Áreas básicas de conocimiento para la gerencia de proyectos
No todas las personas están capacitadas para ejercer la gerencia de proyectos. Se trata de una rama que por lo general exige una serie de conocimientos y habilidades tanto técnicas como humanas que sólo unos pocos poseen o desarrollan y que sin duda marcan la diferencia en el plano profesional.
Dichas habilidades suelen englobarse en una categoría denominada «áreas básicas del conocimiento», la cual se ha ido modificando en función de las exigencias del entorno. No es lo mismo ser gerente de proyectos en el siglo XXI que haber ocupado un cargo de este tipo hace 20 o 30 años.
Gerencia de proyectos: áreas de conocimiento necesarias
Si nos centramos en el escenario actual, lo primero que podemos decir es que dichas áreas han sufrido cambios sustanciales: por un lado, son muchas más que las que se exigían antes; por otro, han modificado totalmente su enfoque.
Aunque no existe la última palabra al respecto (en la era digital todo cambia sin que nos demos cuenta), las 8 áreas que se han identificado hasta el momento para una buena gerencia de proyectos son las siguientes:
1) Integración del proyecto:
La gerencia del siglo XXI no contempla piezas aisladas o rezagadas. Por el contrario, parte de la base de que todo está integrado en un sistema y que su función principal es la coordinación de los distintos elementos que confluyen en un proyecto. Esto incluye la elaboración y ejecución de un plan y el control de cambios, que deben implementarse de forma integrada, es decir, en el sistema en su totalidad.
2) Alcance del proyecto:
Esta área se resume en una palabra: visión. El gerente del proyecto debe tener claros cuáles son los alcances del mismo en términos de plazos y tiempos y, sobre todo, en lo que se refiere al impacto.
3) Estimación de tiempos y plazos:
Esta competencia supone la elaboración de una project timeline en la que se fijen las tareas previstas, sus plazos de ejecución y los recursos disponibles para cada una. No debe olvidarse el carácter integrador (competencia 1) que debe tener el cronograma de un proyecto, es decir, que cada tarea forme parte de una cadena de valor.
4) Gerencia de costes:
El buen gerente de proyectos debe gestionar los costes específicos y generales a través de un trabajo previo de planificación de los recursos (tanto humanos como técnicos). Los costes siempre deben ser estimados y tener cierto margen.
5) Gerencia de la calidad:
Se trata de una de las características propias de la gerencia de proyectos del siglo XXI. Sus responsables abogan siempre por implementar acciones que permitan evaluar la calidad de los productos, servicios o contenidos y eliminar todos aquellos obstáculos que impidan alcanzar un mayor nivel de satisfacción. Esta competencia debe estar enmarcada en una política corporativa de Gestión de Calidad.
6) Recursos Humanos:
La idea es tomar las decisiones que aumenten el nivel de productividad y compromiso de quienes intervienen en el proceso. Esto no sólo incluye sistemas de incentivos, sino también la contratación de personal altamente cualificado.
7) Comunicación del proyecto:
A la gerencia de proyectos también le corresponde elaborar un plan de comunicación que se adapte a las necesidades de cada caso. Dicho plan debe contemplar básicamente la distribución de la información, la fluidez de la misma y la divulgación del estado de cada fase del proyecto, desde la primera hasta la entrega definitiva.
8) Gerencia de riesgos:
Por último, un área imprescindible en cualquier proyecto es la de gestión de riesgos, que tiene que ver con la identificación de las amenazas a las que puede enfrentarse el equipo de trabajo en cualquier fase de ejecución, así como la gestión de esos riesgos, ya sea mitigando sus efectos o revirtiendo su impacto.
