Importancia de la evaluación del proyecto para alcanzar el éxito

El éxito o fracaso de un proyecto depende, en gran medida, de su grado de evaluación, que no es otra cosa que la valoración de sus riesgos, gastos, beneficios, recursos y elementos. O dicho de otra manera, se trata de buscar la mejor alternativa de ejecución. Todo proceso de evaluación implica situarse en escenarios hipotéticos. El objetivo es poner el proyecto en dichos escenarios y, a la vez, tratar de plantear los retos que ello implicaría para el cumplimiento de las metas iniciales. De esto modo, los gestores del proyecto pueden introducir los cambios que mejoren la ejecución del mismo.

En ese sentido, la evaluación de proyectos representa numerosas ventajas y beneficios para las organizaciones. Repasemos las principales:

• Mejora la toma de decisiones, que puede hacerse efectiva tanto en la fase de planificación como en etapas posteriores o, incluso, al final del proyecto. Una buena evaluación proporciona información valiosa para introducir las reformas convenientes.
• Identifica los principales riesgos, lo cual permite crear estrategias para aminorar los efectos de esos riesgos y seguir adelante con las tareas propuestas.
• Promueve un alto grado de organización conjunta, es decir, de todos aquellos que hacen parte del proyecto. Una evaluación eficaz promoverá la eficiencia y el grado de compromiso en los grupos de trabajo.
• Reduce los costes del proyecto, tanto los que estaban previstos en la fase inicial como aquellos que se derivan de fallos o errores.

Tipos de evaluación de proyectos. Características

Sin embargo, un indicador significativo para medir las ventajas de la evaluación de un proyecto es el momento en que el proceso se lleva a cabo. No es lo mismo evaluar el proyecto al inicio que en sus distintas fases, lo cual tendrá efectos distintos en cada caso. Veamos los tipos de evaluación según el momento de intervención:

a) Inicial: Es la que se efectúa antes de la aprobación del proyecto y sirve para fijar su viabilidad, eficacia y pertinencia. Por lo general, consiste en la elección de una alternativa factible entre varias, adaptándola a las necesidades del proyecto. En algunas ocasiones, esta elección genera cambios en la hoja de ruta del proyecto, así como en el número de sus ejecutantes, los roles de los mismos y su jerarquía de objetivos.

b) Continua: Como su propio nombre lo indica, es la que se realiza mientras el proyecto está en marcha. Su función es similar a la del monitoreo, pues resulta una herramienta eficaz  a la hora de determinar si los objetivos propuestos para cada fase se han cumplido y si es preciso introducir cambios que mejoren la ejecución de las tareas.

c) Final: Este tipo de evaluación se realiza al término de los proyectos y su función es determinar si se han cumplido los objetivos de la fase de planificación. Lo anterior implica indagar no sólo por los aspectos positivos, sino también por los efectos negativos del proceso.

d) De impacto: La evaluación de impacto debe realizarse pasado un tiempo desde la ejecución del proyecto. Su objetivo es conocer los cambios (positivos y negativos) que ha traído la aplicación del plan inicial. Es recomendable para proyectos de largo alcance, pues su aplicación suele llevarse a cabo en un plazo estimado de 4 o 5 años.