PMO ¿qué es y qué papel tiene en la empresa?

Cuando hablamos de la estructura de una empresa son muchos los departamentos que podemos nombrar y que desempeñan un rol específico dentro de la propia entidad. Uno de los más importantes es la PMO que es un elemento clave. Se trata de la Oficina de Gestión de Proyectos, que es la encargada de controlar todos los proyectos que se van a llevar a cabo dentro de una empresa. Ya sean los que han sido aprobados o los que no, esta oficina cuenta con una gran número de responsabilidades y debe llevar a cabo múltiples funciones para que todos esos proyectos vayan en consonancia con el objetivo de negocio que tiene fijado la empresa.

La Oficina de Gestión de Proyectos

Llamamos Oficina de Gestión de Proyectos a la parte de la entidad que regula los proyectos que van a formar parte de la misma. Está formada por profesionales expertos que tengan estudios tan sólidos como el máster en gestión de operaciones. La división es la encargada de planificar cuáles de ellos podrán llevarse a cabo, cuáles serán denegados y también la priorización de los mismos. En cualquier caso, es importante destacar que la PMO, igualmente conocida como Oficina de Gestión de Programas, tiene como responsabilidad analizar todos los proyectos que surgen en la propia empresa y determinar cuáles son los más adecuados para ponerlos en funcionamiento.

Otro aspecto importante dentro de la Oficina de Gestión de Proyectos es que una vez que se han establecido los proyectos que se van a llevar a cabo tendrá que relacionarlos para así hacer que puedan intercambiar recursos, y por supuesto, conseguir un abaratamiento de costes dentro de la consecución de los mismos.

La Oficina de Gestión de Proyectos se puede presentar de tres tipos: de control, de dirección o de apoyo, aunque en todos los casos cuentan con un objetivo común: hacer que los procesos por los que se van a realizar los proyectos sean similares. Digamos que establece un patrón estándar para poder llevar a cabo estos programas y así garantizar que las herramientas, las técnicas y los recursos utilizados para cada uno de ellos difieran bastante poco. Así, se podrán utilizar prácticamente los mismos elementos para todos los proyectos que se realicen y conllevará unos costes mucho más reducidos

Para que la PMO pueda realizar todo esto de forma óptima, antes de pasar a la acción deberá establecer unas políticas adecuadas en las cuales se delimite qué puesto va a ocupar el proyecto en cuestión. Por otro lado, tendrá que tener conocimiento de la zona donde se va a llevar a cabo, cuáles van a ser los métodos que se van a seguir para realizar el proyecto y además recabar todo tipo de información sobre el mismo y si se da el caso hacer una comparativa con otros datos recopilados de proyectos anteriores.

¿Qué funciones desempeña la PMO?

La Oficina de Gestión de Proyectos es una parte fundamental dentro de la estructura de la empresa. Por este motivo tiene a su cargo un gran número de responsabilidades y debe desempeñar múltiples funciones para llegar al objetivo que se ha propuesto dentro del negocio.

Es evidente, después de ver lo que hemos comentado en el apartado anterior, que lo principal que hace esta oficina es controlar y dirigir los proyectos que van a desarrollarse dentro de la empresa. Puede gestionar más de uno, siempre que previamente hayan sido aprobados tanto por la propia PMO como por los órganos de la institución oportunos. Eso sí, no solo va a controlar los que se han puesto en marcha, ya que por la Oficina de Gestión de Proyectos pasan un gran número de programas. Aunque algunos se rechazan también hay que analizarlos. Por supuesto, todos los recursos que se utilicen para realizar los proyectos tendrán que ser supervisados por la PMO y además los gestionará de tal manera que pueda hacer que se abaraten los costes lo máximo posible.

De entre otras funciones, destacamos también la comparación de los proyectos. Esto es algo importante para poder llegar a un punto común entre todos y establecer los intercambios de recursos y herramientas. Encontrar un punto de conexión común para todos los proyectos que puedan interrelacionarse entre sí. Además, tendrá que priorizarlos según el peso que pueda tener para conseguir el objetivo fijado por el negocio. Finalmente, esta oficina recogerá toda la información necesaria acerca de estos proyectos, podrá compararla con la de programas anteriores y si se diera el caso también puede ser emisora de datos si alguien los requiriese.