La productividad y el Project Manager: 4 áreas de mejora
En el entorno de gestión de un proyecto, la cantidad de información y sus múltiples fuentes, y la diversidad de tareas a atender, se han convertido en un problema de gran magnitud. ¿Qué medidas podemos tomar? En este post me atrevo a daros algunos consejos sobre cómo mejorar nuestra productividad como Project Managers.
Actualmente, nos enfrentamos a una saturación de emails, decenas de canales de información a considerar, múltiples sistemas de notificaciones, que cada vez más conducen a problemas de baja productividad, estrés, mala gestión de la información, baja concentración y finalmente pone en peligro nuestro desempeño como profesional. Aquí os propongo 4 áreas de mejora:
- Establece prioridades
Sin prioridades claras y bien definidas no hay productividad, organización, eficiencia ni resultados. El problema es que tendemos demasiado a centrarnos en las cosas que son importantes y urgentes, en vez de centrarnos en las cosas que son importantes, aunque poco urgentes. Centrarse en lo importante, tenga la urgencia que tenga, sería la base de un comportamiento más estratégico, orientado a objetivos a largo plazo.
- Ataca tareas
Mucho se habla de la procrastinación, que consiste en posponer (a veces de forma reiterada) una tarea que inevitablemente hay que hacer. La procrastinación de hoy puede convertirse en una urgencia de mañana, y una de las claves en productividad es “ir por delante” de las tareas. Las causas más habituales de la procrastinación son pereza, desinterés o desánimo, o también se procrastina por indecisión, por no saber muy bien lo que tenemos que hacer o por dónde empezar. Esta última causa es muy habitual: estamos ante una tarea grande o compleja, o pesada, y no sabemos cómo “atacarla”.
Si tienes que hacer una tarea pesada que te desanima, divídela primero en partes más pequeñas que intimiden menos. Para vencer la resistencia inicial de esa tarea fíjate sólo en lo primero que tienes que hacer, concéntrate únicamente en los primeros pasos. Una vez empezada, ya muy probablemente no la abandones. Incluso al final te darás cuenta que no era para tanto…
- Fuera distracciones
Uno de los motivos para no conseguir avanzar con nuestras tareas, y relacionado con el punto anterior, es el constante bombardeo de notificaciones, avisos por multitud de dispositivos (móvil, tablet, laptop…), y tentaciones de engancharse a cualquier otra cosa, ya sea leer un email acabado de llegar, o revisar “solo un momento” tus redes sociales. Contra ello, algo fundamental: quédate a solas con tu tarea. Elimina distracciones, reduce interrupciones, ahoga el ruido a tu alrededor, cancela la multitarea. ¡Fuera notificaciones!
Todas estas medidas son muy sencillas en realidad: Para empezar, pon tu móvil en modo silencio y boca abajo si es necesario, para ni siquiera ver la pantalla.
Cierra la aplicación de email. Sí, cierra tu email. Por favor. Además, asegúrate de deshabilitar el notificador de llegada de mensajes nuevos. Somos esclavos del email, y necesitamos usarlo solo para recibir y enviar mensajes, hay que evitar que se convierta en el centro de nuestras tareas. En el siguiente “tip” os doy más consejos específicos sobre manejo del email.
- Gestiona el email
Convertir el email en un centro de decisiones te convierte en su esclavo: fija momentos específicos para revisar el email. En lugar de tenerlo abierto todo el día, a modo de distracción o pretexto para dejar a medias lo que estás haciendo, ábrelo únicamente cuando vayas a leer o escribir tu correo. Haz lo mismo con la navegación web y lectura de blogs, redes sociales, etc.
Hay que reducir el número de veces que atiendes el email a lo largo del día. Es un elemento de distracción que en forma de bombardeo constante te obliga a dejar lo que estás haciendo y cambiar de actividad. Debilita tu ritmo de trabajo, te roba intensidad, y rompe el flujo de ideas necesario en tus tareas. No caigas en la trampa de la respuesta inmediata, responder rápidamente a los mensajes según van entrando sólo sirve para interrumpir de forma constante las tareas que estás haciendo, quizá hacerte creer que eres más eficiente, y generar falsas expectativas en los demás, ya que cuando no respondes rápido, te pedirán explicaciones. De hecho… ¿qué hay de las prioridades que habíamos dicho en el primer punto? ¿dejas que se establezcan según cuando nos entren los emails?
Una sugerencia de chequeo de email sería: una vez por la mañana, otra al final de la mañana, y otra a primera hora de la tarde o al final del día.
¿Qué os parece? ¡Si lo ponéis en práctica me gustará saber vuestra opinión y experiencias!