Medios de comunicación de un project manager: el email, a raya

Entre los medios de comunicación de un project manager más utilizados destaca el correo electrónico. El uso del email se convierte en medio de expresión del liderazgo, herramienta de gestión, vía de control, canal de información, sustituto de la agenda y, por eso, más frecuentemente de lo que sería recomendable, más que uso se trata de un abuso. Esta forma de utilizar una herramienta con tantos beneficios puede terminar afectando negativamente a todo el proyecto pero, sobre todo, a la gestión del Project Manager. Para mejorar su aprovechamiento sólo hay que aplicar unas sencillas reglas.

El email, número uno entre los medios de comunicación de un project manager

Utilizar eficazmente el email significa saber exprimir el potencial de uno de medios de comunicación de un project manager con mayor alcance. El correo electrónico permite transmitir una información de forma inmediata al receptor, aportándole una visión completa del mensaje que se quiere poner en su conocimiento (al permitir adjuntar todo tipo de archivos que completen el texto) pero muchos Directores de Proyecto no conocen o se olvidan de las mejores prácticas respecto a su uso y caen en las siguientes trampas:

1. Utilizar el correo electrónico para discutir temas complejos: el resultado es que no se llega a ningún acuerdo, se empeoran las posibilidades de alcanzar el consenso sobre el tema a tratar y se ha perdido una cantidad de tiempo absolutamente injustificada en el intercambio de correos electrónicos.

2. No acertar en la elección de los destinatarios, por exceso o por defecto: no hace falta poner en copia de cada comunicación de un project manager a todos los integrantes del proyecto. Tampoco hay que ir al extremo contrario y obviar incluir a alguna persona que debería recibir el mensaje.

3. Programar alertas: una alerta distrae e interrumpe, hace perder la concentración y, en definitiva, resulta negativa en términos de productividad, aunque pudiese parecer lo contrario.

4. No ser claro al detallar el asunto del email: esta frase será la que consiga que el destinatario abra o no el email y que retrase su lectura o le dé prioridad. Un mensaje poco claro no consigue el efecto deseado en el receptor del email.

5. No invertir el tiempo ni atención necesarios en su redacción: esta falta de concentración se refleja en errores ortográficos y gramaticales, que dicen muy poco de la calidad de la comunicación de un project manager y que, además, pueden ser precursores de malentendidos o confusiones.

6. Enviar emails a cualquier hora y cualquier día: que dan la falsa sensación de que la disponibilidad del Director de Proyecto es total y que no existen tiempos de descanso, sino una dedicación absoluta.

Para evitarlos y mejorar los resultados en el uso de uno de los medios de comunicación de un project manager más efectivos, hay que comenzar por desactivar las alarmas, destinar unas horas del día, al principio y final de la jornada, a enviar y responder emails y centrarse en la redacción de cada uno de ellos, seleccionando bien las palabras y teniendo claro el mensaje a enviar.

Logrados estos primeros objetivos, el siguiente paso sería mejorar la organización de la bandeja de entrada, racionalizar el uso del correo electrónico y, siempre, antes de lanzarse al envío de un correo electrónico pensar si no es preferible solucionar el asunto con una llamada de teléfono (si se trata de una materia trivial, sencilla y rápida de resolver) o con una reunión (si, por el contrario, involucra una comunicación de un project manager de carácter más complejo, gira en torno a materias sensibles o involucra a un número de personas elevado).