3 herramientas de gestión de proyectos para la empresa

A la hora de gestionar un proyecto, además de disponer del software específico adecuado, es importante contar con otros recursos tecnológicos adicionales que nos faciliten la puesta en marcha y la consecución de objetivos. Por eso mismo, en este post hablaremos de una serie de herramientas de gestión de proyectos que, a pesar de no haber sido creadas específicamente para el Project Management, sí pueden ofrecer numerosas ventajas en él.

Aclaramos que las herramientas de gestión de proyectos en las que nos centraremos estarán todas ellas basadas en la tecnología informática, por lo que el listado se compone de software. Sin embargo, no debemos olvidar que también podemos encontrar herramientas físicas que contribuyan a alcanzar los mismos objetivos.

Herramientas de gestión de proyectos #1: Evernote

Evernote es una aplicación que fue creada para organizar el trabajo de forma general. Sea en un proyecto, en el día a día de la oficina o a nivel académico, por citar algunos ejemplos, la herramientas ofrece múltiples posibilidades.

La principal ventaja de Evernote es que permite gestionar información de distintos modos:

Con notas de texto. Sencillamente escribimos lo que queramos anotar y lo guardamos en nuestra cuenta.
Con notas de voz. Mucho más rápido y directo que escribir, ideal para cuando no tenemos tiempo suficiente para teclear.
Con una colección organizada de links. Cuando queremos guardar un link de internet para consultar más adelante, es habitual que utilicemos los Favoritos o Marcadores de nuestro navegador. Sin embargo, esto supone un problema: perderemos todos los links guardados si nuestro ordenador se estropea. En cambio, con Evernote, dado que es un servicio en la nube, nunca perderemos lo guardado.
Con capturas de pantalla. Opción muy útil cuando lo que queremos guardar es sencillamente una información determinada que aparece en pantalla, sin almacenar el hipervínculo.

Además, al tratarse de un servicio en la nube, nos permite consultar desde cualquier dispositivo todo lo que hemos guardado en nuestra cuenta. Para ello solo es necesario tener instalada la aplicación e ingresar en ella.

Por todo ello, Evernote se convierte en una de las herramientas de gestión de proyectos que, sin haber sido creada específicamente para ello, supone una gran aliada.

Herramientas de gestión de proyectos #2: Google

Google se suele conocer como un buscador de información, pero también es una de las herramientas de gestión de proyectos que más potencial tiene.

Cuando creamos una cuenta en Google, dispondremos de distintos servicios. Los más destacables en lo que respecta a gestión de proyectos son:

Gmail. Uno de los gestores de correo electrónico más utilizados en todo el mundo.
Google Drive. Similar a Dropbox, pero con mayor capacidad gratuita, es un servicio de almacenamiento en la nube donde podremos guardar todos los archivos que queramos hasta un límite de 15 GB iniciales.
Google Calendar. Se trata de una agenda online en la que podremos programar nuestras fechas de entrega o cualquier actividad diaria, semanal, mensual… Destaca, además, la posibilidad de combinar calendarios de distintas cuentas y así saber inmediatamente las disponibilidades comunes de cada persona implicada en el proyecto.
Google Docs. Es una suite ofimática en la nube. Eso implica que dispone de un procesador de textos, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas, etc. que podemos utilizar en colaboración con otras personas que formen parte del mismo proyecto.

Herramientas de gestión de proyectos #3: Keepass Password Safe

Es tan habitual como poco recomendable tener todas nuestras contraseñas anotadas en una libreta o en un documento de Word. Este tipo de soluciones ofrecen poca seguridad, por lo que debemos optar por otras.

Keepass es una base de datos de contraseñas en donde podemos guardar todas las nuestras protegiéndolas únicamente con una clave maestra. Es decir, que gracias a este programa, con solo memorizar una contraseña podremos acceder a todas las demás, que estarán protegidas por la primera. Si la clave maestra es segura, podremos estar tranquilos ante cualquier intento de robo o sustracción.

Dado que en Project Management es necesario trabajar con una gran cantidad de cuentas, cada una su contraseña, Keepass se convierte en una de las herramientas de gestión de proyectos más necesarias.

Si quieres saber más acerca de cómo gestionar este tipo de herramientas, visita nuestro Master en Project Management.