Además de las habilidades de cualquier líder, el responsable de proyectos industriales debe enfatizar en la comunicación y el control
La oficina de gestión de proyectos es la que asume el rol de intermediaria entre el plan de empresa y los distintos proyectos que se generan al interior de ésta. Es decir, hace que la planificación y la ejecución sean compatibles y efectivas.
Su objetivo principal es centralizar y gestionar la ejecución de los proyectos. Puede ser una oficina, un área o, si la complejidad de los procesos lo precisa, un departamento con responsables designados para tal efecto. Por supuesto, su presencia está más extendida entre las empresas grandes o en aquellas cuya actividad suponga la planificación de obras de gran envergadura. En empresas pequeñas, en cambio, esta labor suele recaer en departamentos ligados a la gestión de los recursos o a las labores contables y financieras. En función de la complejidad de las tareas previstas, se pueden distinguir varias clases de oficinas de gestión de proyectos. Las más conocidas son:
- Oficina de proyectos: evalúa y aprueba distintos proyectos.
- Oficina estándar: establece la capacidad y el soporte de la infraestructura de cada proyecto, además, claro, de aprobarlos.
- Oficina avanzada: se centra en la evaluación de proyectos que supongan altos grados de complejidad. Para ello, suele basarse en las herramientas establecidas por el Project Management Institute (PMI).
- Centro de excelencia: esta oficina amplía su labor de aprobación y revisión de proyectos a la mejora permanente de los mismos. Su ponto de apoyo son las metas estratégicas del negocio.
- Oficina estratégica: se encarga de monitorizar los proyectos para que éstos estén alineados con la estrategia empresarial.
- Consultora: en este caso, se trata de servicios contratados por la empresa para la evaluación y gestión de proyectos. Los miembros de estos equipos no hacen parte de la organización, lo cual supone un mayor trabajo de coordinación entre éstos y los directivos o responsables. Es una modalidad habitual.
Funciones de una oficina de gestión de proyectos
Trazar líneas de acción no siempre es fácil. En este caso, el reto consiste en distinguir las funciones de una oficina de gestión de proyectos con las que ejercen otras áreas o departamentos de la misma empresa. Esto puede dar origen a las luchas de poder entre departamentos, sobre todo si se tiene en cuenta que las oficinas de gestión de proyectos son una creación reciente dentro de los mapas corporativos. En cambio, áreas como la gestión financiera o la de Recursos Humanos gozan de cierta tradición corporativa. Teniendo en cuente esto, lo más correcto es definir cuáles son las funciones básicas de una oficina de estas características y cuáles no.
a) Sí son funciones:
- Alinear la estrategia de la organización con la ejecución de diversos proyectos.
- Incorporar la gestión de proyectos dentro de la cultura corporativa.
- Garantizar la homogeneidad de los proyectos de cada organización.
- Presentar soportes que justifiquen o avalen la elaboración de los proyectos.
- Fomentar la mejora continua en el campo de la gestión de proyectos.
- Proveer información, plantillas, normas y métodos relativos a este campo.
b) No son funciones:
- Definir la estrategia corporativa de las compañías.
- Garantizar el éxito de los proyectos; su función es sólo evaluarlos y alinearlos.