Estructura de un proyecto: los cimientos del éxito
Un proyecto bien estructurado facilita la comprobación de sus elementos clave, los que no pueden faltar, esos componentes imprescindibles para que, al final, sumados los esfuerzos, el resultado sea de éxito. La etapa de iniciación es el momento idóneo para definir esta estructura de un proyecto.
Durante los primeros pasos, antes incluso de entrar a fondo en la planificación, es preciso aclarar conceptos y saber, por ejemplo:
- Cuál es el propósito de la iniciativa.
- De qué medios se disponen para su ejecución.
- Qué etapas compondrán el proyecto.
- Con qué recursos humanos se puede contar.
- Qué expectativas definen los objetivos.
- Cuál es la visión y cómo se va a proyectar.
Pese a que pueda haber similitudes, la estructura de un proyecto varía mucho entre unos y otros en función de variables como:
- Su tamaño.
- Su finalidad.
- El sector en que se englobe.
- La experiencia de gerencia y equipos.
- El tipo de cliente.
- La legislación aplicable.
- Los medios disponibles.
- Los plazos habilitados.
En todo caso, el diseño de la estructura de un proyecto debe poder dar respuesta a las necesidades que surjan a lo largo de todo su ciclo de vida, preparándose para afrontar limitaciones y para gestionar las restricciones de la mejor forma posible.
Estructura de un proyecto: un buen comienzo
A la hora de diseñar la estructura de un proyecto hay que tener en cuenta las siguientes categorías que, independientemente de las particularidades del mismo, no pueden faltar:
1. Propósito y meta: la finalidad de un proyecto refleja su visión y se expresa en forma de objetivos generales y específicos, que marcan los hitos sobre los que estructurar el trabajo.
2. Destinatarios: se trata de definir quiénes serán los receptores de los frutos que dé el trabajo organizado que implica un proyecto. Los beneficiarios, el público objetivo no sólo habrá de ser tenido en cuenta en la entrega, para una valoración final sino que, como suele ser habitual, tiene que ser escuchado durante las fases previas, planificación y ejecución, por si hubiese que introducir cambios, tener en cuenta nuevas reglas o si se precisase adaptar algún proceso para adecuarlo a sus exigencias.
3. Producto o servicio: es el medio que permite alcanzar el objetivo final, el resultado que se pone a disposición del receptor en la entrega. Se trata de un elemento específico muy importante para la estructura de un proyecto ya que, alrededor de él, se condensa el trabajo de investigación y análisis previo, se concretan los detalles del diseño y se planifica la ejecución.
4. Actividades: y las tareas en las que se desglosan marcan el paso de las etapas y el avance del proyecto. Su progreso ha de poder ser controlado y debidamente monitorizado y, por eso, es preciso hacer una definición de las mismas lo más precisa y clara posible. Además, es fundamental el establecimiento de prioridades ya que no todas tienen el mismo nivel de criticidad y esto debe ser tenido en cuenta.
5. Cronograma: definir los plazos máximos permitidos para la ejecución de cada tarea o actividad es la mejor guía para su desarrollo. La estructura de un proyecto se beneficia de esta ordenación tanto desde el punto de vista de la gestión, que se facilita al propiciar el seguimiento; como desde el punto de vista de la acción, que mejora el rendimiento y minimiza los errores al tener una visión más clara de las implicaciones del propio desempeño con respecto al global del proyecto.
6. Recursos: la disponibilidad de los mismos determinará en gran medida la viabilidad del proyecto. Recursos humanos y materiales deben aprovecharse de forma optimizada y teniendo en cuenta su influencia sobre las actividades de la cadena crítica, que deben preservarse..
7. Presupuesto: es una de las principales restricciones a los proyectos y, como tal, ha de ser estudiado en su diseño. El análisis de costes, directos e indirectos y los medios de financiación tienen que formar parte de esta fase de iniciación en la que se perfila el esqueleto de la iniciativa.
8. Indicadores: al final, los proyectos se miden por sus resultados y, como no conviene esperar al final para conocerlos, resulta imprescindible establecer los indicadores que permitirán monitorizar el progreso a través de la recogida de métricas sobre áreas relevantes. Esta forma de llevar a cabo el seguimiento también es determinante para la estructura de un proyecto que, muchas veces se articulará en función de los hitos que se marquen para mejorar la capacidad de control.
