¿SE DEBE LLEVAR EL MOVIL A UNA REUNIÓN?

En una reunión atender llamadas, revisar el correo o chatear durante son los comportamientos típicos de quien usa el teléfono o dispositivo móvil en una reunión que tendrá muchas papeletas para ser ineficaz. Los expertos en reuniones eficaces dirían que a los dispositivos móviles y teléfonos los carga el diablo en términos de productividad cuando éstos se utilizan indebidamente en una reunión de trabajo. Pueden convertirse en una de las principales causas de ineficacia. Y una reunión ineficaz crea frustración en todos los niveles de la organización, y la información que genera suele ser manejada de forma inadecuada por quienes asisten a ella.

Este uso impropio del móvil, la tableta o cualquier otro dispositivo que interrumpe, alarga o bloquea una reunión tiene que ver con aquellos que se convierten en adictos a la multitarea. Suelen parecer muy ocupados, pero esa aparente actividad se traduce en realidad en simples tareas prescindibles sin demasiado valor para la organización a la que pertenecen.

Navegar por internet desde el dispositivo móvil de turno; recibir llamadas o hacerlas dentro de la sala de reuniones, distrayendo o retrasando a los participantes; revisar de forma constante los correos electrónicos y las redes sociales, o contestar compulsivamente y tuitear mientras otros hablan, comentando aspectos de la propia reunión con otras personas fuera de la sala, son algunos de los comportamientos más criticados que pueden convertir una reunión en un acto estéril.

Según las estadísticas, los hombres son el doble de tolerantes que las mujeres ante este tipo de prácticas, y los jóvenes entre 21 y 30 años son los que se muestran más permisivos: un 80% de quienes se encuentran en este segmento de edad considera "aceptable" leer mensajes de texto y correos electrónicos en una reunión de trabajo.

Desde hace tiempo el teléfono móvil se ha convertido en parte inseparable de nuestro propio cuerpo. Da lo mismo la edad, clase socioeconómica, trabajo o lugar de residencia. El móvil ya forma parte de la vestimenta diaria que nos acompaña permanentemente. En el trabajo es una buena herramienta y nadie le va a negar los beneficios que aporta a la comunicación universal, pero como no es oro todo lo que reluce, es preciso acotar un poco el uso que hacemos de estos aparatitos para evitar que en vez de favorecer puedan entorpecer nuestra vida diaria y/o en los negocios.

Cuando vamos a una reunión de trabajo o de negocios además de la cartera con los papeles, catálogo, demos u otros documentos siempre llevamos el móvil. Para no arruinar la reunión esto es lo debes y no debes hacer.

Poner el móvil encima de la mesa

Sólo se recomienda si está apagado o silenciado y boca abajo. Si lo pones con la pantalla boca arriba aunque esté en silencio todos los asistentes verán que te están llegando llamadas y mensajes de whatsapp. Además denota que la reunión te importa poco y prefieres estar atento al móvil. Más aún si cuando se ilumina o vibra se te va permanentemente la mirada hacia la pantalla. Tampoco es conveniente dejarlo con modo vibrador porque entonces toda la mesa temblará cada vez que entre algo nuevo.

Tomar apuntes con el móvil

Puedes ser muy hábil escribiendo pero no transmites seriedad. Denota más seguridad ante los interlocutores si usas tu libreta moleskine y un buen bolígrafo. Sin darte cuenta estarás transmitiendo fortaleza y confianza.

Tener el móvil entre las manos debajo de la mesa

Si estás esperando una llamada o mensaje importante o por el contrario tienes que hacerla o enviar el mensaje, es conveniente que pidas permiso y salgas de la sala para hacerlo. Cuando entres da las gracias y sigue atento a la reunión. Pero nunca estés con las manos debajo de la mesa tratando de enviar un whatsapp o mirando la foto que te han enviado los compis de la oficina o tu hijo/a.

Jugar o ver vídeos

Si estás en esa reunión es porque tiene algún interés para ti o para tu empresa. Por muy gracioso que sea el video que te han enviado o muy adictivo el juego que tienes instalado, son actividades que nunca debes realizar en una reunión, aunque esta sea grande y en una sala donde apenas puedas ser descubierto. Si lo haces serás un/a maleducado/a  y si además te pillan te convertirás en el hazmerreír de todo el grupo.

Tener el móvil en el bolsillo

Esto es lo deseable y recomendable siempre. Además debe estar apagado o en silencio pero sin vibrador. De esta manera podrás concentrarte adecuadamente en los puntos a tratar en la reunión, demostrarás interés y serás cortés con el resto de compañeros/as.

Twitter, Foursquare, Instagram y demás redes sociales

Puedes hacer checkin en foursquare antes de entrar a la reunión pero nunca cuando ya estás en la sala. Tampoco hay que tuitear lo que se dice en la reunión; eso sólo puedes hacerlo cuando asistes a una conferencia. Y por supuesto nada de fotos para subir a instagram Hay que recordar que estás en una reunión de trabajo o negocios, y seguramente lo que menos importancia tiene es la versión social de lo que allí se trata. Sé prudente y si deseas enviar un tuit tras la reunión anúncialo para asegurarte que está permitido.

Dicho todo lo anterior, cabe mencionar que hay empresas, y cada vez con más demanda, que instalan en alguna sala en concreto de la empresa un dispositivo que deshabilita y permite programar una pausa de la conexión, y bloquear el acceso, a Internet desde diferentes dispositivos como puede ser un teléfono móvil o una Tablet.

La función deshabilitar impide que los dispositivos utilicen LDSAccess. Esta función es útil para preservar el ancho de banda de internet durante las reuniones o transmisiones importantes. Una vez que se deshabilita el acceso inalámbrico, la red de la empresa está todavía disponible mediante la red por cable.

Reflexión: ¿Lo aplicarías a tu empresa o lo recomendarías en la empresa donde trabajas?