Microsoft Project: todo lo que un Director de Proyectos debe conocer
Microsoft Project es un conocido software de gestión de proyectos con el sello Microsoft diseñado para ayudar a los Directores de Proyecto en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, seguimiento del progreso de proyecto, gestión de presupuestos y análisis de cargas de trabajo.
El lado práctico de Microsoft Project
Entre las principales ventajas de Microsoft Project se encuentran las siguientes:
- Permite crear la ruta crítica de un proyecto, facilitando la nivelación de recursos y aportando gran visibilidad sobre las actividades de la cadena crítica.
- Hace posible compartir entre proyectos la información relativa a los recursos. Tanto personas, como equipos o materiales se representan asociados a un calendario que define qué días cada recurso está disponible, simplificando los cambios y modificaciones.
- Además, con esta aplicación, es sencillo crear crea presupuestos basados en la asignación de trabajo y tasas de recursos.
La gestión del ciclo de vida del proyecto al completo es, sin duda alguna, el punto fuerte de Microsoft Project y donde se desmarca de otras herramientas de project management, que se asocian a alguna de sus fases en particular, imposibilitando su extrapolación al resto de etapas. Para quienes lo utilizan habitualmente en la gestión de proyectos, uno de sus principales beneficios es la sencillez con que las plantillas permiten la re-implementación de los procesos más efectivos, optimizando la eficacia de los nuevos y disminuyendo fallos.
Cómo sacar el máximo partido de Microsoft Project
Para sacar el optimizar el rendimiento de Microsoft Project es conveniente observar las siguientes recomendaciones:
1. No excederse en el número de tareas a gestionar simultáneamente: pese a la capacidad de Microsoft Project, la del Director de Proyecto es limitada. Como todo ser humano su día dispone de tan solo 24 horas que no permiten dedicarse a sus tareas rutinarias y además hacer un seguimiento de las mil tareas en que se desglosó el proyecto. Para evitar perder el control, o la salud, primero hay que tratar de reducir el número de tareas a computar en la herramienta y, como medida complementaria, se pueden asociar los distintos grupos de tareas a pequeños proyectos dentro del principal, cuya responsabilidad de monitorización recaiga sobre otras personas.
2. Tratar de evitar un desglose de tareas demasiado exhaustivo: Microsoft Project seguirá al Director de Proyecto en sus acciones pero, ¿tiene sentido descomponer aún más un paquete de trabajo? ¿Se logra un aporte de valor extra o simplemente se añade dificultad a la gestión y se aumenta la carga de trabajo?
3. Cuidado con la función de relación: este atributo resulta de gran utilidad para la gestión de trabajo en la ruta crítica pero también puede provocar grandes inconvenientes. Si no se extreman las precauciones a la hora de definir las relaciones, un cambio en la fecha de entrega de un paquete de trabajo puede tener un efecto inesperado en la fecha de entrega definitiva.
4. Compartir la información del archivo de Microsoft Project: por ejemplo, guardándolo en una ubicación central a la que los grupos de interés tengan acceso. De esta forma, se consigue el objetivo de garantizar una gestión más transparente y, al mismo tiempo, se facilita la labor de actualización que no reporta sino beneficios al proyecto. determinada información, como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos se pueden almacenar en una base de datos global de la empresa compartida por todos. Además, la seguridad está garantizada ya que Microsoft reconoce diferentes clases de usuarios que pueden tener diferentes niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos.
5. Trabajar con Microsoft Project debe ahorrar tiempo, no robarlo: si se detecta que cada jornada el trabajo con la herramienta le resta más de una hora, algo no va bien. Excepto cuando interviene alguna obligación de reporting, que puede alargar la interacción con el software, lo habitual es que el trabajo sea fluido y no imponga grandes obligaciones de mantenimiento.
6. Sacar partido a internet: Project Web Access permite al usuario visualizar y actualizar los datos que Microsoft Project contiene a través de internet y siempre que se acredite la autorización requerida en cada caso. Las necesidades de compartir información y de actualizarla quedan totalmente cubiertas.