Las herramientas imprescindibles del gestor de proyectos

Una de las herramientas principales del gestor de proyectos, más allá de los softwares de gestión y de las estadísticas y gráficos, es el potencial que representa como director y su capacidad de planear, mapear y anticipar obstáculos y asignar recursos.

El project manager debe estar preparado para distribuir las tareas entre su equipo y no verse inmiscuido en tareas administrativas que puedan hacerle perder concentración y tiempo.

Características de un gestor de proyectos

Una de los útiles que debe manejar el gestor de proyectos es su capacidad de adaptación a las diferentes situaciones y los diferentes momentos de trabajo que se dan a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. El gestor de proyectos tendrá que

• Interactuar con los diferentes gestores, miembros del equipo y personal ayudante para llevar a cabo su proyecto.
• Ser capaz de planificar y organizar un plan que ajuste el trabajo del equipo con las reglas de la empresa.
• Construir equipo. Mantén a tu equipo motivado, refuerza positivamente y premia la consecución de objetivos. Utiliza el feedback con ellos para identificar los posibles conflictos y anticiparte con soluciones.
• Da ejemplo con tu trabajo y tu actitud. Asume responsabilidades y lidera el camino a seguir con claridad. Transfiere la visión de la empresa y del proyecto al equipo.
• Utiliza diferentes registros de comunicación. Tendrás que saber utilizar estos registros y utilizarnos para dirigirte a los diferentes miembros del equipo.
• Aportar los recursos necesarios al equipo de trabajo para que éste pueda hacerse en orden.
• Relacionarse con vendedores de nuestros productos, clientes y otros gestores.
• Estar al día de los monitoreos y controles del proyecto.
• Ser bueno delegando tareas y asignando responsabilidades.
• Ser rápido identificando tanto problemas como oportunidades.
• Ser eficiente en la resolución de conflictos y motivar al personal.
• Tener en cuenta las experiencias pasadas y revisar los datos recogidos.

Estas herramientas de desarrollo personal son características claves que un gestor de proyectos debe poner en práctica desde que el trabajo comienza.

Aprovecha todo tu potencial y ponlo en juego

Identificar y anticiparse a los problemas. Cuando pones en juego tu experiencia es porque eres consciente de la realidad que afecta al proyecto y puedes identificar las emergencias que se presenten. El gestor de proyectos debe tener el potencial para identificar a todas las personas implicadas en el proyecto.

El objetivo será hacer un listado de los objetivos que muestra cada participante en relación con el proyecto y poder, así, establecer las agendas y las metas ocultas y las aspiraciones tácitas. Por último, ten en cuenta que el gestor de proyectos tiene que hacer frente a los cambios y los ajustes que se produzcan para conseguir adaptarse y tener éxito. Tienes que lograr ser todo lo flexible que puedas sin romperte. Esto incluye tener cintura para recibir críticas negativas, mucho sentido del humor, manejo adecuado del tiempo y saber conducir reuniones, estar abierto a nuevos procedimientos y el uso de todas las técnicas y las herramientas de forma ágil y efectiva.