Cálculo de costes de un proyecto
El cálculo de costes es uno de los elementos que no pueden faltar para poder determinar la viabilidad de un proyecto. La estimación precisa de los gastos que implicará el proyecto es crucial para mantenerse dentro del presupuesto y poder completar el proyecto. Hoy día, existen distintos tipos de software específicos que facilitan estos cálculos, si bien el cálculo de costes del proyecto requiere una planificación detallada y precisa que debe, además, siempre incorporar una previsión que incluya las posibles complicaciones que pueden aparecer.
Cómo hacer el cálculo de costes de un proyecto en la práctica
El cálculo de costes de un proyecto puede descomponerse en ocho pasos:
1. Elaboración de una lista de acciones: más que centrarse en las actividades y tareas, en este listado hay que incluir los pasos necesarios para llevar el proyecto a buen término. Por supuesto, se deben contemplar todos los que tienen que ver con la ejecución en sí; pero también hay que registrar aspectos tales como la obtención de permisos, la relocalización o cambio de horarios de trabajo que deba aplicarse de forma temporal y los pasos a dar una vez se ha completado el proyecto, como la recogida y limpieza. Merece la pena involucrar a miembros de los equipos de trabajo en esta tarea, para evitar olvidarse de aspectos importantes que tendrán su repercusión económica en el cálculo de costes.
2. Estimación temporal: llegados a este punto, es necesario calcular cuánto tiempo tomará cada paso. Conociendo el tiempo que cada acción consume se pueden estimar los costes que implica de forma más precisa.
3. Cálculo de costes laborales internos: es el sumatorio de costes relacionados con el personal en plantilla. En base a las aproximaciones de volumen de personal que se necesitará durante cada paso del proceso y el número de horas que van a trabajar, se determina el precio resultante. Puede resultar interesante hacer una previsión del coste de personal adicional que habrá que contratar para el proyecto y de las horas extras que puede ser necesario contabilizar.
4. Cálculo de costes de mano de obra externa: en todo proyecto suele ser preciso contratar los servicios de subcontratistas para realizar trabajos especializados. Es momento de comparar ofertas y pedir presupuestos, en base a los cuales se puede averiguar el precio por hora, que habrá que sumar al coste total de personal.
5. Investigación de los materiales que se necesitan para completar el proyecto: materiales, herramientas y equipos deben ser contabilizados, pensando en el momento de su intervención en relación con los pasos listados en la primera etapa del cálculo de costes. Contrastar esta estimación con las realizadas en proyectos anteriores o solicitar la colaboración de alguien con más experiencia en el campo pueden minimizar los errores.
6. Cálculo de costes de materiales, herramientas y equipos: averiguar si los subcontratistas que participarán en momentos puntuales suministrarán sus propios materiales y si dichos costes se incluyen en sus ofertas. En el resto de casos proceder a llevar a cabo el cálculo en función del volumen de materiales, sus condiciones de transporte y los términos de contrato de alquiler (o compra si fuese el caso) de equipos y herramientas.
7. Creación de un amortiguador financiero: añadir un porcentaje adicional para permitir sobrecostos, pago de horas extras y aumentos de los costes de los suministros durante la duración del proyecto. Este amortiguador puede oscilar entre el 10 y el 30%, dependiendo de la variabilidad de precios en el sector de que se trate.
8. Monitorización del consumo del presupuesto: tan importante para la viabilidad de un proyecto como hacer un buen cálculo de costes es establecer un procedimiento para realizar un seguimiento de su evolución a lo largo de la duración del proyecto. Informes periódicos de los contratistas, una hoja de cálculo o reuniones con los diferentes equipos de trabajo pueden ayudar a hacer ajustes para afinar la estimación sobre la marcha. Además, esta capacidad de control permite detectar los excesos de costes y ser capaz de actuar para tomar medidas antes de que se pierda alineación con los planes.