¿Qué es un mapa de procesos AS IS?
¿Qué es el mapeo as is? El estado actual de un proceso, o lo que está sucediendo actualmente, se conoce como el estado AS IS. Para crear un mapa AS IS y ejecutar el mapeo, se recopila información sobre el proceso actual y se documenta. Esto incluye todos los pasos involucrados y cuánto tiempo lleva cada paso.
El mapa AS IS crea una representación visual que muestra exactamente cómo funciona el proceso hoy en día, qué decisiones se deben tomar y cuánto tiempo lleva cada paso. Su objetivo final es identificar los problemas en su proceso actual para que pueda hacer mejoras en el futuro.
Cómo crear un mapa de procesos AS IS
Las pasos clave para llevar a cabo el mapeo general de procesos AS IS son:
Primero se debe identificar el alcance de los procesos. Tener un alcance más pequeño ayudará a centrarse en aprender cómo se arma el mapa AS IS sin atascarse en los detalles de los procesos más complejos.
Una vez que se haya identificado el alcance de su proceso, se debe hablar con las partes interesadas y los expertos en esa área para obtener su opinión sobre qué pasos deben incluirse en su mapa AS IS.
Finalmente, hay que mantenerlo simple. No escribir una novela añadiendo demasiada información o demasiados detalles. Después de todo, este es solo el primer paso hacia la creación de los mapas de proceso AS IS: recopilar detalles a medida que se trabaje en estos otros pasos.
Beneficios del mapeo de procesos AS IS
Si bien el objetivo general del mapeo AS IS es mejorar la eficiencia, este proceso puede proporcionar otros beneficios.
Flujo de trabajo optimizado
Mediante el uso de la asignación de procesos AS IS, las empresas pueden optimizar varios sistemas y procesos operativos. La optimización apoya un mejor rendimiento, mejores resultados y una mayor eficiencia para el personal y otros sistemas.
El análisis de procesos puede ayudar a una empresa a descubrir ahorros presupuestarios y de tiempo al medir la eficiencia de su flujo de trabajo. También puede proporcionar más transparencia en la toma de decisiones y mejorar las operaciones futuras.
Mayor estandarización de las funciones
El mapeo del proceso AS IS analiza a los participantes en cada proceso y documenta los roles individuales dentro del proceso. Al examinar y detallar las funciones de cada participante, la empresa puede trabajar en la estandarización de las funciones y responsabilidades de cada uno.
Esto ayuda a aclarar la confusión anterior y aumenta la conciencia sobre las responsabilidades de cada función dentro de la empresa.
Identificación más fácil de los defectos en el proceso
Al crear un mapa de proceso AS IS, cada paso de cada progreso se documenta y examina. Combinado con los datos de las partes interesadas, la empresa tiene la capacidad de identificar más fácilmente aspectos o defectos vulnerables en cada proceso.
De hecho, identificar los puntos débiles en el flujo de trabajo puede ayudar a mejorar los procesos actuales y futuros. Esta documentación también servirá a la empresa para identificar los defectos más fácilmente y remediarlos en el futuro.
Mejora del rendimiento del equipo
El mapeo de procesos AS IS sirve para mejorar el rendimiento del equipo y aumentar la satisfacción de los empleados. Los procesos complejos o ineficientes pueden obstaculizar a los empleados y posiblemente crear frustración.
Al incluir a los empleados durante la lluvia de ideas sobre la optimización de procesos, estos pueden hacer sugerencias encaminadas a superar los desafíos de su flujo de trabajo. Esto puede incluir requisitos aclarados, procesos simplificados o la eliminación del exceso o la mejora de recursos. El aumento de la satisfacción de los empleados a menudo ayuda a las empresas, pues reduce los costos de rotación y, en muchos casos, aumenta los ingresos.
Curva de aprendizaje más corta
Una vez que la empresa crea y optimiza los mapas para cada proceso, puede utilizar esos mapas en el proceso de formación. La dirección puede añadir mapas de procesos al material de formación para los nuevos empleados, dándoles una visión general completa de sus nuevas tareas y responsabilidades.
Esto ayudará a reducir la curva de aprendizaje de cada puesto. Si todos los empleados veteranos y los nuevos empleados siguen los mismos pasos para cada proceso, los empleados veteranos pueden ayudar a los aprendices, y los aprendices pueden observar a los veteranos realizar cada proceso como se documenta en el mapa.
Elementos de un análisis de proceso AS IS
El análisis de procesos AS IS se produce mediante el uso de estrategias de gestión de procesos, para identificar y evaluar el conjunto actual de procesos de una empresa. Este análisis de procesos se centra en el mapa de cada objetivo, ya sea la optimización total del negocio o la mejora del flujo de trabajo de un departamento.
Un análisis de procesos AS IS puede tener varios objetivos. Entre los mismos podemos señalar ahorrar dinero, aumentar la satisfacción de los clientes y los empleados, mejorar los procesos existentes o crear otros nuevos.
Del mismo modo, mediante el análisis de procesos podemos mejorar la coordinación empresarial y adaptar los procesos después de un cambio en el negocio. Un análisis de procesos AS IS también puede ayudar a la empresa a crear futuros mapas de procesos. Estos son algunos elementos que lo forman:
Investigación
La investigación juega un papel fundamental en la realización de un análisis de procesos AS IS. Al recopilar información sobre varios procesos para crear un mapa de procesos, el equipo de investigación realiza entrevistas personales, encuestas, observaciones directas y reuniones de grupo.
Las entrevistas con los participantes del proceso y las encuestas dan al equipo información sobre cómo las personas completan cada proceso, junto con sus propias observaciones y opiniones sobre cómo funciona el proceso. Por su parte, las observaciones directas permiten al equipo recopilar datos de primera mano sobre el proceso y cómo encaja cada paso.
Finalmente, las reuniones de grupo ayudan al equipo de investigación a comprender la comunicación interpersonal entre los participantes y cómo esto podría afectar a la finalización del proceso.
Documentación
El equipo compila sus datos y comienza a asignar cada proceso al mapa del proceso AS IS. El software de mapeo puede ayudar a estandarizar el mapa y permitir el acceso del equipo colaborativo durante todo el proceso.
El mapa y el análisis del proceso a menudo incluyen los procesos de desarrollo y operaciones (DevOps), el viaje del cliente, los procesos de documentación, las funciones de soporte sistémico, las descripciones detalladas del rendimiento del proceso y todos los resultados del proceso.
La mayoría de las empresas utilizan el mapa de flujo básico, pero otros formatos pueden ajustarse a los datos y requisitos de cada objetivo.
Identificación de puntos débiles
Los cuellos de botella, las lagunas y las debilidades describen defectos o vulnerabilidades en los procesos. Analizar estos puntos débiles y determinar sus causas y soluciones puede ayudar a la empresa a realizar mejoras específicas para los procesos actuales y futuros.
Un cuello de botella detiene los procesos y ralentiza su progreso. Los cuellos de botella pueden surgir cuando demasiadas personas se involucran en un proceso. Por ello, minimizar el número de participantes puede ayudar a resolver un cuello de botella.
Por su parte, las lagunas en el proceso obstaculizan el rendimiento o el resultado deseado de un proceso. Las brechas se producen cuando el proceso tiene pasos o participantes que faltan, y la solución a menudo requiere agregar otro paso o persona.
Finalmente, las debilidades ocurren cuando se encuentran los pasos correctos, pero los puntos débiles están interrumpiendo el flujo. El uso de una mejor comunicación o traspasos entre los participantes puede mejorar las debilidades.
Mejoras en el proceso
Los análisis de procesos AS IS toman toda la información recopilada sobre los pasos del proceso, la eficiencia y las vulnerabilidades y examinan cada pieza para determinar dónde hacer mejoras.
Estas mejoras a menudo ayudan a aumentar la eficiencia, reduciendo el tiempo y el costo de realizar cada proceso. Después de proponer soluciones, las empresas pueden probar estas soluciones y evaluar su efectividad o longevidad y revisar el tema cuando sea necesario.
Cómo usar un mapa de procesos AS IS
A la hora de usar un mapa de procesos AS IS, tendremos que tener en cuenta una serie de pasos a seguir. A continuación, exponemos los más importantes.
Establecer objetivos
Antes de enumerar qué procesos evaluar, hay que determinar su área de enfoque. Las áreas de enfoque comunes incluyen un equipo individual, un departamento o todo el negocio.
A continuación, dentro de esa área de enfoque, hay que comenzar a identificar qué procesos se desean asignar, incluyendo el punto de inicio y el punto final de cada proceso. Por ejemplo, se puede mapear el viaje de ventas, comenzando con la investigación de la cuenta y terminando con el cliente haciendo una compra.
Crear el equipo
La creación y el análisis de un mapa de procesos AS IS implica la información de todos los niveles de las operaciones. Hay que crear un equipo de investigación que incluya cualquier punto involucrado con los procesos diarios, la gestión directa, la alta dirección y cualquier punto que pueda aportar perspectivas únicas al proyecto.
Además, es necesario pedir la opinión de todos los puntos involucrados en el ciclo completo de operaciones, que permitirá una comprensión más completa del proceso.
Recopilar datos
En este paso, es importante que el equipo reúna un registro completo y detallado de los datos que pertenecen a cada proceso. Entrevistar a las partes interesadas y documentar cada entrevista. Además, hay que examinar cualquier sistema involucrado, incluidas las métricas de rendimiento o el estado del sistema.
Por otra parte, es necesario identificar los pasos del proceso, incluyendo quién hace qué tarea, cuándo la hace y cómo la hace. También se debe observar los procesos en acción, tomando notas sobre cada paso y el proceso general.
Al recopilar una gran cantidad de datos al principio, el equipo de investigación puede formar una comprensión sólida del proceso. Los datos se pueden filtrar más adelante en el proceso de mapeo.
Crear la línea de base
El equipo puede usar los datos para crear una línea de base, lo que más tarde ayuda a formar el mapa.
Al hacer la línea de base, el equipo puede incluir notas sobre el flujo de trabajo general, las tareas involucradas en cada paso del proceso, el flujo de tareas y pasos, cómo se conectan entre sí, los eventos que activan cada paso para proceder y los participantes en cada paso. Al delinear un solo proceso, la línea de base podría enumerar las subtareas que componen las partes más grandes del proceso.
Secuenciar los pasos
Ahora el equipo puede documentar cada proceso que investigó y, posteriormente, enumerar los pasos de cada proceso en orden secuencial. Si utiliza un formato de esquema, sería conveniente utilizar subtítulos para subtareas y subpasos.
Es importante también hablar con las partes interesadas clave para cada proceso y pedir su opinión sobre cualquier paso faltante o fuera de lugar. Después hay que realizar los ajustes necesarios para la precisión, ya que este esquema básico ayuda a desarrollar el mapa del proceso AS IS.
Dibuja el mapa
Basándose en los datos recopilados y los esquemas del proceso, se puede determinar qué formato de mapa se adapta mejor a los datos. Si se elige usar un diagrama de flujo, hay que reducir el número de detalles a solo los necesarios para la estructura, como el nombre del paso o la cantidad de tiempo dedicado.
Existen muchas plantillas de diagramas de flujo para las empresas que crean mapas de procesos, y pueden ayudar a establecer la coherencia entre múltiples mapas. Es importante utilizar los símbolos de diagrama de flujo establecidos para ayudar a designar varios detalles sobre un proceso.
Verificar el mapa
A continuación, se debe llevar el mapa a los participantes de los diversos procesos para la revisión y verificación de los datos y pasos involucrados.
Después de la consulta, se puede hacer cualquier modificación requerida y recibir la aprobación final de las partes involucradas. Una vez que el equipo complete el mapa, pueden comenzar el análisis.
Completar el análisis
Se puede iniciar el análisis del proceso AS IS identificando vulnerabilidades o defectos en los procesos. Esto incluye lagunas, cuellos de botella, debilidades o incluso pasos innecesarios.
Después de identificar los puntos débiles, el equipo evalúa los lugares que podrían mejorar y toma notas sobre las posibles soluciones para cada punto. Luego, establecen qué métodos parecen más propensos a hacer mejoras duraderas en los procesos y añaden esas soluciones al mapa.
El equipo también busca oportunidades de optimización adicionales que puedan reducir la redundancia o el tiempo y el coste invertidos.
Mejorar el proceso
Una vez que el equipo termina el análisis del mapa, trabajan en la implementación de las mejoras. Esto puede incluir la actualización de los manuales de formación, la celebración de sesiones de formación, la creación de guías de referencia, la actualización de los sistemas y dar a los participantes acceso al mapa para su proceso.
En el momento en el que los empleados comienzan a utilizar los procesos mejorados, el equipo registra y supervisa el progreso. La creación de un sistema de seguimiento que supervise cómo mejora cada proceso después de la optimización inicial le permite evaluar qué soluciones funcionaron y cuáles podrían necesitar una evaluación adicional.