Checklist proyecto: los esenciales

Un project manager no necesita de uno, sino de infinidad de checklist proyecto para poder ejercer su labor con total garantía de éxito: evitando errores, reduciendo los lapsos y descuidos y minimizando el riesgo. Un proyecto es un entorno muy cambiante y tener una guía a la que poder acudir para poner un poco de orden en el caos resulta de gran utilidad. A la hora de confeccionar las distintas plantillas de gestión de proyectos es muy recomendable preparar un checklist proyecto previo, inspirado en las cuestiones más relevantes que se conozcan, en base a la experiencia a lo largo de la carrera profesional como Project Manager y a la formación especializada recibida.

Checklist proyecto: la preparación

Antes de lanzarse a la búsqueda o elaboración de diferentes plantillas que den soporte a la gestión, merece la pena invertir un poco de tiempo en plantearse las preguntas que ayudan a confeccionar un buen checklist proyecto que sirve de estructura para cualquier otra herramienta. Las que no pueden faltar son las siguientes:

1.Recursos

Recursos disponibles
Recursos necesarios.
Recursos empleados en proyectos anteriores similares.
Lecciones aprendidas aplicables de proyectos anteriores equiparables.

2. Cuestiones ejecutivas

Relación del proyecto con el plan estratégico.
Relación con prioridades de negocio.
Incidencia en la posición competitiva de la organización.

3. Administración

Responsable del proyecto.
Líneas de comunicación.
Métodos de presentación de informes.
Estructuras necesarias.
Frecuencia de las reuniones.
Dotación de personal actual.
Necesidad de contrataciones.
Necesidad de recurrir a consultorías externas.
Formación necesaria para los equipos.

4. Finanzas

Coste estimado del proyecto.
Presupuesto del proyecto.
Modos de financiación.
Beneficios potenciales.
Existencia de sponsors.
Plazo de entrega.
Existencia de penalizaciones por retrasos.

5. Calidad

Medios de monitorización del progreso.
Fuentes de verificación.
Indicadores clave de gestión.
Responsables de la recogida de métricas.
Periodicidad de los informes.

6. Política

Consideraciones sobre las partes interesadas.
Identidad de los accionistas.
Identidad de los miembros de los equipos.
Identidad de los proveedores.
Identidad del cliente.

7. Legal

Normativa aplicable.
Legislación especial aplicable.
Reglas internas aplicables.

8. Espacio / Instalaciones / Equipo

Instalaciones necesarias.
Equipos necesarios, momento de intervención en el proyecto y su procedencia.
Herramientas necesarias, momento de intervención en el proyecto y su procedencia.
Soluciones tecnológicas necesarias.

9. Riesgos

Riesgos que pueden afectar a la viabilidad del proyecto.
Riesgos potenciales.
Probabilidad de aparición de cada riesgo.
Medios de prevenirlos.
Plan de contingencia.

Además de estas nueve áreas de conocimiento, imprescindibles para cualquier checklist de proyecto que se vaya a elaborar, puede resultar enriquecedor indagar en los puntos fuertes del proyecto, desde su planteamiento y sus principales debilidades; así como en la aportación del proyecto a su cumplimiento para la organización. Por último, no puede olvidarse la importancia de revisar los checklist proyecto para mantener su utilidad en base a una buena actualización.