Recursos para hacer frente a un cuello de botella
Se conoce como cuello de botella aquellas situaciones en las que una determinada cadena productiva es más lenta de lo normal.
Todos los procesos tienen un ritmo más o menos homogéneo o, al menos, previsible. Aunque no siempre sea el mismo, se puede calcular de antemano y podemos planificar soluciones o medidas para que no afecte al conjunto de las acciones.
El cuello de botella siempre es imprevisto. La capacidad de producción del sistema se restringe de forma sorpresiva y conduce a una inevitable reducción de los niveles de rendimiento, eficacia y productividad.
¿Por qué se origina un cuello de botella?
Todos los procesos son diferentes y, por tanto, las causas del cuello de botella varían en función de las características de los mismos.
Por ejemplo, en algunas ocasiones la causa principal de la ralentización del proceso es la falta de personal que puede sufrir una organización, así como la avería de los equipos o máquinas encargadas de llevar a cabo acciones centrales.
No menos grave es el cuello de botella originado por una mala gestión del proceso, lo que se refleja en errores como la falta de recursos disponibles, excesiva permisividad en los plazos establecidos, mala contratación de proveedores o distribuidores o personal poco cualificado para ejecutar las tareas.
Sea como sea, lo cierto es que un cuello de botella siempre provoca que las acciones de las próximas iteraciones se retrasen o se paralicen, algo que incide directamente en un aumento de costes generales del proceso.
Alternativas para gestionar un cuello de botella
No existen fórmulas mágicas para evitar la aparición de un cuello de botella. Si eres director de proyectos, puedes preverlos en la fase de planificación, pero nunca blindarte contra ellos. Son consustanciales a los procesos y pueden aparecer en cualquier etapa.
Lo que sí puedes hacer es gestionarlos de tal forma que no supongan un obstáculo para la productividad del proyecto. ¿Cómo? Aquí te damos algunas alternativas para ello:
- Identificar el obstáculo:
Lo más importante de un cuello de botella es identificar el sitio exacto donde se ha producido y la causa principal del mismo. No siempre es fácil hacerlo. Una buena herramienta para ello son los mapas o gráficos de proceso, los cuales nos permiten visualizarlo. Una vez hecho esto, el siguiente paso es eliminarlo.
- Subordinar el resto de tareas a la que no está terminada:
Si el obstáculo no ha podido eliminarse en primera instancia, una estrategia eficaz puede ser la de adaptar el resto del proceso al ritmo del cuello de botella. Esto nos ayuda a redistribuir recursos y evitar que se cumulen más tareas.
- Invertir nuevos recursos:
Cuando el cuello de botella no cede aplicando ninguna de las dos estrategias de los puntos anteriores, quizá podemos optar por elevar una petición a la dirección de la organización y solicitar nuevos recursos. A veces mejores equipos o personal más capacitado ayudan a devolver fluidez a los procesos.
- Reiniciar el ciclo de trabajo:
Pero si aun así no logramos que el proceso recupere su ritmo habitual, siempre está la opción de reiniciar el ciclo de trabajo, eliminar las causas del cuello de botella y sobre todo, retomar las acciones donde las habíamos dejado.
Ten presente que en cualquier proyecto que lideres siempre existirán limitaciones y, en ocasiones, cuellos de botella. Por ello, lo fundamental es saber reaccionar a tiempo y tomar las medidas que devuelvan fluidez al proceso.