Elementos que debe tener un buen informe de ventas

Las ventas, tanto si son minoristas como a gran escala, deben ir acompañadas de un reporte al final de cada ciclo. Esto por lo general se realiza en un documento llamado informe de ventas, el cual es fundamental para las labores de seguimiento y control.

Dicho informe no garantiza que las ventas vayan en aumento o que abramos nuevas líneas de comercialización en el mercado. Sin embargo, es una herramienta que nos ayuda a hacer más fáciles las labores contables de nuestra empresa.

Características esenciales de un informe de ventas

Pese a que su utilidad parece clara en casi todos los sectores del comercio, lo cierto es que no todas las empresas emplean el informe de ventas como deberían; de hecho, un buen número de ellas prescinde de su elaboración bajo el clásico argumento de que las ventas se regulan por sí solas.

En esencia, este documento refleja los movimientos comerciales de una empresa en un período determinado. Sin embargo, será más o menos eficaz en función de los detalles y la información complementaria que suministre a los responsables del área contable.

Si ocupas dicho cargo en tu empresa y quieres saber cómo elaborar un buen informe de ventas, echa un vistazo a los siguientes elementos:

• Información precisa, breve y útil. Un buen informe de ventas debe tener la cualidad de aportar la mayor cantidad de datos del movimiento comercial sin recurrir a análisis o documentos secundarios. Todo debe quedar claro tras una primera lectura del mismo.
• Dinámico, flexible y modificable. Quien lo elabora debe tener en cuenta el destinatario al que se dirige y la posibilidad de que pueda ser modificado. Si se dirige a los niveles medios o bajos de la empresa, lo primordial será el detalle y el historial de los clientes; si, en cambio, su destino es la dirección o gerencia, aportará datos relacionados con la estrategia general.
• Proyección y perspectiva. Cuando el informe de ventas tenga como objetivo posicionar algún producto o servicio, el documento debe aportar, además de lo  ya mencionado, información clave para analizar la situación del mercado en el que nos desempeñamos.

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Ventajas del informe de ventas como recurso contable

Como decíamos antes, no pocas empresas aún se resisten a elaborar un informe de ventas en el que reflejen sus movimientos comerciales. Las que sí lo hacen, en cambio, obtienen una serie de beneficios como los siguientes:

• Elaborar proyecciones sobre el estado de la empresa a medio o largo plazo, por ejemplo los planes de expansión, internacionalización o similares.
• Crear campañas de marketing y otras acciones relacionadas con la salida al mercado de productos o servicios.
• Controlar y medir el flujo de caja derivado del movimiento comercial de la empresa, especialmente si se trata de períodos concretos, temporadas o plazos dedicados a la venta estacional de productos.
• Reportar los detalles de la venta en sí misma, lo cual nos ayuda a crear un historial de las mismas y nos proporciona herramientas para proyectar las que realicemos en el futuro.
• Mejorar servicios complementarios al proceso de venta, por ejemplo las fases de postventa y el seguimiento a los clientes.

El informe de ventas es mucho más que un documento estadístico. Bien enfocado, puede convertirse en una excelente herramienta para mejorar la estrategia comercial de nuestra empresa y la relación con los clientes.