Mejores prácticas en gestión de proyectos

Conocer las mejores prácticas en gestión de proyectos es la forma más eficaz de evitar el fracaso de proyectos que tanta incidencia tiene en organizaciones de todos los sectores a lo largo de todo el mundo. Las mejores prácticas en gestión de proyectos reportan numerosos beneficios a quienes las implementan y entre ellos destacan:

•  Ayudan a minimizar errores.
•  Contribuyen a obtener mejores resultados.- Facilitan el uso óptimo de los recursos disponibles.
•  Aportan una mejor imagen a la Dirección de Proyectos.
•  Benefician a todos los participantes en un proyecto.
•  Combinadas con la elección de la metodología para la gestión de proyectos adecuada, suponen un arma infalible que garantiza el éxito.

Las 10 mejores prácticas en gestión de proyectos que se deben conocer

1. Documentar el plan de trabajo. Emplear el tiempo que sea necesario en esta fase supone ahorrar tiempo en la recta final del proyecto. En este documento se debe contener toda la información necesaria acerca de las metas, objetivos y alcance del proyecto. También hay que incorporar datos acerca de los supuestos y riesgos que se contemplan y el modo de abordarlos. Y, por último la distribución de roles y responsabilidades. Es importante que todo lo expresado en este documento se recoja de forma precisa, clara y fácil de comprender y que su comunicación se extienda a todos los interesados.

2. Crear el plan de trabajo con especificaciones paso a paso. Buscar el impacto visual y el apoyo de gráficos que faciliten la interpretación de la información. Contemplar la incertidumbre y calcular los recursos y plazos estimados para cada actividad, así como una descripción de las tareas que las forman.

3. Establecer los procedimientos de gestión de proyectos que se emplearán. Especificar lo que se espera de cada equipo y las herramientas que existen a disposición del proyecto para gestionar problemas, cambios o riesgos que puedan presentarse.

4. Planear el seguimiento del plan de trabajo, conjuntamente con la monitorización de recursos y gastos. Establecer la periodicidad con que se procederá a evaluar cada aspecto y los indicadores que se ha definido para obtener los datos, así como las fuentes de verificación.

5. Permanecer alerta ante cualquier desviación. La atención al detalle es una cualidad que todos los Directores de proyecto deben presentar. Pequeñas variaciones, modificaciones, deterioros, todo ha de ser tenido en cuenta y analizado. Todos los hallazgos han de ser comunicados y se ha de tomar acción inmediata, evitando la procrastinación.

6. Buscar la aceptación de los cambios por parte de los promotores. Es frecuente que surja la necesidad de practicar algunos cambios y que ello no se ponga de manifiesto hasta la fase de ejecución. Lograr el consenso puede prevenir problemas en el futuro y tener que incurrir en mayores gastos.

7. Mantenerse alerta a las pequeñas modificaciones. Muchas veces, las pequeñas modificaciones que se van realizando y que afectan al alcance del proyecto pueden parecer inocuas, pero, su acumulación, ocasiona resultados distintos a lo que se había acordado. Hay que estar prevenido y valorar el impacto que cualquier acción tiene en el plan de proyecto.

8. Crear un plan de gestión del riesgo. Prevenir es la mejor manera de evitar el riesgo o, al menos, de minimizar sus efectos. Confeccionar un plan de gestión del riesgo complementado por un plan de contingencias es el mejor seguro.

9. No bajar la guardia. Aunque de forma previa se hayan evaluado y analizado todos los posibles riesgos y se esté preparado para afrontarlos, no puede olvidarse que en cualquier momento uno nuevo puede surgir. Mantener el plan de riesgo periódicamente actualizado es una medida que ayuda a ejercer un mejor control sobre este tipo de situaciones.

10. Resolver los problemas tan pronto como sea posible. Un problema sin resolver termina afectando a más áreas, involucrando a más personas y multiplicando la dificultad de encontrar una solución. Actuar con premura es esencial para evitar mayores consecuencias que pueden desembocar en el fracaso del proyecto.