya una guía estándar o unos elementos mínimos sobre cómo elaborar un proyecto. A fin de cuentas, los proyectos guardan relación unos a otros pese a sus diferencias de método o ejecución. De esos elementos mínimos es que te queremos hablar en esta ocasión:
1. Objetivos: ¿hacia dónde vamos?
Ningún proyecto surge de la nada. Siempre existe una necesidad previa que es la que nos motiva a asacar adelante el proyecto en sí mismo. Los objetivos deben ser claros y realistas. Es posible que durante el proceso de elaboración se hagan retoques, pero si han sido concebidos correctamente su esencia se mantendrá. Los objetivos son la columna vertebral de todo el proceso.
2. Investigación: ¿con qué datos contamos?
Identificada la necesidad, lo siguiente es ir a por la información y los datos que nos ayuden a recabar más elementos sobre el tema central del proyecto. Es común que los datos cuestionen los objetivos, pero no es algo necesariamente negativo. ¿Prefieres que las dudas afloren ahora o en etapas posteriores? Si esto sucede, ajusta las cosas que creas conveniente.
3. Metodología: ¿cómo hacerlo?
Existen dos tipos de metodologías que se usan con regularidad: las predictivas, que buscan averiguar cuanto antes las siguientes fases del proceso una vez se ha concluido la precedente; y, por otro lado, las ágiles, que se enfocan en solucionar los fallos e inconvenientes en el menor tiempo posible.
4. Planificación: ¿cuándo hacer cada cosa?
Con base en la metodología, ahora sí puedes planificar actividades y plazos de ejecución. Ten en cuenta que existen acciones primarias y secundarias, y que en función de esa clasificación puedes diseñar las iteraciones o bloques de tareas. Además, a la hora de fijar los plazos, recuerda que la clave está en la flexibilidad para evitar que los plazos sean demasiado justos.
5. Recursos: ¿tenemos lo necesario?
No olvides hacer un inventario de los recursos que ya tienes y de los que aún te falta por conseguir. En este punto es esencial la elaboración de un presupuesto con el que puedas visualizar los costes por cada iteración y los costes generales.
Por último, ten en cuenta que otros de los aspectos que debes plantearte a la hora de definir cómo elaborar un proyecto es el modelo de comunicación, el cual ayudará a la fluidez y la oportunidad de la información entre los integrantes del mismo.
