¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve?
El diagrama de Gantt es una herramienta de gestión que sirve para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado.
Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto.
Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas.
Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio.
También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos.
¿Cuáles son las características de un diagrama de Gantt?
Elaborar un diagrama de Gantt implica incluir en él determinados elementos. Estos están presentes siempre independientemente del proyecto para el que se vaya a crear el diagrama. Se explican en detalle a continuación.
Tareas
Es necesario asignar a cada tarea una barra dentro del gráfico. Se recomienda además que se haga de la forma más visual posible, incorporando diferentes colores que permitan identificarla rápidamente.
Fechas de inicio y fin
Hay que señalar la distribución cronológica de las tareas. Esto nos permite saber fácilmente el periodo en el que debemos realizar cada tarea. Se trata de marcar un día de comienzo y otro de fin, creando así un calendario para cada una de ellas.
Escala de tiempo
Hace referencia a la duración completa del proyecto y, por lo tanto, al tamaño del diagrama. Además, se divide en pequeñas escalas, correspondientes a cada tarea. En función del tamaño de estos elementos, podemos saber qué tareas durarán más o menos.
Seguimiento de progreso
A cada tarea se le asigna un porcentaje total del proyecto, de manera que es fácil ver cuánto se ha avanzado en un determinado periodo, así como saber cuánto queda para terminar.
¿Para qué se utilizan los diagramas de Gantt?
La principal utilidad del diagrama de Gantt es la de ayudar a organizar cualquier tipo de proyecto. Al tratarse de una planificación visual, es mucho más fácil controlar el calendario, el timing y los posibles errores a corregir.
Hay que tener en cuenta que este gráfico se emplea especialmente mientras el proyecto está en desarrollo. Específicamente, no llega a ser tan útil para arrancarlo, pero sí es una parte esencial del proceso de elaboración y consecución del proyecto.
¿Qué profesionales deberían usar los diagramas de Gantt?
Esta herramienta está pensada para el Director de Proyecto y busca darle visibilidad para apoyar su toma de decisiones. Sin embargo, no es únicamente él quien debería usarla durante el progreso de cualquier iniciativa.
De hecho, el diagrama de Gantt resulta muy útil para comunicarse con el resto del equipo y, por eso, es frecuente que se ponga en común y se vaya actualizando a medida que se producen cambios. En este artículo puedes informarte de cómo organizar el cronograma de actividades con Gantt.
Fuera del ámbito laboral, el gráfico de Gantt es una de las primeras herramientas de gestión de proyectos que aprenden a usar quienes se preparan para convertirse en project managers, durante su etapa de estudios. Algunos, incluso, la utilizan para gestionar el proyecto más importante que les ocupa en ese momento: su formación.
¿Cuántos tipos de diagrama de Gantt existen?
Existen diferentes tipos de diagramas de Gantt. La elección de uno u otro dependerá en gran medida del proyecto que se vaya a llevar a cabo y de la metodología a seguir. Es esencial escoger aquel que resulte más funcional y útil en cada caso.
En general, los diagramas de Gantt se clasifican en función de aquello que necesitemos organizar. Por eso, podemos distinguir entre:
Diagramas de recursos materiales: para reflejar los recursos que se van a utilizar a lo largo del proyecto.
Diagrama de servicios: señala cuáles son los servicios intangibles que vamos a utilizar y por cuánto tiempo.
Diagrama de trabajo en equipo: se refiere a las tareas que va a realizar el equipo o el esfuerzo que va a implicar para cada miembro llevarlas a cabo.
Diagrama de presupuestos: es muy útil para conocer la suma económica necesaria para realizar un proyecto.
Diagrama de etapas: es el más utilizado, y refleja de manera visual las diferentes etapas que abarca un proyecto.
Diagrama de portfolio: este tipo de diagrama combina diferentes proyectos, y sirve para monitorizarlos de manera simultánea.
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en cinco pasos?
El diagrama de Gantt se puede elaborar a mano, utilizando un papel, aunque lo más habitual es emplear herramientas tecnológicas para ello. Desde Excel a soluciones de Gestión de Proyectos automatizadas, las opciones al alcance de quienes quieren abordar la confección de este gráfico son muchas.
Elijas la que elijas, es importante que no te saltes ninguno de los pasos a seguir, si quieres que el diagrama te ayude a supervisar mejor el progreso de la iniciativa y respalde tu toma de decisiones.
Paso 1: definir el proyecto y las tareas
El primer paso y más esencial es el de definir correctamente el proyecto que se quiere llevar a cabo. El project manager suele ser la persona encargada de realizar esta labor. Además, el proyecto tiene que cumplir con una serie de requisitos y características. Por ejemplo, es esencial que sea viable en el tiempo.
Una vez conocido el proyecto y su objetivo final, hay que establecer las tareas básicas que necesitamos desarrollar para realizarlo. Además, estas tareas se deben organizar de manera jerárquica, seleccionando cuáles son prioritarias y cuáles no.
Paso 2: establecer relaciones
Las tareas se relacionan entre sí. En este sentido, algunas se pueden completar de forma paralela. Sin embargo, otras tendrán que realizarse antes de poder pasar a las siguientes. Establecer estas relaciones y tenerlas claras desde el principio evitará problemas a lo largo del desarrollo del proyecto.
Paso 3: marcar el calendario
Cada tarea tiene que tener su propia duración. La duración es muy difícil de estimar, ya que podemos caer en el error de, por ejemplo, considerar que una tarea requiere poco esfuerzo. Cuando esto ocurre, el calendario se descuadra y se producen retrasos.
Paso 4: asignar las tareas a cada equipo
¿Quiénes se van a ocupar de llevar a término cada tarea? En esta fase es necesario responder a esta pregunta eficientemente. Una vez obtenida la respuesta, asignaremos cada tarea al equipo correspondiente.
Paso 5: revisar el proceso
Es posible que, en algunas tareas, el tiempo no se haya calculado correctamente o que no haya sido asignada al departamento adecuado. Por eso es muy importante revisar el proceso tantas veces como sea necesario, y especialmente antes de iniciar el proyecto. No obstante, las revisiones periódicas también son importantes.
Ejemplo práctico de aplicación de un diagrama de Gantt
Un buen ejemplo del uso del diagrama de Gantt puede ser gestionar presupuestos o controlar el gasto en diferentes partidas. Pero, además de las finanzas existen muchas otras aplicaciones de este tipo de gráficos, como las siguientes:
Diagrama de Gantt en proyectos de construcción
Es habitual pensar en esta herramienta para la gestión de proyectos y, en este caso, puede suponer un gran apoyo para la gestión de contratas y el seguimiento de los trabajos. Se trata de un diagrama muy fácil de usar que puede agrupar fácilmente todas las etapas de construcción en las columnas, permitiendo editar las tareas y personalizarlas según las necesidades.
Diagramas de Gantt en TI
En un entorno ágil por definición, quienes saben qué es un diagrama de Gantt lo emplean para comparar las actividades programadas y los recursos requeridos. La visualización de proyectos así planteada, crea un reflejo transparente incluso de las estructuras más complejas con sus dependencias.
Diagrama de Gantt en educación
Docentes, programas e hitos académicos pueden reflejarse en este gráfico, que, además, facilita compartir la información de manera transparente, ya que puede reflejar estadísticas descriptivas simples y datos demográficos departamentales.
Diagramas de Gantt en marketing
En esta área se utiliza para gestionar eventos, ya que el gráfico permite aplicar diferentes escalas de tiempo para las distintas fases de un evento de marketing. Su uso hace posible aumentar la eficiencia en la gestión y permanecer actualizado.
Además, resulta la herramienta perfecta para facilitar la adaptación en un entorno tan cambiante como éste, ya que facilita incorporar cambios de última hora sin que ello suponga un problema de cara al cronograma.
¿Cómo se hace un diagrama de Gantt en Excel?
Uno de los programas más útiles para hacer un diagrama de Gantt es Excel. Además, no es un proceso excesivamente complejo y, por el contrario, se puede hacer rápidamente si se sabe cómo. Se explican a continuación los pasos esenciales.
Escribir las tareas
Lo primero que se debe hacer es escribir cada una de las tareas dentro de cada celda de Excel. De esta manera, podremos crear el diagrama en base a la información que estamos incluyendo ahora.
Insertar el diagrama
Insertar el diagrama es sencillo. Tan solo tenemos que hacer clic en una celda en blanco y seleccionar la pestaña Insertar. A continuación, seleccionamos las barras apiladas.
Agregar la duración
Hacemos clic derecho sobre el gráfico que, de momento, está en blanco. En el menú desplegable elegimos Seleccionar Datos. A continuación, clicamos sobre Entrada de leyenda (series). Veremos debajo el botón de Agregar. Lo pulsamos.
Se nos abrirá un nuevo campo en el que vamos a incluir la duración. Aquí podremos elegir la fecha de inicio y la fecha de fin. Por último, pulsamos Aceptar.
Insertar las tareas
En este paso lo que vamos a hacer es incluir los nombres de cada tarea en su barra correspondiente. Para ello volvemos al menú Seleccionar Datos y nos dirigimos a Etiquetas del eje horizontal, para editar esta sección.
En la ventana que se abre ahora, hacemos clic en el nombre de la primera tarea y arrastramos con el ratón hasta seleccionar todas. A continuación, pulsamos Aceptar.
Ventajas de los diagramas de Gantt
Saber qué es un diagrama de Gantt permite darse cuenta de todas las ventajas que implica usarlo. Entre los beneficios que definen a este tipo de gráfico se encuentran los siguientes:
El diagrama de Gantt simplifica la visualización de tareas y representa todas las etapas y actividades de un proyecto en un único lugar.
Este tipo de gráfico ayuda a administrar proyectos y a reducir problemas de programación.
Gracias a Gantt es más sencillo identificar los puntos críticos. Sin duda, es una de sus grandes ventajas. Conócelas todas, y también sus inconvenientes, en este post.
El diagrama de Gantt puede actualizarse en cualquiera de sus ejes, en todo momento.
No es preciso hacer el diagrama de Gantt manualmente, hoy día existen todo tipo de aplicaciones que facilitan su construcción e incluso se puede hacer con Excel.
¿Cuáles son las desventajas de usar un diagrama de Gantt?
No obstante, aunque sea una herramienta clave para la gestión de proyectos, lo cierto es que también tiene ciertas desventajas. Las más importantes son las siguientes:
En ocasiones, los diagramas alcanzan tal complejidad que no cumplen con su función. Cuando las tareas son demasiadas, es posible que resulte poco útil.
Aunque es una representación muy visual, hay que considerar que hay determinados elementos de proceso que el gráfico no puede reflejar. Por ejemplo, hablamos de la carga de trabajo, de los recursos, etc.
Hay que actualizarlo en función de la evolución del proyecto, de manera que requiere cierta inversión de tiempo.
¿Qué aporta el diagrama de Gantt a la gestión de proyectos?
Para la gestión de proyectos, el diagrama de Gantt se ha desvelado como un método muy eficaz. Lo cierto es que permite visualizar las actividades a realizar, la interdependencia entre ellas y su planificación en el tiempo del proyecto.
Quienes saben qué es un diagrama de Gantt tienen claro que sus usos más frecuentes se vinculan a proyectos y planes de acción, procesos de mejora e, incluso, resolución de problemas.
En realidad, se puede utilizar para planificar cualquier tipo de proceso simple, a ser posible de menos de veinticinco tareas, y que esté definido temporalmente. En otras ocasiones se emplea para fragmentar proyectos complejos en diferentes partes (para ver cómo hacerlo puedes entrar en este post que te lo explica).
Intentar explicar lo mismo con palabras resultaría demasiado confuso. Por eso, está especialmente recomendado cuando el propósito es comunicar las diferentes etapas de un proyecto a las personas involucradas. Demasiada complejidad produciría sobrecarga de información y la gente se sentiría abrumada.
En definitiva, el diagrama de Gantt es una herramienta muy útil para el project manager y la gestión de proyectos, pero es necesario adaptarlo a cada caso concreto y saber aplicarlo correctamente.