El software en el project management
La semana pasada tuve una cena con profesionales del sector de la gestión de proyectos, desde la construcción a la programación de software. Estuvimos hablando sobre las formas de afrontar los múltiples retos a los que nos tienen acostumbrados cada vez más los proyectos actuales. Entornos VUCA y métodos ágiles coparon la mayor parte de conversaciones. En este post hablaremos de las principales herramientas del project management.
Herramientas y software para el project management
Las herramientas del project management han tenido que evolucionar junto al enfoque mucho más global e incierto de los proyectos del siglo XXI. Como docente y profesional en el área de riesgos, mi enfoque se centra en técnicas estándares en este campo: diagramas causa efecto, análisis modales de fallos y efectos potenciales (AMFE), dinámicas de sistemas o análisis SWOT. Pero está claro que hoy en día nos quedamos cortos si no miramos hacia enfoques mucho más íntegros que permitan una visión global del proyecto. Esto implica desde la identificación de debilidades hasta la gestión de su desarrollo.
Y en ello juega un papel importante el software de gestión de proyectos. No estamos hablando solamente de programas específicos para resolución de áreas técnicas, como el Palisade @Risk o CYPECAD. También nos referimos a herramientas mucho más potentes a nivel de integración del proyecto en el equipo de trabajo. Un software que consolide la gestión y permita el enfoque de gestión del cambio que pide nuestro alcance.
Dónde aplicar el software en project management
Volviendo a la reciente cena, si algo quedó claro es que el manejo de técnicas ágiles está siendo sobrevalorado en muchos campos. No pretendo decir que los métodos robustos, rígidos y con poco espacio para el cambio sean la mejor opción. No obstante, para autorizar un proyecto siguen siendo fundamentales: la definición preliminar de un alcance con un plazo de entrega e hitos intermedios, un presupuesto bien definido y un análisis de las distintas áreas de trabajo. Por otro lado, debemos hacer que el sponsor se sienta respaldado frente a los vaivenes internos a corto o medio plazo. Sólo la incertidumbre, por ambigüedad o volatilidad del entorno, justifican un cambio fuerte de enfoque.
Entonces, ¿dónde encajamos el software en este contexto? Pretendemos seguir líneas base de trabajo claras con metas objetivas. El propósito es que la complejidad del entorno pueda ser acomodada a medida que desarrollamos nuestro producto o servicio. Por tanto, buscamos herramientas de gestión de las comunicaciones como aspecto clave de nuestra visión completa del proyecto.
Optimización de la gestión interna
Según la encuesta realizada en septiembre por Wakefield Research a 900 ejecutivos de todo el mundo: el 60 por ciento afirmó que sus organizaciones aún carecían de un sistema totalmente integrado para gestionar los flujos de trabajo digitales. Si la organización carece de esos recursos, está claro que nuestro equipo de gestión de proyectos tendrá deficiencias. Y ahí es donde entra la resolución de softwares concretos de gestión que den visibilidad al desarrollo de entregables, haciendo hincapié en las comunicaciones a nivel de equipo.
Para ello, disponemos de herramientas como MS Project o más integrativas como Asana o con un enfoque más ágil como Jira. Estos softwares hacen que la complejidad en el uso de las comunicaciones para equipos multidisciplinares, a menudo no localizados, sea mucho más eficaz. En este sentido, es necesario saber: en qué fase del desarrollo nos encontramos, qué carga de trabajo queda pendiente, o con qué recursos debemos contar hasta la finalización del proyecto. Todas ellas píldoras de información básica para una correcta gestión interna. Si quieres formarte en project management y conocer las últimas novedades del sector, te recomendamos visitar la oferta de másteres de OBS Business School.