Cómo afrontar la etapa de seguimiento y control de mi proyecto

Esta etapa del proyecto es clave para determinar tu valía como gestor. Las decisiones que tomes, ya sean encaminadas a seguir por el mismo camino o a ajustar el plan para el logro de objetivos, serán fundamentales para poder hablar de un proyecto de éxito o un proyecto fracasado.

El seguimiento y control del trabajo permitirá saber si todos los recursos asignados al proyecto aseguran que se realice correctamente. Podrás detectar desajustes a tiempo para resolverlos. El feedback o retroalimentación es esencial; el gestor necesita información y datos comprobables y actualizados que le permitan tomar decisiones rápidas.

¿Qué es el seguimiento y control?

Monitorizar y controlar el trabajo del proyecto implica rastrear el desempeño real del proyecto con las actividades planificadas de gestión de la iniciativa.

Puede verse principalmente como una función de control que tiene lugar en todas las etapas de un proyecto, es decir, desde el inicio hasta el cierre. Para proyectos pequeños, monitorizar y controlar el trabajo del proyecto es comparativamente una tarea fácil. Sin embargo, resulta más estrictamente necesaria para proyectos grandes en los que el director del proyecto requiere un esfuerzo formal para supervisar y controlar cómo van los procesos.

¿Qué es la fase de seguimiento?

Este proceso de seguimiento y control del trabajo del proyecto es extremadamente importante, ya que podría suceder que se pueda completar el proyecto a tiempo, sin embargo, sin alcanzar los niveles de calidad deseados. Del mismo modo, que proyecto aumentase el alcance, pero excediendo los límites de tiempo y coste.

El director del proyecto debe equilibrar los requisitos de las diferentes áreas de conocimiento para controlar el proyecto a través del trabajo de seguimiento y control del proyecto. Para ello, puede ser preciso crear medidas de desempeño o usan otras existentes para identificar el desempeño del proyecto a intervalos regulares durante el curso del proyecto.

Monitorizar y controlar el trabajo del proyecto implica comparar con el plan de gestión del proyecto y, en algunos casos, también requiere de:

• Solicitudes de cambio. Los cambios son inevitables. A pesar de planificar el proyecto hasta el más mínimo detalle, un director de proyecto encontrará cambios durante el transcurso de la iniciativa. También pueden ser cambios en las políticas y procedimientos existentes utilizados en el proyecto.
• Acción preventiva. Tomar acciones correctivas es un enfoque reactivo, mientras que tomar acciones preventivas es un enfoque proactivo. Significa lidiar con desviaciones anticipadas o posibles de la línea de base de medición del desempeño. Saber cuándo tomar acciones preventivas requiere más experiencia que una mera comprensión del marco de gestión de proyectos, por lo tanto, el proceso de tomar acciones preventivas no es tan claro como las acciones correctivas. Algunos de los ejemplos de acciones preventivas son cambiar un proveedor porque sus productos casi no cumplen con los criterios de aceptación, capacitar a los miembros del equipo en determinadas tareas especializadas o realizar un control integrado de cambios, aplicable a cualquier acción preventiva. Las acciones preventivas podrían cambiar el plan de gestión del proyecto, las líneas de base, las políticas o los procedimientos, el estatuto, el contrato o la declaración de trabajo.
• Reparación de defectos. Otra palabra para reparación de defectos es "retrabajo". Cuando un componente del proyecto no produce el resultado requerido o no cumple con las especificaciones requeridas, se puede solicitar una reparación por defecto. La reparación de un defecto puede cambiar el plan de gestión del proyecto, las líneas de base, las políticas o los procedimientos, el estatuto, el contrato o la declaración de trabajo, por lo que tiene que pasar por un proceso de control de cambios integrado.

¿Cómo se realiza un seguimiento de un proyecto?

Algunas características fundamentales de esta fase de control son:

1. Visión global: el control ha de abarcar todos los aspectos, fases e implicados del proyecto.
2. Periodización del control: es necesario realizar este seguimiento de forma periódica para establecer una evolución y extraer conclusiones de avance.
3. Control creativo y eficaz: se trata de buscar las claves, los indicadores que permitan dirigir el proyecto hacia sus objetivos.
4. Control motivador: el seguimiento de un proyecto nunca debe ser represivo, hay que ejercer un liderazgo transformador y creativo con los colaboradores para obtener lo mejor de cada uno y solucionar los problemas de forma conjunta entre todos los miembros del equipo.
5. Control flexible: para adaptarse a las circunstancias y hacer posible la consecución de los objetivos.

¿Cómo se hace el seguimiento y evaluación de un proyecto?

Para llevar a cabo el control será muy útil que implementes técnicas de seguimiento como reuniones, revisiones de los avances reales, informes que realiza tu equipo de trabajo con una frecuencia especificada o software informático para la administración de proyectos. Además, el gestor de proyectos ha de ser ágil a la hora tanto de manejar como de comunicar a los implicados el seguimiento y control.  Se trata de encontrar la manera de revisar ágilmente la información valiosa, no de convertir el seguimiento en una tarea tediosa que retarde cualquier toma de decisiones. Lógicamente, el control financiero es una parte fundamental que el gestor necesita tener muy en cuenta.

El equilibrio entre el tiempo, el objetivo conseguido y el coste implicado para lograrlo son algunos de los aspectos a tener en cuenta para la toma de decisiones. También, y, no menos importante, es cuánto se ha progresado, cuánto ha cambiado el proyecto desde su planteamiento, qué rentabilidad se está obteniendo, a qué problemas y riesgos hay que hacer frente, qué calidad global se consigue y si se cuenta con los recursos materiales y el capital humano necesario. Parte del éxito del gestor de proyectos en este momento del proyecto está en asumir responsabilidades y ser inteligente en la toma de decisiones para conseguir los objetivos.