Cómo elegir tus herramientas informáticas para el Project Management

 La tecnología ofrece cada vez más opciones para la adecuada gestión de proyectos. En el actual mercado existen numerosas herramientas que buscan satisfacer las necesidades de cada tarea, actividad o plan de negocio. La planificación, recordemos, es un asunto fundamental para el éxito de los procesos. Y de ahí la importancia de decantarse por la herramienta más útil. Sin embargo, no siempre existe esa correspondencia proyecto-herramienta. A veces los recursos no son los adecuados o resultan insuficientes; en otras ocasiones, es el plan en sí mismo el que no sabe cómo gestionarlos. Por ello, antes de definir la herramienta más oportuna para cada caso es necesario ir al origen del proyecto y revisar sus características básicas:

a) Número de tareas: es el dato más importante. Visualizarlo implica tener una idea clara de sus distintas fases y, por tanto, de su evolución y desarrollo. A nivel directivo, no es lo mismo planificar un proyecto con muchas tareas que otro con pocas.

b) Tiempo: de igual modo, esas tareas deben tener definido un tiempo de ejecución y unos plazos para la entrega de resultados.

c) Recursos disponibles: esta categoría habla de aquellos elementos de los que se dispone para llevar a cabo las tareas propuestas. La elección de la herramienta también depende de si son muchos, pocos y de su naturaleza (técnicos, humanos, etc.). La idea es aprovecharlos al máximo.

d) Miembros: igualmente importante es el número de personas que intervienen en la ejecución de las tareas. En lo posible, la herramienta elegida debe ser de dominio de todas ellas; si no es posible, al menos de las más capacitadas.

Elegir la herramienta. ¿Cómo hacerlo?

Como decíamos antes, el mercado actual ofrece múltiples posibilidades para la gestión de proyectos a través de herramientas informáticas. Las hay de muchos tipos. Cada año emergen nuevas y con un carácter más especializado. El asunto, entonces, consiste en sopesar las posibilidades de cada una de ellas, algo que debe hacerse en función de los requerimientos del proyecto. Lo primero que se debe tener en cuenta es la naturaleza de la herramienta, que en este sentido puede ser de dos tipos: individual, es decir, para un solo gestor; y multiuso, que puede ser aplicada por varias personas a la vez. Además, es preciso señalar que no todas las herramientas son de tipo genérico: existen otras específicas que ayudan a la gestión de pequeñas tareas o funciones. No obstante, existen otros criterios que pueden ayudar a clarificar la elección. Veamos tres de los más importantes:

1. La funcionalidad: se trata de analizar si las opciones de uso de la herramienta son compatibles con las tareas, las fases y los tiempos del proyecto. Es decir, si es posible acoplarla al proceso para que permita una gestión eficaz del mismo.

2. El coste: en otros casos, el indicador más importante es el valor económico, que debe ir en consonancia con el coste total del proyecto.

3. La curva de aprendizaje: finalmente, es fundamental saber de antemano cuánto tiempo invertiremos en dominar la herramienta elegida. Cuando es mucho, supone un claro inconveniente para el proceso. En el caso de los grupos de trabajo, esto se traduce en formación complementaria.